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Firmar documentos electrónicamente se está convirtiendo en una forma cada vez más popular de hacer negocios. No sólo es más rápido y eficaz, sino que también permite establecer acuerdos seguros y jurídicamente vinculantes.
Sin embargo, no todas las soluciones de firma electrónica son iguales. Enviar documentos con una firma escaneada puede ser increíblemente arriesgado, y a pesar de ello es algo que se realiza de forma común incluso a la hora de realizar trámites y establecer acuerdos de gran calado.
En este artículo, veremos cinco peligros potenciales que pueden surgir al enviar documentos con una firma escaneada, así como la forma de evitarlos mediante el uso de una solución de firma electrónica como la de Signaturit.
Facilitas mucho la falsificación de tu firma
Enviar un documento con una firma escaneada entraña un riesgo principal y obvio: Es muy fácil que alguien la falsifique. Con que la puedan visualizar en pantalla, es posible copiarla y pegarla en otros documentos, lo que dificulta la diferenciación entre documentos legítimos y falsificados. Esto puede exponerte a diversos peligros.
Alguien podría utilizar tu firma para cumplimentar contratos e intentar obligarte contractualmente y hacerte responsable de sus efectos. También podrían hacerse pasar por ti para realizar acciones ilegales como estafas, y encima podrían usar tu firma para estos dándole un aspecto legítimo y convirtiéndote a ti en el responsable de dichas acciones.
Si firmas un contrato, una factura o un acuerdo con un documento en el que has escaneado tu firma y la has pegado en el mismo, o has realizado la firma haciendo un dibujo con tu ratón o en la pantalla sin contar con los servicios de un tercero de confianza, la persona a quien envías este documento, o cualquiera que haya podido tener acceso a él puede copiar y pegar dicha firma en otro lugar o documento.
Quizás pienses que eso podrían hacerlo igual al hacer una foto a la firma en papel, pero lo cierto es que si siempre firmas tus facturas en papel, en caso de que alguien copie tu firma de manera digital, al menos podrías dejar claro que tú nunca realizas firmas de esa manera. Sin embargo, si siempre envías documentos PDF con tu firma digitalizada de cualquier manera, tendrás más problemas para demostrar que cualquier otra factura o acuerdo con tu firma en el mismo formato no es tuya.
Con la firma electrónica de Signaturit esto no es un problema. Tu documento queda firmado y vinculado a nuestro servicio de firma única, junto a una fecha y hora concretas que no se pueden modificar. De esta manera, nadie puede usar tu firma en otro documento.
Cualquiera puede alterar fácilmente los documentos que has firmado
Otro de los mayores peligros de enviar un documento con una firma escaneada es que cualquiera puede alterar fácilmente los documentos que has firmado. Al escanear y enviar por correo electrónico una firma física, estás permitiendo que otros editen el documento sin tu conocimiento ni consentimiento.
Podrías encontrarte con que en el futuro alguien diga que un determinado documento que incluya una frase que no estaba en la versión que aprobaste, ha sido firmado por ti. Es casi como estar dando un documento en blanco firmado a tu receptor.
La única forma de protegerse realmente contra estos riesgos es utilizar un servicio de firma electrónica que te permita firmar documentos en línea de forma segura.
Con el servicio de firma electrónica de Signaturit puedes firmar documentos de forma rápida y sencilla directamente desde tu ordenador, móvil, tablet, o desde cualquier dispositivo en cualquier lugar, iniciando sesión en el servicio.
El servicio proporciona un registro de auditoría que impide que el documento firmado sea modificado, garantizando que ambas partes firmantes han acordado la misma versión del documento y proporcionando mayor seguridad a las dos partes implicadas.
Se puede anular la validez legal de tu firma con relativa facilidad
Al enviar un documento con una copia firmada y escaneada, existen ciertos riesgos adicionales. Uno de estos riesgos es que la validez legal de la firma pueda ser impugnada y fácilmente anulada.
Si bien es cierto que dos partes pueden acordar llegar a un acuerdo de una manera concreta, incluso de palabra, pero la cuestión aquí es que los documentos tengan validez legal en caso de que sea necesario utilizarlos como prueba.
El motivo es que las imágenes escaneadas pueden ser reproducidas fácilmente por cualquiera que tenga acceso a ellas. Por lo tanto, si el destinatario tiene malas intenciones y desea impugnar la firma, puede alegar que el documento que recibió no estaba firmado por ti y, por lo tanto, no es legalmente vinculante.
