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La solución de firma de Signaturit ha sido diseñada internamente por nuestros equipos para responder a las necesidades específicas de nuestros clientes. Llevamos más de veinte años ayudando a las empresas europeas a encontrar herramientas digitales para mejorar su rendimiento operativo.
Entre nuestras funcionalidades más populares, la programación de las firmas encabeza la lista. Mantener un control preciso del recorrido de las firmas es fundamental para determinados procesos empresariales, como la firma de contratos comerciales, por ejemplo.
Uno de nuestros puntos fuertes es la capacidad de nuestra solución para crear una jerarquía en el recorrido de la firma. Los usuarios pueden cambiar instantáneamente entre la programación de la firma en modo secuencial, paralelo o mixto dentro de un mismo documento, lo que ofrece una flexibilidad inigualable para sus transacciones.
Las ventajas de firmar un documento en modo paralelo, secuencial o mixto
La plataforma de Signaturit ofrece un enfoque flexible para gestionar las rutas de firma de nuestros clientes. En modo secuencial, cada firmante recibe una notificación sólo después de que el anterior haya sido validado, lo que garantiza un control estricto del proceso. El modo paralelo acelera la finalización mediante el envío simultáneo de solicitudes a todos los participantes.
La flexibilidad de combinar distintos métodos de firma se adapta perfectamente a los procedimientos establecidos por nuestros clientes. La funcionalidad de programación mixta facilita la gestión de flujos de trabajo complejos. A lo largo de todo el proceso, el iniciador de la solicitud de firma se beneficia de una asistencia personalizada. Las notificaciones, alineadas con los protocolos específicos de la empresa, guían al firmante a través de cada etapa, garantizando una experiencia fluida que cumple con las normas internas de la empresa.
Para el creador de la transacción, un tablero de mandos centralizado permite gestionar simultáneamente varios espacios de trabajo, facilitando la administración de los derechos de acceso sin necesidad de múltiples conexiones. La plataforma se integra de forma natural en el ecosistema de nuestro cliente gracias a una sólida API, lo que permite una amplia personalización de las rutas de firma para adaptarse a las necesidades de cada organización.
Los administradores pueden cambiar entre los tres modos de firma en cualquier momento, incluso durante el proceso, para adaptarse a las limitaciones operativas. Esta flexibilidad mejora la eficacia de sus flujos de trabajo, al tiempo que mantiene una trazabilidad completa de las acciones.
¿Se pueden programar las firmas en modo paralelo, secuencial o mixto?
Para las empresas que gestionan documentos que requieren varias firmas, la cuestión del orden de los firmantes se vuelve crucial. Un proceso mal organizado puede ralentizar considerablemente la finalización de los contratos y crear cuellos de botella administrativos.
¿Cuál es el mejor orden de firma para sus documentos? ¿Cómo se puede optimizar la secuencia de los firmantes? ¿Cuándo se debe optar por la firma paralela en lugar de la secuencial?
Descubramos juntos las mejores prácticas para orquestar eficazmente tus procesos de firma electrónica.
Caso práctico de un proceso de firma electrónica en paralelo
El modo de firma en paralelo permite a los firmantes validar un documento simultáneamente, sin un orden preestablecido. Este enfoque es especialmente adecuado para los procesos que requieren la aprobación rápida de varias partes interesadas.
Las empresas utilizan a menudo este enfoque para sus documentos de RRHH, como memorandos o cartas internas. El ahorro de tiempo es considerable: un documento enviado a 10 empleados puede aprobarse en unas horas, en lugar de varios días con un enfoque secuencial.
Nuestra solución ofrece una visión clara del estado de las firmas a través de un tablero de control centralizado. Los recordatorios automáticos y las notificaciones en tiempo real permiten un seguimiento eficaz del proceso, reduciendo el tiempo necesario para finalizar los documentos.
Caso práctico de un proceso de firma electrónica secuencial
El modo secuencial permite a las empresas establecer un orden preciso para las validaciones, lo que resulta especialmente útil para los contratos comerciales o los procesos de aprobación de presupuestos.
Por ejemplo, un director comercial puede exigir la aprobación del departamento jurídico antes que la del director financiero, garantizando así la conformidad del documento. Nuestra solución facilita esta orquestación gracias a reglas personalizables en función de las necesidades de la empresa.
Los recordatorios automáticos se adaptan a la secuencia definida, garantizando que el documento progrese sin problemas a través de los distintos niveles jerárquicos. Este enfoque estructurado refuerza la seguridad jurídica de las transacciones al tiempo que mantiene un proceso ágil y seguro.
Caso práctico de un recorrido de firma electrónica mixto
Los dos métodos de programación de la firma pueden combinarse en un modo mixto. Esto resulta especialmente útil cuando se trata de contratos comerciales complejos en los que participan tres o más empresas asociadas.
En una ruta de firma de programación mixta, los directores jurídicos de las tres empresas revisan y aprueban primero el contrato simultáneamente. A continuación, la plataforma envía automáticamente el documento a los directores generales para su firma secuencial. Por último, los representantes financieros de cada empresa pueden refrendar en paralelo.
Esta flexibilidad permite adaptar nuestra solución a todos los casos de uso, con distintos calendarios de firmantes para cada ruta de firma deseada. Además, Signaturit permite añadir documentos o firmantes de forma dinámica, durante la ejecución de la transacción, sin tener que reiniciar el proceso desde el principio.
Conclusión
En conclusión, Signaturit ofrece una solución de firma electrónica flexible y potente, adaptada a las diversas necesidades de las empresas modernas. La posibilidad de alternar entre firmas paralelas y secuenciales dentro de un mismo documento es una gran ventaja, ya que permite optimizar los procesos de validación en función de los requisitos específicos de cada situación.
Esta flexibilidad, combinada con una interfaz intuitiva y una API robusta, permite a las empresas personalizar sus rutas de firma para maximizar la eficiencia operativa. Ya se trate de acelerar la validación de documentos de RRHH en paralelo o de garantizar un control estricto de las aprobaciones secuenciales en los contratos comerciales, nuestra solución se adapta a todos los escenarios.
Al ofrecer una trazabilidad completa, recordatorios automáticos y una gestión centralizada, Signaturit se posiciona como una herramienta indispensable para las organizaciones que buscan digitalizar y optimizar sus procesos de firma, garantizando al mismo tiempo la seguridad y el cumplimiento legal de sus transacciones electrónicas.