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En el mundo actual, la tecnología ha transformado la forma en que realizamos diversas actividades, incluido el alquiler de coches. Anteriormente, alquilar un vehículo requería una cantidad considerable de tiempo y papeleo, lo que podía echar para atrás a muchos usuarios.
Sin embargo, gracias a la firma electrónica, las empresas dedicadas al alquiler de coches pueden optimizar y agilizar este proceso, proporcionando una experiencia más eficiente tanto para los clientes como para ellos mismos.
Además, esto se traduce en diferentes beneficios para la empresa que permiten ahorrar costes, tiempo, personal, y problemas legales en casos de reclamaciones.
Facilitando a los clientes la firma de los contratos
La firma electrónica permite a los clientes firmar los contratos de alquiler desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, ya sea un ordenador, un teléfono móvil o una tableta.
Esto significa que ya no es necesario que los clientes se desplacen físicamente hasta la oficina de alquiler para firmar documentos, lo que les brinda una experiencia más cómoda y conveniente.
Además, los clientes pueden revisar los términos y condiciones con calma antes de firmar, lo que fomenta una mayor transparencia en el proceso, y permite captar a clientes que antes evitaban los alquileres por miedo a no tenerlo todo bajo control.
Al facilitar la firma de los contratos a los clientes se consigue realizar el alquiler en mucho menos tiempo, pudiendo optar por los alquileres «urgentes», o a distancia, donde lo único necesario será realizar la entrega de llaves en el momento de la llegada del cliente a la recogida del vehículo.
Ahorro de tiempo, costes, y personal
La firma electrónica elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y archivar físicamente los documentos de alquiler. En lugar de eso, todo el proceso se lleva a cabo en línea, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo y reducir los costes asociados con la impresión y el envío físico de documentos.
Las empresas de alquiler de vehículos requieren de una gestión de documentos muy importante, tanto por su relación con los proveedores de vehículos como por su relación con los clientes.
Además, muchos alquileres son de periodos de tiempo muy cortos, por lo que gran parte del negocio principal de una empresa de alquiler de coches reside en contar con una importante cantidad de alquileres, lo que se traduce en más clientes, más documentos, y más firmas.
Poder gestionar todos los documentos firmados en la Nube, sin necesidad de tener que mantener copias en papel en sus versiones físicas y con las correspondientes copias es una gran ventaja de cara al ahorro de tiempo y recursos, que pueden centrarse en las actividades principales de la empresa, y no en tareas administrativas.
Incluso se reduce la necesidad de personal administrativo cuya función sea la de tratar con la documentación, pudiendo ser tareas que realicen los propios comerciales o los responsables del centro de alquiler, al facilitar el proceso.
Seguridad y validez legal
La firma electrónica proporcionada por Signaturit tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita, cumpliendo con los altos estándares del Reglamento eIDAS para la Unión Europea.
Esto brinda a las empresas de alquiler de coches la confianza y la tranquilidad de que sus contratos son válidos y legalmente vinculantes. Signaturit ofrece diferentes tipos de firma electrónica, que pueden ser óptimos según el tipo de firma que se pretenda obtener.
Cuenta con servicios de firma electrónica con identificación del firmante, no repudio e integridad de los documentos. Tanto la firma electrónica avanzada como la firma electrónica cualificada pueden ser opciones de gran valor en función del tipo de cliente con el que se vaya a realizar el alquiler, o la duración del mismo.
Pero además, la firma electrónica simple también puede ser útil para procesos más sencillos y de menor riesgo que también forman parte del día a día de una empresa de alquiler de coches, como podrían ser los consentimientos de protección de datos de los formularios de una web.
Mejor que una firma en papel
A diferencia de lo que nos ofrece un contrato con una firma en papel, los contratos realizados a través de Signaturit con la solución de firma electrónica ofrecen la posibilidad de contar con un sello de tiempo.
Esto no es posible en una firma en papel. Además de que cualquier documento en papel es susceptible de ser modificado a posteriori, no hay una referencia real, única y verídica sobre la hora a la que se firmó el documento.
Teniendo en cuenta que el alquiler de vehículos se hace por días o incluso por horas, la necesidad de saber en qué momento pasaba un contrato a tener vigencia o en qué momento dejaba de tenerla según un plazo determinado puede ser algo muy importante para una empresa de alquiler de vehículos en caso de una reclamación posterior.
El sello de tiempo de Signaturit permite verificar de forma inequívoca el momento en el que se ha realizado la firma de un documento, y mantiene la integridad del contrato, al no poderse modificar este sin romper el sello de tiempo. Es una característica única que ofrece la firma electrónica de contratos por medio de Signaturit que no ofrece la firma del contrato en papel.
Mayor eficiencia y seguimiento
La plataforma de Signaturit permite a las empresas de alquiler de coches automatizar el proceso de firma de documentos, lo que mejora significativamente la eficiencia operativa. Los recordatorios automáticos y las notificaciones de firmas pendientes garantizan que los contratos se firmen a tiempo, evitando demoras y problemas logísticos.
Además, las empresas pueden realizar un seguimiento en tiempo real del estado de los documentos firmados, lo que facilita la gestión y el control de los contratos.
Signaturit es proveedor de servicios de confianza cualificado según el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, ofreciendo sus servicios de máxima confianza a los líderes de cada sector comercial. La solución de firma electrónica de Signaturit es útil para grandes empresas con plataformas de gestión propias que quieren integrar la función dentro de su propio software, así como también para aquellas pequeñas empresas que necesitan poder realizar la firma electrónica de algunos contratos desde una plataforma disponible en su móvil, tableta o portátil, con solo subir el documento a firmar y enviarlo al cliente.
Además, es posible solicitar una demo gratuita para probar la firma electrónica ahora mismo, o incluso para poder probar las diferentes funciones de Signaturit y ver todo lo que pueden aportar a cualquier empresa.
