Facturación electrónica obligatoria en España: todo lo que tu empresa necesita saber antes de 2027

La factura en papel y el PDF enviado por correo electrónico tienen los días contados en España. Dos reformas normativas de gran calado están transformando la forma en que las empresas y los autónomos emiten, transmiten, reciben y conservan sus facturas: Verifactu y la Ley Crea y Crece. Aunque tienen objetivos distintos y calendarios diferentes, ambas son obligatorias y complementarias.

En esta guía encontrarás todo lo que necesitas saber: el contexto regulatorio, quién está afectado, los plazos concretos, los requisitos técnicos y los primeros pasos para prepararte con tiempo.

1. ¿Por qué se hace obligatoria la facturación electrónica?

El impulso hacia la facturación electrónica obligatoria responde a tres objetivos que comparten la Agencia Tributaria española y las instituciones europeas:

• Combatir el fraude fiscal. La factura electrónica estructurada, con su trazabilidad automática y la transmisión de datos a Hacienda, dificulta enormemente prácticas como la doble contabilidad, la alteración de facturas o la ocultación de ventas.
• Simplificar la gestión del IVA. Cuando las facturas están en formato estructurado, las declaraciones fiscales pueden pre-rellenarse de forma automática, reduciendo errores y carga administrativa.
• Digitalizar las relaciones comerciales. La obligación es parte de una transformación más amplia hacia cadenas de suministro totalmente digitales, pagos más rápidos y mayor visibilidad financiera en tiempo real.

A nivel europeo, la directiva ViDA (VAT in the Digital Age), aprobada en 2024, establecerá un marco armonizado de facturación electrónica en toda la UE a partir de 2028. España se anticipa a ese marco con sus propias reformas, que ya están en marcha.

2. ¿Cuáles son las dos reformas y en qué se diferencian?

Verifactu — Ley 11/2021 (Ley Antifraude)

Verifactu es el sistema creado por la Agencia Tributaria para garantizar que los registros de facturación generados por los sistemas informáticos (SIF) sean íntegros, trazables e inalterables. No es un programa de facturación en sí mismo, sino un conjunto de requisitos técnicos que debe cumplir cualquier software de facturación.

Las dos obligaciones principales derivadas de Verifactu son:

• Usar software de facturación certificado que genere registros inalterables con hash, registro de eventos y, en su caso, código QR.
• Transmitir esos registros a la AEAT de forma automática e inmediata (modalidad Verifactu activa) o conservarlos internamente para su entrega bajo demanda (modalidad no-Verifactu).

Ley Crea y Crece — Ley 18/2022 (Facturación electrónica B2B)

La Ley Crea y Crece obliga a todas las empresas y autónomos a emitir, enviar, recibir y procesar sus facturas B2B en formato electrónico estructurado, a través de plataformas interoperables. El objetivo es digitalizar las relaciones comerciales entre empresas y combatir la morosidad, garantizando que cada factura quede registrada y sea rastreable.

3. ¿A quién afecta y cuándo?

4. ¿Qué es el modelo de 5 esquinas?

El modelo elegido por España para la Ley Crea y Crece es el denominado modelo de 5 esquinas, diferente al modelo centralizado de otros países europeos. Funciona así:

• Esquina 1-2 — El proveedor emite la factura desde su ERP y la transmite a su plataforma de facturación electrónica.
• La plataforma del proveedor valida, firma y transmite la factura a la plataforma del comprador.
• Esquina 3-4 — La plataforma del comprador recibe la factura y la pone a disposición del comprador en su ERP.
• Esquina 5 — Tanto la plataforma del proveedor como la del comprador transmiten una copia de los datos a la Plataforma FE Pública para control fiscal.

El estado de la factura (emitida, recibida, aceptada, rechazada, pagada) se comunica en tiempo real entre las plataformas, lo que elimina la incertidumbre sobre el estado de cobro y permite actuar de inmediato en caso de rechazo o litigio.

5. Los formatos de factura obligatorios en España

Una factura electrónica conforme no es un PDF enviado por correo. Debe emitirse en un formato estructurado que permita el procesamiento automático. Los formatos aceptados en España son:

• Facturae: el formato nativo español, basado en XML. Ya es obligatorio para la facturación B2G (con la Administración Pública) desde 2015.
• UBL (Universal Business Language): estándar internacional XML ampliamente usado en Europa.
• CII (Cross Industry Invoice): formato XML de la norma UN/CEFACT.
• EDIFACT: usado principalmente en intercambios EDI a gran escala entre grandes empresas y cadenas de suministro.

Los PDF simples, los documentos Word o las imágenes no serán aceptados como facturas válidas una vez que la Ley Crea y Crece esté en pleno vigor.

