Flokk, líder europeo en diseño y producción de mobiliario sostenible, gestiona más de 600 contratos de compra-venta y alquiler al año. Con un catálogo que incluye marcas reconocidas como HÅG, Giroflex o Profim, la compañía necesitaba modernizar su gestión contractual para ganar eficiencia, mejorar la experiencia del cliente y reducir su dependencia del papel, en línea con su estrategia de sostenibilidad.
El reto
Hasta la implementación, los procesos de firma en Flokk presentaban limitaciones:
- Lentitud en la formalización de acuerdos → el intercambio de documentos físicos, los tiempos de envío y la falta de trazabilidad ralentizaban el cierre de contratos.
- Falta de visibilidad → tanto clientes como empleados no sabían en qué punto exacto estaba cada contrato.
- Dependencia del papel → incompatible con los objetivos medioambientales de la compañía.
- Carga administrativa elevada → revisar, archivar y dar seguimiento manual a contratos de 40-50 páginas suponía mucho tiempo y recursos internos.
La solución
Con el apoyo de su socio tecnológico OPTANIUM, Flokk integró el servicio de firma electrónica de Validated ID —ahora parte de Signaturit Group, a Namirial Company— mediante la plataforma eurosignatur.de.
El modelo combinó dos modalidades de firma adaptadas a cada necesidad:
- Firma con certificado digital: utilizada de forma interna por supervisores y directores para aprobar y ratificar contratos de forma ágil y segura.
- Firma biométrica remota: para clientes, garantizando confianza, validez legal y usabilidad desde cualquier lugar.
Este flujo permitió a Flokk pasar de procesos manuales y poco eficientes a un sistema digital, con control y trazabilidad total desde la negociación hasta la ratificación final del contrato.
Los resultados
La implementación de la firma electrónica de Validated ID , ahora parte de Signaturit Grouo – supuso un cambio radical en la eficiencia contractual de Flokk. En menos de un año, la compañía pasó de un modelo lento y dependiente del papel a un sistema 100 % digital y escalable.
Principales logros:
- 97 % de los contratos firmados electrónicamente en menos de un año.
- Reducción drástica de tiempos en la firma, aprobación y archivo.
- Trazabilidad total: visibilidad en tiempo real del estado de cada contrato.
- Mejor experiencia de cliente y de equipo de ventas, con procesos más rápidos y claros.
- Impacto ambiental reducido gracias a la eliminación de procesos en papel.
“La ventaja de esta herramienta es que puedo ver en cualquier momento en qué estado se encuentran los respectivos contratos”. — Philipp Dicke, Director General de Flokk en Alemania y Austria
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La colaboración entre Flokk, OPTANIUM y Validated ID, ahora parte de Signaturit Group, a Namirial Company, permitió a la compañía digitalizar sus procesos contractuales, ganar competitividad y reforzar su compromiso con la sostenibilidad.
“Trabajar con OPTANIUM fue de un nivel profesional muy alto. Se cumplieron todos nuestros requisitos, la implementación se llevó a cabo puntualmente y dentro del presupuesto, y nuestro equipo de ventas recibió muy bien la nueva herramienta”. — Philipp Dicke, Director General de Flokk en Alemania y Austria
“La integración entre OPTANIUM y Validated ID es muy simple. La firma digital se ha vuelto indispensable en menos de un año y se extenderá a otros países”. — Marcel Nebel, CEO de OPTANIUM
