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Las firmas son una parte esencial de las transacciones comerciales, y elegir la correcta puede marcar la diferencia. Existen varios tipos de firma que puedes utilizar en los documentos de acuerdos y contratos. Pero hay dos principales que hay que conocer bien a fondo para entender cuándo uno tiene validez y cuándo no: la firma manuscrita y la firma electrónica.
Ambas ofrecen ventajas e inconvenientes, pero ¿cuál es más segura y útil para las empresas?
En Signaturit sabemos que no siempre queda claro qué tiene validez legal en cada uno de los casos y cuándo tenemos que optar por un camino o por otro. Por eso hemos creado esta guía para ayudarte a entender las cualidades de cada una de ellas.
¿Qué es realmente una firma manuscrita?
Una firma manuscrita es una marca o símbolo único que una persona utiliza para representar su identidad y su intención de firmar un acuerdo. Existe desde hace siglos y aún hoy se utiliza como forma estándar para denotar conformidad con un acuerdo al firmar documentos.
Las firmas manuscritas son legalmente vinculantes y pueden utilizarse ante un tribunal como prueba de la identidad de una persona y de su consentimiento a lo que se indique en el documento.
Sin embargo, tienen algunos inconvenientes: pueden ser difíciles de leer, fáciles de falsificar, lentas de obtener y difíciles de almacenar como copias físicas de documentos. Con todos estos problemas, no es de extrañar que muchas empresas se estén pasando a la firma electrónica para ahorrar tiempo y aumentar la eficacia.
Con todo, las firmas manuscritas son una opción excelente cuando queremos una validez legal total. El gran problema llega al no entender que no todo «garabato» en un documento es una firma manuscrita, sobre todo cuando hablamos de documentos electrónicos.
¿Qué no es una firma manuscrita?
Un documento firmado escaneado con la cámara del móvil o con un escáner, no es una firma manuscrita, por lo que no tiene el validez legal del documento firmado en papel. No es el original, por lo que no puede utilizarse como tal. Tampoco es una copia firmada, porque no tiene una firma física, lo que hace que no pueda utilizarse con el valor legal que tiene el documento.
Cuando dos partes se sientan para llegar a un acuerdo, existe un documento original y existen diferentes copias que se firman cada una de ellas por cada una de las partes. Esto es porque si se firma el documento y se copia, dicha copia no tiene la validez del original.
De hecho, para maximizar la validez legal, en ocasiones se firman cada una de las páginas por separado, y en caso de modificaciones in-situ, también se realizan firmas en la zona de las modificaciones. Todo esto ofrece mayores garantías legales al documento.
Escanear un documento con una firma ya hecha no supone tener un documento con una firma manuscrita. Ni tampoco lo es escanear la firma y guardarla como una imagen para insertarla en el archivo online, o firmar el documento haciendo un dibujo con el ratón.
Eso no es una firma manuscrita. Si realmente queremos una firma digital que tenga valor, tenemos que optar por una firma electrónica que reúna los requisitos adecuados.
¿Qué es una firma electrónica?
La firma electrónica es una forma de autenticación que facilita la firma de documentos en línea. Las firmas electrónicas están aceptadas en todo el mundo y ofrecen una forma segura y legalmente vinculante de firmar documentos electrónicamente, siempre y cuando tengan las características adecuadas.
Una firma electrónica no es el garabato de nuestra firma en una imagen digital sin más. De hecho, una firma electrónica puede ser en apariencia un nombre mecanografiado, una casilla de verificación marcada con «Acepto» o incluso una firma digital creada con un ratón y un panel táctil, siempre y cuando asociado a esto haya una verificación única de que la persona que ha realizado el trámite ha aceptado explícitamente el contenido del documento, y esto pueda ser aseverado de forma innegable, como ocurre con las firmas electrónicas que se realizan con la plataforma de Signaturit.
Debido a su comodidad y amplia aceptación, el uso de la firma electrónica es mucho más común que el de las firmas manuscritas hoy en día.
Es útil en situaciones en las que ambas partes no se encuentran en el mismo lugar o no pueden estar físicamente presentes al mismo tiempo. Además de ser más cómodas, muchos expertos consideran que las firmas electrónicas son más seguras que los documentos en papel, ya que no pueden falsificarse fácilmente.
Por lo tanto, a la hora de considerar qué tipo de firma es mejor para ti y tu empresa, las firmas electrónicas pueden proporcionar mayor seguridad y comodidad en comparación con las manuscritas, siempre y cuando sean firmas electrónicas de verdad, que reúnan los requisitos adecuados para ser consideradas como tal.
Ventajas concretas de la firma electrónica
En un mundo digital, no es de extrañar que las firmas electrónicas se hayan convertido en una alternativa cada vez más popular a las firmas manuscritas tradicionales. Las firmas electrónicas ofrecen una forma más segura y preferible de firmar documentos en comparación con el método tradicional.
