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Sin lugar a dudas, el onboarding digital es un proceso de máxima importancia para cualquier empresa u organización, ya que tiene lugar en un momento decisivo para lograr una buena integración de los nuevos trabajadores o clientes. Además, este proceso se ha visto favorecido por la irrupción de soluciones 100% digitales, como la firma electrónica, que lo facilitan aún más si cabe.
En este artículo, veremos en qué consiste exactamente el onboarding en el ámbito digital, qué modalidades existen y cuáles son los beneficios de digitalizar estos procesos de acogida.
¿Qué es el onboarding digital?
El onboarding digital es el proceso de acogida e integración de las personas que se incorporan a la organización (empleados o clientes), a través de medios digitales.
El objetivo es que los recién llegados se sientan bien integrados en la compañía desde el primer momento, de modo que se reduzca la fricción lógica del primer contacto.
Por tanto, para los empleados, esto supone:
- Informarles detalladamente de la filosofía, políticas y normas de empresa.
- Detallarles las funciones del puesto y su posición dentro de la organización.
- Integrarlos dentro de la red de la compañía, de modo que conozcan lo antes posible a los demás miembros.
En el caso de la adquisición de clientes o usuarios, se trata también de facilitar y agilizar el proceso de compra o incorporación. El objetivo es aumentar la satisfacción del cliente en este primer contacto, así como maximizar las probabilidades de retención.
La digitalización del onboarding, como luego veremos, no hace sino agilizar y optimizar todo el proceso, al tiempo que puede suponer un considerable ahorro de costes para la organización.
Tipos de onboarding
Aunque existen distintas formas de clasificar el onboarding, las dos más importantes son las siguientes:
- En función de la persona acogida, tenemos los dos grandes tipos de onboarding (digital o no) que veíamos en el apartado anterior:
- Onboarding de empleados: como decíamos, se refiere al proceso de acogida e integración de nuevos trabajadores dentro de la empresa.
- Onboarding de usuarios o clientes: se refiere a la adquisición e incorporación de nuevos clientes a la compañía.
- De acuerdo con el formato, podemos distinguir entre tres tipos de onboarding:
- Onboarding digital: es el proceso de acogida e integración de nuevos empleados o clientes que se produce 100% en el ámbito digital. Por tanto, no requiere la presencia física del nuevo miembro o usuario. Como veremos, esta modalidad puede tener grandes ventajas respecto del onboarding presencial tradicional.
- Onboarding mixto o semi-on-site: en estos casos, el proceso de incorporación se inicia y se realiza parcialmente de forma remota (online). Sin embargo, debe completarse de forma presencial en las oficinas de la empresa.
- Onboarding presencial u on-site: es el tradicional onboarding 100% presencial. En estos casos, el nuevo empleado o cliente debe acudir a la sede de la compañía para identificarse, firmar documentos en formato papel, recoger cierta documentación, etc.
Dentro de estas dos clasificaciones básicas, pueden encajar prácticamente todos los ejemplos de onboarding (digital o no) que se puedan imaginar.
En cualquier caso, en este artículo nos centraremos en la modalidad digital, y especialmente en las ventajas que puede suponer respecto de la opción presencial.
Beneficios de digitalizar el proceso de onboarding
Efectivamente, cada vez es más común que los procesos de onboarding se realicen en el dominio digital, ya sea total o parcialmente. Y esto se aplica tanto para la incorporación de nuevos usuarios o clientes, como para acoger a los empleados recién contratados.
Pues bien, las principales ventajas que supone el onboarding digital respecto del presencial son las siguientes:
- Agiliza el proceso de incorporación del nuevo trabajador o cliente, disminuyendo los tiempos necesarios para completar el proceso de acogida. Por ejemplo, la firma del contrato puede realizarse antes de realizarse la incorporación propiamente dicha, gracias a soluciones como la firma electrónica o el certificado digital.
- Facilita los trámites necesarios. Al no requerir desplazamientos, trámites por correo ni la utilización de documentación en formato papel, todo el proceso va a resultar mucho más sencillo para la persona recién llegada.
- Posibilita una mayor estandarización, automatización y optimización del proceso. El onboarding digital puede incorporar un alto grado de automatización. Por tanto, una vez diseñado de forma correcta, es fácilmente replicable, minimizando la posibilidad de errores o inconsistencias.
- Aumenta la satisfacción de las nuevas incorporaciones. Desde luego, la fluidez y rapidez del proceso, con la eliminación de trámites y desplazamientos, hace que el proceso de onboarding digital pueda ser más agradable y satisfactorio que el presencial para los nuevos empleados o clientes.
- Mejora los ratios de retención de talento o de usuarios. Como consecuencia de todo lo anterior, es más probable que las personas recién llegadas a la organización se sientan mejor recibidas y más rápidamente integradas. Por tanto, es más probable que decidan continuar como empleados o clientes a medio y largo plazo. Y es que, según diversas estadísticas, el 70% de los trabajadores recién llegados toman la decisión de quedarse o marcharse dentro de los seis primeros meses.
- Ahorro de costes. Sin duda, la digitalización del onboarding va a permitir una disminución del gasto respecto del que supondría una incorporación on-site. Así, tanto la automatización como la utilización de documentos digitales permiten reducir tiempos, evitar desplazamientos y gastos de correo y, en muchos casos, reducir las horas de trabajo dedicadas a incorporar a los nuevos trabajadores o clientes.
Firma electrónica y onboarding digital
La firma electrónica suele ser un ingrediente imprescindible para realizar la mayoría de procesos de onboarding digital.
Así, existen dos grandes aspectos que, tradicionalmente, requerían la presencia de la persona que se incorporaba a la organización:
- Identificación. Ya se tratase de la contratación de un nuevo trabajador o de la adquisición de un cliente en ciertos sectores (bancos, aseguradoras, etc.), era preciso comprobar la identidad de dicha persona a través de documentación oficial y, en muchos casos, incluso de su presencia física.
- Firma de documentos. Indudablemente, los contratos de trabajo o de prestación de servicios requerían la firma manuscrita por parte del trabajador o cliente.
Sin embargo, el gran desarrollo experimentado por las herramientas de identificación y firma digital permiten a día de hoy realizar todos estos trámites de forma remota y con el mismo nivel de seguridad y validez jurídica.
Si quieres comprobar por ti mismo todas las posibilidades de estos sistemas, no dudes en solicitarnos una prueba de nuestra aplicación de firma digital gratis.
En definitiva, los procesos de onboarding digital son una pieza imprescindible dentro de la imparable transformación digital que se está produciendo en todos los sectores durante los últimos años.
De hecho, sus niveles de seguridad, comodidad y eficiencia garantizan que esta sea cada vez la vía más común para incorporar nuevas personas a una organización.
