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El sello de tiempo tiene un papel clave en cualquier transacción electrónica. La importancia de verificar la hora exacta es muy alta en diferentes casos, tanto para garantizar que un documento tenía un contenido concreto en un momento determinado y no se ha modificado, como para verificar la hora a la que se firmó un documento o entró en vigor un determinado acuerdo.
Como contar con un sello de tiempo es tan importante en una gran cantidad de transacciones electrónicas, es clave entender qué es en profundidad, cómo funciona, quién puede realizar un sello de tiempo y qué relación tiene con la firma electrónica.
¿Qué es un sello de tiempo?
Un sello de tiempo es uno de los servicios de confianza regulados bajo el Reglamento eIDAS, cuyo objetivo es añadir más confianza y seguridad a los procesos de transacción online.
Un sello de tiempo vincula un documento electrónico con una hora específica. Un documento electrónico puede ser múltiples cosas. Aunque por lo general lo relacionamos con un documento de texto, en este caso es cualquier «elemento» electrónico.
Efectivamente puede ser un PDF, un documento Word o cualquier otro archivo digital. Pero también puede ser una combinación de múltiples de estos elementos, junto a una firma electrónica, por ejemplo. La clave está en que el sello de tiempo vincula ese elemento electrónico con la hora oficial.
¿Cómo se hace un sello de tiempo y por qué tiene valor real?
La generación de un sello de tiempo, asociando un elemento electrónico a una hora precisa, se realiza por medio de criptografía, que hace uso de algoritmos matemáticos e informáticos para cifrar y descifrar información usando claves. En este caso, la tecnología utilizada para el sellado de tiempo es la infraestructura de clave pública o PKI.
La criptografía permite que cualquiera con la información necesaria pueda verificar de forma efectiva e inequívoca que un elemento electrónico está asociado a una hora precisa.
Además el momento exacto de la realización del sello de tiempo, se determina gracias a la llamada al sistema oficial que determina cada país (en España el Real Observatorio de la Armada).
¿Qué utilidad tiene un sello de tiempo?
Un sello de tiempo puede ser útil en múltiples casos y situaciones, en función de las necesidades de cada uno.
En este caso, nos centraremos en el uso del sello de tiempo en las operaciones de firma electrónica. Pero hay otros casos en los que puede ser muy útil.
Por ejemplo, a la hora de realizar envíos y entregas, cuando un determinado paquete está atravesando diferentes almacenes o incluso está siendo gestionado por diferentes repartidores, contar con sellos de tiempo que verifican cuándo ha llegado a cada uno de los destinos, o cuándo ha sido recibido por determinados agentes, puede servir para trazar el camino del mismo y tener una monitorización con validez legal.
Por otro lado, asociar una fecha y hora determinadas a un documento, incluso cuando éste no implique ningún proceso de firma, puede ser útil para verificar la vigencia de una oferta en un momento en concreto, la finalización de dicha compra, o las condiciones respecto a un servicio ofrecido con fecha de caducidad.
En el caso de una firma electrónica, el sello de tiempo es clave, como veremos más adelante, pues permite, entre otras cosas, verificar la hora a la que se ha realizado la firma, así como también verificar que el documento en ese momento preciso tenía un contenido concreto.
¿Quién puede realizar un sello de tiempo válido?
Para que un sello de tiempo tenga validez real es necesario que haya sido otorgado por un Prestador de servicios de confianza que esté cualificado. En un acuerdo entre dos partes, es necesario que sea un tercero el que otorgue el sellado de tiempo válido, pues de no ser así, este podría ser modificado por una de las partes en caso de una reclamación, y no gozaría de presunción de validez que la ley concede a los sellos de tiempo cualificados.
Es importante aquí destacar el hecho de que existe una diferencia entre los prestadores de servicios de confianza cualificados y los no cualificados. Aquellos cualificados son los únicos que pueden demostrar que sus servicios cumplen con los requisitos establecidos por el Reglamento eIDAS, contando así con presunción de validez y reconocimiento transfronterizo en toda la Unión Europea.
Signaturit-Ivnosys es un Prestador de servicios de confianza cualificado, por lo que puede emitir sellos de tiempo cualificados.
Organiza las notificaciones electrónicas para no desatender ninguna
Mantener todas tus notificaciones electrónicas organizadas es una de las principales reglas para no incurrir en sanciones. Con IvNeos hay diferentes formas de organizar las notificaciones electrónicas recibidas. Es posible organizarlas por fecha de recepción o por quién es la entidad que la envía.
También es posible categorizarlas por parámetros personalizados que queramos asignar a cada una de las notificaciones para agruparlas según nuestro interés.
Es posible establecer alertas personalizadas para que no olvides ninguna notificación, y poder responder antes del plazo establecido.
Organiza tus notificaciones electrónicas con IvNeos y evita posibles sanciones por desatenderlas.
Sello de tiempo en la firma electrónica
Cuando hablamos de firma electrónica, hablamos de la indicación de conformidad de un sujeto sobre el contenido de un documento (la expresión del consentimiento).
Pero en la firma electrónica no solo es importante poder verificar la conformidad de un sujeto, o poder verificar la identidad del mismo. También es importante poder verificar el momento en el que se ha realizado la firma electrónica.
El sello de tiempo asegura la integridad de los documentos a firmar y permite confiar en la firma electrónica tras su caducidad. Cuando cualquier parte firma un documento y muestra su conformidad con el contenido, quiere que el documento se mantenga íntegro y no se cambie a posteriori.
El sello de tiempo sobre un documento con firma electrónica permite verificar que el contenido de ese documento era válido en ese momento concreto. De forma que cualquier documento firmado electrónicamente sin sello de tiempo podría ponerse en duda en cuanto el certificado que respalda la firma caducase ya que no habría forma de asegurar que estaba vigente cuando se produjo la firma.
Por ejemplo, en casos como las condiciones de un contrato, un documento de voluntades anticipadas, un consentimiento informado, o cualquier transacción de bienes, el sello de tiempo es clave a la hora de realizar una firma electrónica, pues permite mantener la integridad del contenido con el que se muestra conformidad.
De igual manera, el sello de tiempo en un proceso de firma electrónica es clave cuando hablamos de órdenes de compra relacionadas con ofertas con fecha de caducidad, pues permite al firmante demostrar que el momento en el que emitió la orden de compra con su firma electrónica entraba dentro del periodo de validez de la oferta.
Y cualquier proveedor de servicios, como ocurre en el caso de las aseguradoras o de la banca, entre muchos otros, querrán contar con un sello de tiempo en la firma electrónica que permita demostrar la vigencia de un contrato determinado, de manera que pueda solicitarse una rendición de cuentas a la parte firmante.
En cualquier caso, el sello de tiempo y la firma electrónica son dos conceptos que van de la mano cuando el contenido que estamos firmando tiene que ver con tiempos o fechas de validez determinadas, cuando queremos asegurar la integridad del contenido del documento firmado o cuando asegurar la validez de la firma más allá de la vigencia del certificado que respalda la firma electrónica.
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