Estas son las principales ventajas de utilizar una firma electrónica frente a una manuscrita:
Mayor seguridad
Las firmas electrónicas ofrecen mayor seguridad que los documentos en papel. Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y el proceso de firma es extremadamente seguro, ya que requiere métodos de autenticación como la biometría, los tokens de hardware o la verificación por correo electrónico. Esto proporciona una mayor garantía de que la persona que firma el documento es la correcta y de que efectivamente está conforme con el contenido del documento.
Mayor eficacia
El uso de la firma electrónica ahorra tiempo en comparación con el papeleo tradicional. Esto permite aprobar rápidamente transacciones y completar contratos sin tener que imprimir, escanear y enviar documentos de un lado a otro.
Los documentos pueden firmarse desde cualquier dispositivo -desde ordenadores de sobremesa hasta smartphones o incluso desde la nube-, lo que facilita la tarea a todas las partes implicadas.
Reducción de costes
Las firmas electrónicas reducen drásticamente los costes asociados a la impresión y envío de documentos en papel. Además, se ahorra tiempo al no tener que esperar a que todas las partes implicadas reciban los documentos físicos para firmarlos. En general, las firmas electrónicas son mucho más seguras que las manuscritas y proporcionan una mayor eficiencia a costes reducidos en comparación con los métodos de firma tradicionales.
¿Cómo hacer que la firma electrónica tenga todavía más valor?
Para asegurarte de que la firma electrónica que utilizas es lo más segura y valiosa posible, puedes tomar algunas medidas.
En primer lugar, Signaturit ofrece diferentes tipos de firma electrónica, para que se pueda elegir el adecuado según la importancia que tenga el documento o acuerdo que se vaya a tratar en cada caso.
✔️ En el más básico de todos, el usuario que debe firmar simplemente debe marcar una casilla o dar el Ok a una operación. Se considera que esta es la firma simple, y es útil para firmar condiciones de uso o aprobación de documentos.
Para contratos de servicios básicos puede ser útil, pues confirma que se han aceptado dichos servicios, pues la persona al otro lado ha tenido que realizar un proceso concreto por el cual ha aceptado de forma explícita estar de acuerdo con el documento. No permite identificar a la persona, pero sí confirma que alguien ha denotado estar de acuerdo con el documento en cuestión.
✔️✔️ La segunda opción es la firma biométrica avanzada. Esta firma digital aporta un grado adicional de seguridad, pues la persona al otro lado debe firmar dibujando un trazo en una pantalla táctil. Se considera biométrica porque se almacena el gráfico dibujado, la velocidad y la presión del bolígrafo.
De esta forma, podría ser útil para peritar en una situación legal si los datos relacionados con la firma encajan efectivamente con la persona concreta. Seguro que lo conoces, porque es el que se utiliza en los bancos para firmar trámites, en lugares como Correos o incluso al realizar compras con tarjeta en sitios físicos como supermercados si utilizas la banda magnética de la tarjeta para pagar.
✔️✔️✔️ La tercera es la firma avanzada por OTP. En este caso la persona que debe firmar y está tratando de realizar el trámite, introduce su teléfono móvil como dato personal. En este teléfono recibirá un SMS con un código de un solo uso y por tiempo limitado que debería introducir en el momento de la firma.
Es típico en compras online o incluso en los procesos de selección de personal. Al asociarse un número de teléfono con el trámite, es posible identificar al firmante en cierto grado.
✔️✔️✔️✔️ Y el cuarto y más seguro es la firma cualificada con certificado digital que es la única equiparable, legalmente, a la manuscrita.
En este trámite no solo se acepta explícitamente el contenido del documento, sino que el firmante también se ha tenido que identificar de manera adecuada por medio de un certificado digital válido que denota de forma innegable quién ha sido el firmante. Es el único que garantiza técnica y legalmente la identidad del usuario.
En cualquier caso, todos ellos tienen una marca de tiempo que valida cuándo se firmó el documento. Esto ayuda a garantizar que ningún documento con firma electrónica ha sido modificado o manipulado antes de llegar a su destinatario. Esto permite confiar y utilizar con seguridad cualquier documento firmado electrónicamente en contextos profesionales y jurídicos.
Además, la capacidad de rastrear documentos firmados electrónicamente puede proporcionar información detallada sobre dónde se han compartido o a dónde se ha accedido, facilitando la comprensión de quién ha visto un documento y cuándo.
Esta información es especialmente útil para las empresas que necesitan garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos o las normas del sector. Ventajas que difícilmente son posibles con una firma manuscrita, y mucho menos añadiendo un garabato de cualquier manera a un archivo PDF.
