Flokk, líder europeo en diseño y producción de mobiliario sostenible, gestiona más de 600 contratos de compra-venta y alquiler al año. Con un catálogo que incluye marcas reconocidas como HÅG, Giroflex o Profim, la compañía necesitaba modernizar su gestión contractual para ganar eficiencia, mejorar la experiencia del cliente y reducir su dependencia del papel, en línea con su estrategia de sostenibilidad.
El reto
Hasta la implementación, los procesos de firma en Flokk presentaban limitaciones:
- Lentitud en la formalización de acuerdos → el intercambio de documentos físicos, los tiempos de envío y la falta de trazabilidad ralentizaban el cierre de contratos.
- Falta de visibilidad → tanto clientes como empleados no sabían en qué punto exacto estaba cada contrato.
- Dependencia del papel → incompatible con los objetivos medioambientales de la compañía.
- Carga administrativa elevada → revisar, archivar y dar seguimiento manual a contratos de 40-50 páginas suponía mucho tiempo y recursos internos.
La solución
Con el apoyo de su socio tecnológico OPTANIUM, Flokk integró el servicio de firma electrónica de Validated ID —ahora parte de Signaturit Group— mediante la plataforma eurosignatur.de.
El modelo combinó dos modalidades de firma adaptadas a cada necesidad:
- Firma con certificado digital: utilizada de forma interna por supervisores y directores para aprobar y ratificar contratos de forma ágil y segura.
- Firma biométrica remota: para clientes, garantizando confianza, validez legal y usabilidad desde cualquier lugar.
Este flujo permitió a Flokk pasar de procesos manuales y poco eficientes a un sistema digital, con control y trazabilidad total desde la negociación hasta la ratificación final del contrato.
Los resultados
La implementación de la firma electrónica de Validated ID , ahora parte de Signaturit Grouo – supuso un cambio radical en la eficiencia contractual de Flokk. En menos de un año, la compañía pasó de un modelo lento y dependiente del papel a un sistema 100 % digital y escalable.
Principales logros:
- 97 % de los contratos firmados electrónicamente en menos de un año.
- Reducción drástica de tiempos en la firma, aprobación y archivo.
- Trazabilidad total: visibilidad en tiempo real del estado de cada contrato.
- Mejor experiencia de cliente y de equipo de ventas, con procesos más rápidos y claros.
- Impacto ambiental reducido gracias a la eliminación de procesos en papel.
“La ventaja de esta herramienta es que puedo ver en cualquier momento en qué estado se encuentran los respectivos contratos”. — Philipp Dicke, Director General de Flokk en Alemania y Austria
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La colaboración entre Flokk, OPTANIUM y Validated ID, ahora parte de Signaturit Group, permitió a la compañía digitalizar sus procesos contractuales, ganar competitividad y reforzar su compromiso con la sostenibilidad.
“Trabajar con OPTANIUM fue de un nivel profesional muy alto. Se cumplieron todos nuestros requisitos, la implementación se llevó a cabo puntualmente y dentro del presupuesto, y nuestro equipo de ventas recibió muy bien la nueva herramienta”. — Philipp Dicke, Director General de Flokk en Alemania y Austria
“La integración entre OPTANIUM y Validated ID es muy simple. La firma digital se ha vuelto indispensable en menos de un año y se extenderá a otros países”. — Marcel Nebel, CEO de OPTANIUM
