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La firma manuscrita en papel es parte del día a día de cualquier persona o empresa cuando quiere dar su consentimiento a una operación identificándose a través de un trazo personal.
Pero afortunadamente hoy ya no es necesario que las firmas manuscritas se realicen de forma tradicional en papel. Existen herramientas que permiten firmar de forma online ahorrando tiempo y dinero. ¿Cómo? Te lo contamos en este post.
¿Qué es una firma manuscrita?
Cientos de veces a lo largo de la vida escribimos nuestra firma a mano con fines identificatorios, jurídicos representativos y diplomáticos. Esta firma se llama firma manuscrita, ya que consiste en una escritura gráfica o grafo manuscrito -hecho a mano- que representa el nombre y apellido de una persona.
Aunque dicho grafo, que individualiza al ser humano al ser único y personal, puede ser desde un mero monosílabo, hasta la más complicada complementación de caracteres alfabéticos cruzados con líneas en diversas direcciones.
Estos rasgos de la firma manuscrita cumplen la función jurídica de asegurar la identidad de una persona, al no ser reproducida fácilmente por otra persona, y constituye una prueba del consentimiento, vinculación y aprobación de la información contenida en un documento.
Firma manuscrita digitalizada
La firma manuscrita digitalizada se obtiene a través de una técnica que captura la firma manuscrita sobre un documento electrónico. Para ello es preciso realizarla primero sobre un papel y luego escanearla. Aunque también hay hardware que permiten guardar la imagen de la firma en el ordenador para utilizarla cuantas veces se necesite.
Se puede decir que la firma manuscrita digitalizada se considera firma electrónica simple. Sin embargo, no ofrecen garantías con respecto a la identidad de los firmantes.
Además, este tipo de firma tiene un grave problema y es que se pueden falsificar de forma relativamente sencilla por lo que no es aconsejable emplearla para realizar ciertos trámites.
Aún así se da una paradoja: este tipo de firmas es una de las más utilizadas por los ciudadanos para dar su consentimiento en cierto tipo de operaciones.
La mejor solución pasa por convertir una firma manuscrita en una firma electrónica, una opción mucho más segura, pero igual de legal, como veremos a continuación.
¿Por qué convertir una firma manuscrita en una firma electrónica?
Antes de saber cómo convertir una firma manuscrita en una firma electrónica debemos saber qué es una firma electrónica.
Al igual que la firma manuscrita, la firma electrónica es un concepto legal que captura la intención de las partes de quedar obligados por los términos del documento firmado, pero esta en lugar de realizarse de forma tradicional en papel se realiza de manera online.
En España, la ley 6/2020 regula los servicios de confianza y la eficacia jurídica de esta herramienta digital como complemento de lo dispuesto por el Reglamento eIDAS, normativa europea que define los diferentes tipos de firma electrónica que existen.
La firma electrónica avanzada es una de ellas y brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los usuarios, ya que con su uso se puede identificar al autor de la firma y además verificar que no se ha modificado el mensaje.
La firma electrónica avanzada de Signaturit otorga a las partes de un acuerdo o documento la posibilidad de firmar en cualquier momento y lugar, sin necesidad de realizar gestiones previas, y en unos pocos minutos de una manera sencilla e intuitiva.
Para convertir una firma manuscrita en una firma electrónica el firmante deberá realizar su firma dentro del recuadro de firma indicado en el documento. Esto significa que el firmante deberá dibujar su firma con el dedo, lápiz digital o ratón, según lo desee o pueda en base al dispositivo utilizado para firmar, tal como lo haría al firmar un documento en papel con su firma manuscrita.
En caso de que el documento sea revisado a través de un ordenador que no tenga pantalla táctil, el firmante podrá escanear el código QR con el móvil para poder firmarlo desde la pantalla táctil de dicho móvil de una forma más fácil y amigable.
Cómo convertir una firma manuscrita en una firma electrónica
Firmar un documento con Signaturit y convertir tu firma manuscrita en una firma electrónica es muy fácil e intuitivo. Solo tienes que seguir estos 5 pasos:
1.- Haz click en «Empezar»:
Si te aparece la pantalla con las instrucciones rápidas, haz click en «Empezar» para acceder al documento.
