Preguntas frecuentes
P1. ¿Cuál es la diferencia entre almacenamiento digital y archivado legal?
Si puedes acceder a un archivo, lo estás almacenando. Si puedes probarlo ante un tribunal dentro de 20 años, lo estás archivando legalmente. El almacenamiento digital mantiene los archivos accesibles, pero no mantiene su valor jurídico. A medida que los certificados criptográficos caducan y las tecnologías evolucionan, un documento simplemente almacenado pierde progresivamente su valor probatorio. El archivado legal mantiene activamente ese valor: mediante la re-firma, el re-sellado de tiempo y los controles de integridad, un documento firmado hoy sigue siendo plenamente admisible dentro de 10, 20 o 30 años. La pregunta que debes hacerte no es «¿dónde están mis documentos?» sino «¿puedo seguir probándolos?»
P2. ¿Cuál es la diferencia entre «preservación» y «archivado legal»?
Estos dos términos se usan con frecuencia de forma indistinta, pero describen necesidades diferentes. La preservación se centra específicamente en mantener la validez a largo plazo de una firma electrónica, asegurando que los certificados, marcas de tiempo y la cadena de prueba criptográfica sigan siendo verificables décadas después de la firma. El archivado legal abarca el almacenamiento estructurado y conforme de cualquier documento empresarial (firmado o no), con políticas de retención, metadatos y cumplimiento de la normativa aplicable. Para los documentos firmados electrónicamente, ambas capas funcionan juntas: la firma se preserva y el documento se archiva.
P3. ¿Qué es QPRES y por qué es importante para los documentos firmados electrónicamente?
QPRES (Servicio de Conservación Cualificada para Firmas y Sellos Electrónicos Cualificados) es un servicio de confianza cualificado bajo el reglamento eIDAS, inscrito en la Lista de Confianza de la UE. Mantiene activamente la validez de las firmas y sellos electrónicos en el momento del archivado, incluyendo la verificación de certificados, marcas de tiempo y la cadena de prueba completa. Sin QPRES, una firma cualificada puede perder su valor verificable a medida que los certificados caducan.
P4. ¿Durante cuánto tiempo se pueden archivar los documentos?
Nuestra solución admite períodos de conservación de hasta 50 años y más, en plena conformidad con los requisitos legales y normativos de retención. Los documentos archivados se almacenan con controles de integridad, cifrados y replicados en centros de datos geográficamente distribuidos para prevenir cualquier pérdida de datos.
P5. ¿Es obligatorio el archivado legal a largo plazo para los documentos firmados electrónicamente?
En muchos sectores regulados y jurisdicciones, es obligatorio o muy recomendable. Documentos como contratos laborales, acuerdos financieros, pólizas de seguros y registros públicos deben seguir siendo legalmente admisibles durante todo su período de conservación legal. Un documento firmado almacenado sin conservación cualificada pierde progresivamente su valor probatorio a medida que caducan los certificados criptográficos.
P6. ¿Cómo cambia eIDAS 2.0 los requisitos de archivado?
eIDAS 2.0 introduce formalmente el archivado electrónico cualificado como servicio de confianza a nivel europeo, lo que significa que las soluciones de archivado pueden ahora ser cualificadas bajo el mismo marco normativo que las firmas y marcas de tiempo electrónicas. Esto eleva el estándar de conservación a largo plazo en toda Europa. Nuestra solución, como parte de Signaturit Group, está activamente buscando esta cualificación para garantizar a sus clientes el pleno cumplimiento con el marco europeo de confianza digital en evolución.
P7. ¿Qué es un SAE y cómo cumple con él vuestra solución?
Un SAE (Sistema de Archivado Electrónico) es un sistema completo de conservación electrónica que gestiona el ciclo de vida de los documentos, las políticas de retención y el cumplimiento normativo. Nuestra solución opera al nivel más alto de conservación digital, integrando tecnología, gobernanza y cumplimiento normativo en un sistema coherente, alineado con los estándares europeos vigentes.
