En un sector agrícola que afronta retos de cambio climático, transición ecológica y renovación generacional, la formación es clave para garantizar la sostenibilidad de las explotaciones. VIVEA, fondo de seguros para gestores de fincas en Francia, desempeña un papel esencial financiando la capacitación de miles de profesionales: solo en 2022 facilitó la formación de 150.000 agricultores mediante 32.000 solicitudes de financiación.
Con semejante volumen, la gestión de convenios y certificados se convirtió en un proceso complejo y costoso. Para responder a las expectativas de rapidez y trazabilidad de sus proveedores de formación, y cumplir con los requisitos de la contratación pública, VIVEA decidió dar un paso estratégico hacia la desmaterialización de sus flujos de trabajo.
El reto
La gestión de solicitudes de formación y de financiación suponía una gran complejidad administrativa y operativa. VIVEA debía tramitar convenios marco anuales, convenios de financiación y certificados de aprovechamiento formativo en un volumen muy elevado, lo que se traducía en:
- Procesos lentos basados en papel y mensajería.
- Escasa trazabilidad y dificultad para garantizar el cumplimiento normativo.
- Altas expectativas de sus proveedores de formación en cuanto a agilidad y sencillez.
- Necesidad de adaptarse a los requisitos de contratación pública.
La solución
Con el apoyo de Ricoh Francia, socio tecnológico especializado en transformación digital, VIVEA apostó por integrar DocuWare, plataforma de gestión documental en la nube, con la firma electrónica de Validated ID (ahora parte de Signaturit Group).
- Integración de la firma digital directamente en la extranet de VIVEA para proveedores de formación.
- Gestión documental centralizada y automatizada gracias a DocuWare.
- Proceso de firma optimizado, accesible en solo tres clics desde cualquier lugar.
El resultado
La digitalización de la cadena de procesos permitió a VIVEA ganar eficiencia de inmediato:
- 3.200 convenios marco y 32.750 convenios de financiación firmados electrónicamente cada año.
- Reducción de tiempos y costes para VIVEA y sus proveedores.
- Simplificación del día a día administrativo y eliminación de tareas repetitivas.
- Disminución del uso de papel y menor impacto medioambiental.
“Integrar las firmas electrónicas con DocuWare fue un proceso simple que generó un alto retorno y satisfacción. En menos de un año, las firmas digitales se han convertido en un elemento básico de nuestro negocio.” — William Laksimi, Gerente de Sistemas de Información de VIVEA
Una alianza tecnológica que impulsa la eficiencia y la sostenibilidad en la formación profesional.
El caso de VIVEA demuestra cómo la combinación de una necesidad clara, la colaboración con un partner tecnológico como Ricoh Francia y la integración de soluciones líderes como DocuWare y la firma electrónica de Signaturit Group pueden transformar por completo un proceso crítico. Esta alianza permitió a VIVEA ofrecer más agilidad a sus proveedores, mejorar la experiencia de los usuarios y reducir costes, al tiempo que avanzaba en sus objetivos de sostenibilidad.
Las colaboraciones con partners estratégicos no solo aceleran la adopción de la tecnología, sino que multiplican su impacto. Al trabajar juntos, VIVEA, Ricoh y Validated Id, ahora parte de Signaturit Group, han conseguido un modelo de gestión más ágil, seguro y preparado para el futuro.
La experiencia de VIVEA muestra cómo la transformación digital, apoyada en alianzas sólidas, convierte un reto administrativo en una ventaja competitiva y sostenible.
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