Lo mismo puede ocurrir a la inversa. Si han firmado un contrato, querrás que tenga validez legal en caso necesario.
Cuando utilizas un servicio de firma electrónica como Signaturit, es imposible alterar o reproducir el contenido o la identidad del remitente dentro de un documento porque cada firma es única y trazable. Esto significa que tu firma siempre será legalmente vinculante y segura para ambas partes implicadas.
De hecho, algunos niveles de firma electrónica de Signaturit incluyen también certificado electrónico de identidad, por lo que hasta podrás identificar a la persona que ha firmado de forma fehaciente.
Podrías generar falta de confianza en clientes y proveedores
Cuando envías un documento con una firma escaneada a clientes o proveedores, puedes comunicar que no está al día con las últimas herramientas y tecnologías y que desconoces la normativa aplicable a las firmas electrónicas.
En el mundo actual, disponer de un sistema de firma electrónica conforme a la regulación transmite el mensaje de que la empresa está gestionada de forma profesional y es fiable.
Utilizando una plataforma de firma electrónica como Signaturit, puedes tener tus documentos entregados en cuestión de minutos, en lugar de esperar días o semanas a que lleguen firmados. Esto indica a tus clientes y proveedores que valoras su tiempo y priorizas la eficiencia.
Además, enviar documentos con una firma escaneada es una prueba de que tu empresa no tiene suficiente solidez y que no trabajas con clientes o proveedores que exigen un nivel más alto de seguridad.
Con una plataforma de firma electrónica como Signaturit, utilizada por algunas de las empresas más grandes del mundo, tus clientes y proveedores pueden confiar en tu forma de hacer las cosas.
Este nivel de seguridad ayuda a generar confianza entre tu empresa y sus socios, algo que no podría hacerse con métodos tradicionales como las firmas escaneadas.
Dificultas que tus clientes y proveedores realicen una firma adecuada
Para empezar, aquellas empresas importantes que no trabajan con una forma de firma escaneada directamente no podrán cerrar acuerdos contigo si no utilizas un sistema más avanzado y seguro, siendo así una forma de rechazar a clientes de alto nivel.
Por otro lado, cuando envías documentos con una firma escaneada, puede resultar difícil para tus clientes y proveedores estampar la firma adecuada en ellos. Necesitan una aplicación que les permita editar un PDF o el archivo Word que les has mandado, y dibujar su firma.
La otra opción es imprimir el documento, firmarlo a mano, y entonces volver a escanearlo. Cualquiera de los dos casos es un problema para ti.
Una de las ventajas de Signaturit es que no solo es un servicio seguro de firma electrónica, sino que también es una forma muy rápida de conseguir la firma de tu cliente o proveedor.
Puedes subir tu documento a Signaturit y firmarlo en el momento, y entonces solicitar la firma enviándolo por correo electrónico a la otra parte del acuerdo, que solo tendrá que realizar los breves pasos que le indica la plataforma, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
Por supuesto, si quieres niveles de seguridad adicionales, como el uso de certificado electrónico, la firma lleva algún nivel de seguridad adicional.
Pero en Signaturit tienes todas las opciones, la de poder enviar un documento fácil de firmar con un nivel de seguridad básico pero infalible, u optar por un nivel de seguridad todavía más alto que permita identificar al firmante de manera fehaciente.
Uso de Signaturit como solución de firma electrónica
Si estás buscando una forma fácil, segura y legalmente vinculante de firmar documentos electrónicamente, Signaturit te ofrece la solución perfecta.
Con Signaturit, puedes asegurarte de que tus documentos son vinculantes, seguros y rastreables sin ninguno de los engorrosos trámites asociados a los métodos de firma tradicionales.
Esta plataforma todo en uno te permite gestionar todos tus documentos con firma online. Con las avanzadas tecnologías de seguridad de Signaturit y las normas de cumplimiento global, puedes estar seguro de que tus firmas están en buenas manos.
De hecho, tendrás siempre las referencias de firmas, rastreables, con fecha y hora establecidas, y la posibilidad de utilizar estos datos como prueba en caso de que sea necesario. Incluso puedes optar tanto por utilizar la plataforma de Signaturit para subir tus archivos si no tienes una plataforma de gestión de documentos, o integrar nuestra plataforma directamente en el software de gestión de tu negocio.
Con la solución de firma electrónica de Signaturit puedes firmar digitalmente cualquier documento de forma rápida, segura y legal, sin renunciar a la comodidad ni a la seguridad.