2.- Acepta los «Términos y Condiciones»:
Marca los dos checks de los «Términos y Condiciones» de Signaturit y haz click en «Acepto» para tener total visibilidad del documento a firmar. La barra desaparecerá.
3.- Rellena todos los campos:
Procede a rellenar el documento. Los campos verdes ya tienen un valor por defecto que puedes modificar y los campos grises han de ser rellenados.
Ayúdate de la barra superior para saber cuántos campos tienes pendientes por rellenar. Haz click en «Rellenar» para ir rápidamente a donde te interesa.
También puedes ayudarte del cuadro de ayuda que te lleva directamente al siguiente campo a rellenar.
✅ AVISO: Asegúrate de que has rellenado todos los campos en el documento. Es decir, todos los campos tienen que estar de color verde para que puedas finalizar el proceso de firma.
4.- Firma el documento:
Para firmar el documento, deberás dibujar tu firma en el recuadro que indica «Deja aquí tu firma». Con la nueva app de firma, es posible firmar desde tu móvil escaneando el código QR que encontrarás en la columna izquierda del recuadro.
Una vez hayas firmado, haz clic en «Aceptar».
5.- Haz click en «Enviar»:
Una vez hayas rellenado todos los campos te aparecerá el botón de «Enviar». Haz click para completar el proceso.
Recuerda que este botón solo aparecerá cuando todos los campos estén rellenados (en color verde).
▶️ Aquí te dejamos todos los pasos en un vídeo:
Relación entre la firma manuscrita, la firma manuscrita digitalizada y la firma electrónica avanzada de Signaturit
Después de realizar esta firma quizás los firmantes se preguntan ¿qué ocurre si la firma electrónica que acabo de realizar no es exactamente igual a mi firma manuscrita con boli y papel?
A tal efecto, es importante tener en cuenta que para que una firma electrónica sea válida no resulta necesario que ésta sea exactamente igual a la firma manuscrita del firmante.
La firma electrónica realizada sólo resultará comparable a una firma realizada bajo las mismas condiciones. Es por ello que Signaturit recoge información relativa al dispositivo utilizado por el firmante para firmar en primera instancia.
A su vez, Signaturit recoge los datos biométricos del grafo del firmante, los cuales podrán ser cotejados por un perito calígrafo ante un eventual repudio de firma tendiente a invalidar la firma.
Asimismo, además de los datos biométricos relativos al grafo del firmante, Signaturit obtiene elementos identificativos adicionales (como la geolocalización, fecha y hora de firma, IP del dispositivo utilizado, código OTP, etc.) que podrán ser analizados junto con el correspondiente informe pericial para confirmar quién ha sido el firmante del documento en cuestión.
Por lo expuesto, la firma electrónica avanzada biométrica de Signaturit permite:
1.- Otorgar consentimiento
2.- Identificar al firmante junto con elementos adicionales, los cuales quedarán reflejados en el documento probatorio o audit trail que se emite junto con cada petición de firma realizada. Elementos que no se recogen con una simple firma manuscrita digitalizada, como escaneando un documento firmado.
Conclusión: es muy fácil crear un firma manuscrita online
Después de todo lo comentado y saber qué es una firma manuscrita, queda claro que la mejor manera de crear una firma manuscrita online es convertirla en firma electrónica avanzada basada en biometría. Esta es plenamente válida y admitida en procesos judiciales en cumplimiento de lo dispuesto por el Reglamento europeo eIDAS.
Asimismo, el hecho de que la firma electrónica realizada por el firmante no se asemeje completamente a su firma manuscrita no anula su validez ni la altera en ningún sentido.
Si después de leer este artículo quieres crear una firma manuscrita online, te animamos a probar la firma electrónica de Signaturit durante 7 días simplemente regístrate en esta página: FREE TRIAL.
¡Firma y envía documentos con todas las garantías legales y no una simple firma manuscrita digitalizada!