6. Requisitos técnicos de Verifactu

Para que un software de facturación esté preparado para Verifactu, debe incorporar los siguientes elementos técnicos:

• Registro de facturación estructurado: cada factura genera un archivo en formato XML con datos específicos requeridos por la AEAT.
• Hash o huella digital: cada registro incluye un identificador único que garantiza su inalterabilidad. Cualquier modificación posterior queda registrada.
• Código QR: incluido en todas las facturas emitidas mediante un SIF certificado, permite verificar la validez de la factura directamente en la sede electrónica de la AEAT.
• Leyenda oficial: las facturas deben incluir la mención ‘FACTURA VERIFICABLE EN LA SEDE ELECTRÓNICA DE LA AEAT’ o ‘VERIFACTU’ según corresponda.
• Registro de eventos: el sistema registra cada acción sobre la factura (emisión, anulación, modificación) dejando un rastro completo y auditable.

7. El archivo legal: ¿cuánto tiempo hay que conservar las facturas?

La normativa española establece períodos mínimos de conservación que debes conocer:

• 4 años a efectos fiscales (plazo de prescripción tributaria general).
• 6 años a efectos mercantiles (Código de Comercio).
• 10 años en determinados sectores regulados o en caso de procedimientos judiciales en curso.

La conservación debe garantizar la integridad, autenticidad, accesibilidad y legibilidad de las facturas. No basta con guardar archivos en un disco duro o en un servidor compartido: se requiere un sistema de archivo legal con sellado de tiempo cualificado y trazabilidad completa de accesos.

8. ¿Qué cambia en tus procesos actuales?

Para tus equipos financieros y contables, esto implica nuevos flujos de trabajo, nuevas herramientas y formación específica. Para tus equipos de IT, significa integrar tu ERP o software contable con una solución certificada Verifactu y compatible con la Ley Crea y Crece.

9. Los primeros pasos para prepararte hoy

• Paso 1 — Haz un diagnóstico de tus flujos de facturación. Identifica el volumen y tipo de facturas que emites y recibes: B2B nacionales, B2G, B2C, transacciones internacionales. Esto determina qué obligaciones te aplican y en qué orden.
• Paso 2 — Audita tu software actual. ¿Tu ERP o programa de facturación está adaptado a los requisitos de Verifactu? ¿Genera los formatos estructurados exigidos? Si no, ¿qué actualización o cambio de herramienta necesitas?
• Paso 3 — Elige tu solución de facturación electrónica. Busca una solución que cubra tanto Verifactu como la Ley Crea y Crece, con soporte nativo para Facturae, UBL, CII y EDIFACT, integración API con tu ERP y archivo legal integrado.
• Paso 4 — Planifica la integración técnica. Define con tu proveedor el calendario de implantación, dejando tiempo suficiente para la fase de pruebas antes del plazo legal.
• Paso 5 — Forma a tus equipos. Finanzas, contabilidad, compras e IT deben conocer los nuevos flujos, los formatos de factura y las reglas de gestión de estados (aceptación, rechazo, anulación).

10. Preguntas frecuentes

Q — ¿Es obligatorio el código QR en todas las facturas?

Sí, para todas las facturas emitidas mediante un software SIF certificado que opere en modalidad Verifactu activa. El código QR permite al receptor verificar la autenticidad de la factura directamente en la sede electrónica de la AEAT.

Q — ¿Afecta Verifactu a los autónomos?

Sí. Los autónomos y profesionales que tributen por el IRPF y utilicen software de facturación están obligados a cumplir con Verifactu desde el 1 de julio de 2027. Los que estén bajo el régimen de SII quedan exentos, así como los contribuyentes en los territorios forales de País Vasco y Navarra.

Q — ¿Qué pasa si mi software actual no está certificado para Verifactu?

Debes migrar a un software homologado antes de tu fecha límite. Usar software no certificado puede suponer multas de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal y la pérdida de validez fiscal de las facturas emitidas. Comprueba con tu proveedor si ya ofrece una versión adaptada a Verifactu.

Q — ¿La Ley Crea y Crece afecta también a las relaciones con particulares (B2C)?

No directamente. La obligación de factura electrónica estructurada de la Ley Crea y Crece se aplica únicamente a las transacciones B2B (entre empresas y entre empresa y autónomo). Las ventas a particulares no están incluidas en esta obligación, aunque sí pueden estar sujetas a otras obligaciones de reporting.

Q — ¿Cuánto tiempo se tarda en implantar una solución de facturación electrónica?

Depende de la complejidad de tus sistemas y flujos. Una integración API estándar con un ERP habitual puede estar operativa en pocas semanas. Un despliegue completo, con formación y fase de pruebas, suele requerir entre 3 y 6 meses. Por eso se recomienda empezar ahora, sin esperar a que los plazos estén encima.

Q — ¿Necesito una solución diferente para Verifactu y para la Ley Crea y Crece? No necesariamente. Una solución integral bien diseñada cubre ambas obligaciones desde una misma plataforma: software certificado Verifactu para la generación y transmisión de registros a la AEAT, y soporte de intercambio de facturas estructuradas B2B para cumplir con la Ley Crea y Crece. Lo importante es verificar que tu proveedor cubre las dos reformas, no solo una de ellas.