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La firma electrónica cualificada es una solución digital mediante la cual es posible la firma de documentos con plenas garantías de seguridad y validez legal. En este artículo te contamos porqué es la firma electrónica más segura creada hasta el momento, y cómo puede agilizar tus trámites y los de tu empresa para aumentar tu eficiencia.
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¿Qué es la firma electrónica cualificada?
El Reglamento europeo de identificación electrónica y servicios de confianza, en vigor desde el año 2016 y conocido como el Reglamento eIDAS, crea un nuevo marco jurídico para la firma electrónica de documentos dentro del conjunto de los Estados miembros, mediante el que reconocen mutuamente la identificación electrónica de ciudadanos, empresas y entidades públicas europeas.
Su objetivo es contribuir a un entorno mucho más seguro para las transacciones electrónicas de forma telemática, fomentando el comercio electrónico y agilizando los trámites tanto en los servicios públicos como privados.
Para contribuir a tal fin, se crean sistemas de identificación y validez de firmas electrónicas (eID) tanto de personas físicas como jurídicas. Este nuevo reglamento amplía y refuerza la Directiva 1999/93 CE y, como novedad, introduce la firma electrónica cualificada, definiendo la misma de forma explícita.
La firma electrónica cualificada es aquella que “se crea mediante un dispositivo electrónico cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica” expedido por una Autoridad de Firma Cualificada.
Dicho certificado de firma electrónica cualificada es un documento electrónico que contiene toda la información relativa al propietario de la firma y las claves de esta, permitiéndole expresar en formato electrónico su conformidad con el contenido de los documentos.
De todas la definidas hasta ahora, es la firma con mayores garantías de seguridad, ya que, para poder hacer uso de ella, la entidad prestadora de esta firma ha de cumplir los requisitos que estipula el Reglamento eIDAS.
La principal novedad que presenta respecto a las firmas electrónicas recogidas en la directiva anterior reside en que goza de presunción de validez jurídica, siendo equivalente a una firma manuscrita, aunque su uso suele limitarse a trámites que se realizan con las administraciones públicas, por la necesidad de disponer de un certificado cualificado de firma electrónica (DNIe) y de un dispositivo seguro de creación de firma cualificado.
Más información: eIDAS: 10 preguntas frecuentes sobre el Reglamento EU 910/2014
¿Qué es un dispositivo calificado de creación de firmas electrónicas?
Un dispositivo de creación de firmas es un «dispositivo de software o hardware configurado para crear una firma electrónica». Para ser “calificado” debe cumplir una serie de requisitos establecidos en el Reglamento eIDAS: ver Anexo II.
¿Qué es un certificado de firma electrónica calificado y cómo lo obtengo?
Un certificado de firma electrónica es “una atestación electrónica que asocia los datos de validación de una firma electrónica con una persona física y confirma al menos el nombre o seudónimo de esta persona”. Para calificar, debe cumplir una serie de requisitos establecidos en el Reglamento eIDAS: ver Anexo I.
Para obtener un certificado de firma electrónica, el firmante debe contactar con un Proveedor de Servicios de Certificación Electrónica (Autoridad de Certificación) o una Autoridad de Registro aprobada por esta, para que se pueda verificar su identidad. Dependiendo del proveedor de servicios, la verificación de identidad se puede realizar de forma presencial (reunión física) o de forma remota (videoconferencia).
Tipos de firma electrónica cualificada
Firma electrónica cualificada local
Es aquella que se realiza con un certificado electrónico alojado en el equipo del firmante. Estos certificados pueden estar generados en una tarjeta criptográfica, a través de un token USB o como sello criptográfico con un software.
Este tipo de firma electrónica cualificada funciona en cualquier sistema operativo y navegador, ya que es instalada en el equipo del firmante previamente.
Firma electrónica cualificada centralizada
La centralizada por el contrario se ubica en un servidor seguro y suele ser más utilizada por las empresas al ser más versátil ya que el firmante puede acceder a ella desde cualquier equipo o dispositivo móvil con acceso a internet.
EN RESUMEN
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✔️ VENTAJAS: Ofrece el nivel más avanzado en cuanto a seguridad e identificación del firmante.
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❌ INCONVENIENTES: Para poder firmar, cada firmante debe obtener primero un certificado. Este proceso no es muy ágil, especialmente si tienes que firmar contratos con personas ajenas a tu organización.
Beneficios de la firma electrónica cualificada
El uso de la firma electrónica genera confianza a proveedores y clientes, ya que los proveedores de firma electrónica cualificada forman parte de la Lista de Confianza de la Comisión Europea.
Además, esta etiqueta de confianza aparecerá en el sitio web de la empresa que haya integrado esta solución, dando a la marca una imagen de fiabilidad.
Por otro lado, agiliza el trámite de firma de documentos creando procesos más simples, ofreciendo la posibilidad de firmar documentos a distancia desde cualquier dispositivo y permite el seguimiento de los documentos firmados, creando una mayor eficiencia y fomentando la actividad empresarial.
Desde Signaturit recomendamos el uso de la firma electrónica cualificada para aquellos casos concretos en los que sea de obligado cumplimiento por ley como ciertos actos con organismos públicos.
Para todos los demás documentos y contratos (comerciales, RR.HH., administrativos, etc.), recomendamos la firma electrónica avanzada, que es mucho más fácil de configurar y utilizar.
La firma electrónica cualificada de Signaturit
Signaturit es un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza para los servicios de emisión de sellos cualificados de tiempo y de emisión de certificados cualificados de persona física para firma electrónica cualificada.
En este sentido, la compañía ha superado satisfactoriamente las auditorías de certificación necesarias para poder prestar dichos servicios y se encuentra en la lista de Prestadores Cualificados del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y en la lista de proveedores cualificados en la UE.
Si deseas más información sobre nuestra solución de firma electrónica cualificada, puede escribirnos a [email protected] y comentaremos tu caso en concreto.
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