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La firma digital facilita la gestión de los departamentos de RRHH tanto en sus procesos internos, entre personas y departamentos, como en sus relaciones con proveedores y personal externo de la empresa.
En este post analizamos tres aspectos fundamentales en los que la firma digital mejora el día a día de los profesionales de RRHH.
¿Por qué digitalizar los procesos de RRHH?
Es esencial que los departamentos de recursos humanos se digitalicen y optimicen sus procesos para seguir siendo competitivos.
Por ello, todas las empresas del sector y los departamentos de RRHH que aún no han digitalizado sus procesos, se encuentran sumergidos en la búsqueda de cómo automatizar de manera legal y segura, al tiempo que ofrecen una buena experiencia de usuario a sus empleados actuales y futuros, ya que es vital para atraer y retener al mejor talento dentro de tu empresa.
Además, digitalizando ciertas tareas y procedimientos, los departamentos de recursos humanos logran tener más tiempo para dedicar a otras tareas de mayor valor para la empresa: formación, motivación de los empleados, etc.
Y una buena forma de empezar a digitalizar tu departamento es haciendo uso de un buen software de firma electrónica, para después dar paso a la optimización y digitalización de otros procesos.
La firma digital, ¿cómo influye en los RRHH?
La tendencia hacia la digitalización de procesos y operaciones era ya una realidad antes de la irrupción de la pandemia en nuestras vidas, pero la Covid-19 provocó una rápida aceleración de la adopción de la tecnología en las empresas y cambió radicalmente nuestra forma de concebir el entorno laboral y el trabajo en sí mismo que ha llegado para quedarse.
Durante el periodo de confinamiento, numerosas compañías se vieron obligadas a sumarse a esta ola digital, automatizando procesos que tradicionalmente eran manuales y que les ha permitido ser más eficientes y certeros en sus decisiones por la eliminación de los errores humanos.
En este sentido, uno de los departamentos que más pueden aprovechar las bondades de la firma digital es el de recursos humanos. Esta área puede acelerar los procesos de contratación y de gestión laboral, eliminando todas aquellas tareas repetitivas y siendo más productivos en su día a día.
El objetivo de implementar la firma digital es que puedan destinar más tiempo a otro tipo de actividades con mayor valor añadido, como la elaboración de planes estratégicos, la búsqueda de nuevos proveedores, la negociación de los términos de un contrato o el fomento y consolidación de las relaciones internas y externas con proveedores y clientes.
Ventajas de la firma digital para RRHH
Automatización de la gestión documental
La contratación es una de las tareas a las que más tiempo dedican los profesionales de los recursos humanos. El primer gran beneficio está relacionado con esta realidad y es la automatización de la gestión documental, pudiendo digitalizar y simplificar los flujos de trabajo de los procesos de contratación.
De esta manera se eliminan los costes operativos que intervienen en los procesos repetitivos y que implican además el uso de papel, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia de los equipos.
Más información: ¿Cuánto tiempo pierde un departamento de RRHH gestionando contratos en papel?
Algunos de los procesos de contratación que pueden agilizarse con Signaturit es la elaboración de contratos laborales y con proveedores y sus posibles anexos como los acuerdos de confidencialidad o la prevención de riesgos laborales.
Desde el punto de vista de gestión laboral, la firma digital agiliza los procesos como la entrega de nóminas, las autorizaciones de cuenta, las comunicaciones laborales, las condiciones del puesto de trabajo, procedimientos legales, registro de la jornada laboral diaria o los permisos de vacaciones.
Agilización y la trazabilidad de los procesos de contratación
La segunda gran ventaja es la agilización y la trazabilidad a la hora de firmar contratos laborales, ya sea de nuevos empleados o para asesores externos.
Estos nuevos flujos crean una experiencia digital que es más rápida, más eficiente en costes, más segura y con menos riesgos al asegurarse el cumplimiento de la normativa legal vigente que posicionará a la empresa como una compañía moderna y puntera.
Refuerzo de los valores corporativos
Por último, en tercer lugar y no menos importante, la incorporación de la firma digital a la empresa supone una oportunidad para reforzar los valores corporativos y evidenciar el compromiso sostenible y responsable de la empresa con el medio ambiente.
Llevar a cabo una gestión digital de los recursos humanos y hacer partícipe a todos los empleados de esta filosofía es un importante paso en la constitución de una oficina sin papel, manteniendo todos los contratos y la documentación en formato digital, estando accesible de fácil y segura para las partes implicadas.
La buena gestión de las personas, una mejora competitiva
Como vemos, el departamento de recursos humanos es una de las piezas clave para la buena organización y el buen funcionamiento de una empresa. Sin embargo, debemos tener presente que las responsabilidades de estas áreas van mucho más allá de los procesos de contrataciones.
Las exigencias de los nuevos profesionales están cambiando y tener una buena reputación empleadora por la gestión de las personas es cada vez más importante para contar con los mejores en tu equipo, que se traduce en crecimiento e innovación y, por tanto, en una fuerte fuente de ventaja competitiva para la compañía.
Por ello, contar con las herramientas digitales adecuadas en este departamento es el mejor aliado del negocio para que optimizar y rentabilizar la gestión de los recursos humanos y dedicar cada vez más tiempo a aspectos como la atracción y la retención del talento, y de programas de bienestar laboral que potencien la marca empleadora.
Ventajas de la firma digital para RRHH
Así, la gestión digital de los recursos humanos es fundamental para ganar posiciones como un buen lugar para trabajar. El uso de una solución de firma digital mejora la experiencia del empleado desde el momento de su incorporación, firmando sus contratos y otros documentos de forma rápida y fácil, teniéndolos siempre accesibles para su consulta, y de forma posterior en todas aquellas partes de su trabajo que tengan que volver a firmar un documento como una baja por maternidad.
Además, por parte de la empresa ganan en velocidad en la gestión y optimizan los procesos de archivo documental.
Conclusión, la firma digital como aliada de los RRHH
En definitiva, digitalizar el departamento de recursos humanos con tecnologías como la firma digital de Signaturit es muy beneficioso tanto para la compañía por el ahorro de tiempo en tareas repetitivas, el aumento de la productividad y la eficiencia, la reducción de costes y errores y fortaleciendo su responsabilidad con el medio ambiente al eliminar el papel, como para todos sus stakeholders, posicionándola como una empresa moderna y segura.
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