La Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) es una institución de titularidad pública con una rica tradición académica que se remonta a la Edad Media. Reconocida por su compromiso con la sociedad, la transparencia y la innovación, su misión es formar profesionales, impulsar la investigación y convertirse en motor de desarrollo territorial con proyección internacional.
Como parte de este compromiso, la UVic-UCC gestiona cada curso miles de convenios y anexos de prácticas con empresas y entidades colaboradoras, un proceso clave para garantizar que los estudiantes puedan acceder a experiencias formativas en el mundo laboral. La complejidad administrativa de este proceso, junto con la necesidad de ofrecer garantías legales y seguridad documental, llevó a la universidad a iniciar un proyecto de transformación digital.
El reto: gestionar más de 4.000 convenios con agilidad y seguridad
Cada curso, la UVic-UCC genera más de 4.000 documentos relacionados con convenios y anexos de prácticas. Hasta ahora, el proceso era manual y descentralizado, lo que provocaba:
- Tiempos de gestión elevados y dependencia de tareas manuales.
- Falta de seguridad y trazabilidad documental.
- Limitaciones legales, ya que muchos estudiantes y socios internacionales no disponían de certificado digital.
La universidad buscaba optimizar y automatizar la gestión de firmas, asegurando validez legal, seguridad y agilidad.
La solución: firma electrónica de Validated ID, ahora parte de Signaturit Group, junto a Peakway
Para dar respuesta a este reto, la UVic-UCC contó con el apoyo de Peakway, partner tecnológico especializado en digitalización de procesos documentales en el ámbito universitario. Con su experiencia, implantaron la firma electrónica de Validated ID, ahora parte de Signaturit Group, integrada con la plataforma no-code Gladtolink.
La solución permitió:
- Automatizar flujos de firma conectados con las bases de datos internas de la universidad.
- Integración automática de los documentos en el Gestor Documental Consorciat (GDC).
- Seguridad y validez legal gracias a que Validated ID es Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza conforme al Reglamento eIDAS.
- Flexibilidad en la firma: estudiantes y representantes legales pueden usar tanto certificados digitales como firma remota, garantizando accesibilidad local e internacional.
“La Universitat de Vic es un cliente muy exigente, con un nivel de excelencia elevado. Poder acompañarles en este proceso de transformación y cumplir sus expectativas ha sido para nosotros una satisfacción enorme.” Xavier Sancliment Casadejus, CEO de Peakway
Resultados: convenios de prácticas más rápidos y seguros
- Automatización y centralización de los procesos de firma, con reducción significativa de los tiempos de tramitación.
- Archivo institucional automatizado y seguro, con descripción y clasificación documental adecuada.
- Validez legal sin necesidad de certificado digital, facilitando la firma para estudiantes y partners internacionales.
“Hemos transformado por completo la gestión de los convenios de prácticas, mejorando la eficiencia y asegurando el cumplimiento de los estándares legales.” Albert Aragay Lanchares, Direcció, Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre (SGDAiR)
Una alianza que impulsa la transformación digital en la educación superior
Gracias a la colaboración con Peakway y la solución de firma electrónica de Validated ID, ahora parte de Signaturit Group, la Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya ha optimizado la gestión de convenios de prácticas, priorizando automatización, seguridad y validez legal.
Este caso demuestra cómo la tecnología aplicada al entorno universitario simplifica procesos complejos, libera recursos administrativos y aporta valor tanto a la institución como a sus colaboradores.
