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Sin lugar a dudas, la preservación digital es todo un reto en la actual sociedad de la información, puesto que la inmensa mayoría de documentos ya no existen en soportes físicos tradicionales, sino únicamente en formato electrónico.
Como es lógico, esto plantea una serie de desafíos relacionados con la obsolescencia del hardware, el cambio de formatos y, en definitiva, con la vertiginosa rapidez a la que evoluciona la tecnología que da soporte a la documentación digital.
En este artículo veremos brevemente cuáles son las mejores formas de preservar este tipo de documentos y qué técnicas concretas suelen utilizarse. No obstante, antes de nada, es importante aclarar la definición básica de preservación digital.
¿Qué es la preservación digital?
En pocas palabras, la preservación digital es un conjunto de técnicas, sistemas y métodos para garantizar la conservación y accesibilidad de todo tipo de información en formato digital.
¿Y qué entendemos por «información digital»?
Básicamente, se trata de cualquier información que se contenga en un soporte digital. Por tanto, la variedad de tipos documentos es realmente amplia. Entre otros, podemos mencionar los siguientes:
- Texto
- Fotografía digital
- Vídeo
- Audio
- Páginas web completas
- Obras de arte digitales
- Videojuegos
- Programas informáticos
- Bases de datos
- Etc.
Si entendemos la preservación digital en un sentido amplio, puede referirse tanto a los documentos creados directa y originariamente en formato digital, como a aquellos que tenían formato físico (papel, por ejemplo) y que fueron posteriormente digitalizados.
No obstante, la variedad de tipologías y formatos es más amplia en el caso de los documentos creados originalmente en formato digital.
¿Cómo conservar la información digital?
Como decíamos en la introducción, uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos con este tipo de documentos es el de la preservación digital. Y es que no se trata, simplemente, de conservar el archivo, sino de garantizar que la información siga siendo accesible con el paso de los años.
Sin duda, este es el mayor problema, dado que tanto el hardware como el software evolucionan con gran rapidez, por lo que es muy frecuente encontrarse con la imposibilidad de abrir los archivos digitales o de acceder a la información que contienen.
Desde luego, este es un desafío de vital importancia para bibliotecas, archivos y otras instituciones del ámbito cultural, tal y como ha venido destacando la UNESCO durante los últimos años en todo lo que se refiere a la conservación del patrimonio digital.
Sin embargo, también lo es para empresas y profesionales, en un sentido más utilitario. Así, cualquier compañía que tenga una cierta trayectoria habrá experimentado distintas transiciones en cuanto a:
- Sistemas de almacenamiento digital (desde cintas a diskettes, CDs, discos duros, almacenamiento en la nube, etc.).
- Software o programas.
- Formatos de archivos.
Todas estas migraciones conllevan un enorme esfuerzo técnico y económico, que muchas veces se realizaba sin suficientes conocimientos, por lo que podían perderse archivos y, en ocasiones, comprometerse la seguridad digital de la empresa.
De hecho, no hace tantos años que cuestiones tan básicas como salvaguardar la protección de datos o saber qué es un certificado digital no eran de conocimiento general en la mayoría de empresas.
En cualquier caso, cuando nos preguntamos cómo preservar la información digital, hay tres cuestiones básicas que hay que tener en cuenta:
- Decidir qué información se quiere conservar y cuál es prescindible. Al fin y al cabo, el proceso de preservación tiene un coste importante, por lo que la selección y purga son procesos muy necesarios en cualquier archivo. Si cabe, esto es todavía más importante en el formato digital, ya que su bajo coste hace que tendamos a acumular más documentos que cuando se utilizaban otros soportes.
- Diseñar un protocolo de preservación digital que tenga en cuenta las características específicas de cada institución o empresa. Idealmente, este tipo de protocolos deberían ser diseñados por expertos en documentación digital que puedan garantizar la adecuada conservación y accesibilidad de la información.
- Asignar los recursos adecuados, tanto en lo que se refiere a personal especializado como a recursos económicos.
A continuación, nos centraremos en analizar ciertas técnicas específicas para llevar a cabo los procesos de preservación digital.
Técnicas de preservación digital
Algunas de las técnicas de preservación digital más utilizadas a día de hoy son las siguientes:
- Actualización: consiste, simplemente, en la transferencia de la información de un soporte a otro, del mismo tipo. Por ejemplo, sería el caso de copiar la información de un CD a otro CD nuevo, para prevenir pérdidas de datos asociadas al deterioro físico del soporte original.
- Migración: se trata de la transferencia del documento digital a un soporte distinto, a otro tipo de hardware o a otro formato de archivo. De este modo, se trata de garantizar que la obsolescencia del hardware o del software no impida el futuro acceso a los datos. Sería el caso, por ejemplo, de pasar archivos de texto de un formato propietario y en desuso, a formato PDF o XML.
- Emulación: los emuladores son máquinas virtuales o entornos informáticos que permiten recrear el funcionamiento de ordenadores o máquinas ya obsoletas. De este modo, se podrían abrir archivos en el formato que usaba el antiguo dispositivo, desde un ordenador actual.
- Preservación tecnológica: es una opción difícil y costosa de implementar, ya que supone preservar el entorno técnico que ejecuta el sistema, incluyendo software y hardware. Es decir, conservar (y mantener en estado de funcionamiento) aparatos, dispositivos y programas obsoletos.
- Metadatos: más que una técnica en sí misma, se trata de una herramienta para identificar, describir y (posteriormente) localizar cualquier documento digital preservado.
En cualquier caso, más allá de las técnicas específicas de preservación digital, en el día a día, es imprescindible contar con un buen sistema de gestión de documentos con el que podamos optimizar su almacenamiento y consulta.
En este sentido, IvDoc, el software de gestión documental de Signaturit:
- Permite almacenar, catalogar, proteger y localizar de forma sencilla toda la documentación corporativa.
- Centraliza los recursos de la empresa u organización en un único punto colaborativo y reduce el tiempo diario en intercambio de información.
- Reduce las tareas manuales de clasificación o etiquetado de documentos y agiliza los procesos internos.
Por tanto, IvDoc puede ser un magnífico aliado a la hora de implementar procesos de preservación digital, con independencia del sector, tamaño y objetivos de la organización.
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