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En una solución de firma electrónica es algo que se plantea cualquier empresa antes o después. Hay muchos factores a valorar para decidirse por realizar la inversión. Obviando todos aquellos relacionados con la seguridad jurídica que da una solución de firma electrónica, y el hecho de que permite realizar transacciones online con una firma tan válida como la manuscrita, hay otros aspectos que son determinantes a la hora de apostar por un servicio de firma electrónica, como es por ejemplo que puede ser ideal para ahorrar en personal.
Antes de adentrarnos en cómo la firma electrónica permite ahorrar en personal, es importante comprender qué es exactamente una firma electrónica y cómo funciona. La firma electrónica es un método que permite a las partes involucradas firmar digitalmente un documento, asegurando su autenticidad e integridad.
Signaturit utiliza tecnologías avanzadas de criptografía y seguridad para garantizar que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes y cumplan con los requisitos legales establecidos por el Reglamento eIDAS, haciendo que dichos trámites tengan una completa validez jurídica en el territorio de la Unión Europea, y una gran consideración alrededor de todo el mundo debido al alto nivel de exigencia del reglamento europeo.
Hoy por hoy es una solución que ya está ayudando a muchas empresas en sus tareas administrativas y de gestión contractual. Y así puede ayudar también a ahorrar en personal.
Eliminación del papel y la burocracia
Con la firma electrónica, ya no es necesario imprimir documentos, enviarlos por correo o requerir la presencia física de los clientes para obtener su firma. Esto elimina la necesidad de personal dedicado a la gestión de documentos en papel, su envío y almacenamiento.
También permite prescindir de la necesidad de oficinas y agencias para cuestiones como la recogida de firmas. Signaturit proporciona una plataforma digital segura donde los documentos pueden ser enviados, firmados y almacenados de manera eficiente, sin la necesidad de intervención manual. Con mucho menos personal es posible gestionar la documentación necesaria para cualquier trámite que requiera de la firma de un contrato.
Automatización de procesos recurrentes
El personal es uno de los activos más valiosos para cualquier empresa. Por ello, es importante que cualquier inversión en personal esté centrada en el negocio principal de la compañía, que rara vez será repetir los mismos procesos una y otra vez con documentos y papeles.
La firma electrónica permite automatizar los flujos de trabajo relacionados con la firma de documentos. Una vez que se ha establecido un flujo de trabajo con Signaturit, el proceso de obtención de firmas se vuelve rápido y sencillo.
Los documentos pueden ser enviados automáticamente a los firmantes, quienes pueden acceder a ellos desde cualquier dispositivo y firmar electrónicamente en cuestión de segundos. Esto reduce significativamente la intervención manual y acelera la finalización de los procesos.
Además, es posible monitorizar en todo momento los documentos que ya están firmados, o cuáles están pendientes de firma. Incluso se pueden configurar notificaciones y avisos para no perder de vista aquellos que deben ser revisados cuanto antes.
Oficinas virtuales en todo el mundo
La firma electrónica permite obtener firmas de clientes ubicados en cualquier parte del mundo, sin necesidad de que estén presentes físicamente. Esto es especialmente beneficioso para las empresas que operan a nivel internacional o tienen sucursales en diferentes ubicaciones geográficas.
Signaturit ofrece un servicio global, lo que facilita la obtención de firmas electrónicas de manera eficiente y sin restricciones geográficas. No es necesario contar con una oficina física en un país con personal en dicha oficina para enviar y recibir documentos con las correspondientes firmas.
Contar con una solución como la de firma electrónica de Signaturit permite tener oficinas virtuales en todo el mundo. Si el potencial cliente tiene un móvil, una tableta o un portátil, puede firmar los contratos y documentos con las máximas garantías jurídicas.
Teletrabajo
Se acabó la necesidad de contar con grandes oficinas con muchos puestos de trabajo. El teletrabajo ha permitido a muchos ganar en calidad de vida al poder realizar una mejor conciliación laboral. Aunque es probable que cualquier empresa siga requiriendo de una oficina, el tamaño de la misma y el gasto dedicado a esta se reducen de forma notable al habilitar el teletrabajo.
Con una solución de firma electrónica en la Nube desde la cual es posible enviar y recibir documentos con firmas con todas las garantías jurídicas, y sin necesidad de tener que trabajar con archivos en papel, el personal puede trabajar desde casa sin problemas.
Incluso si se hace necesario contar con una persona trabajando en una localización geográfica precisa, no es necesario habilitar una oficina en cada uno de estos lugares, pudiendo así ampliar la cantidad de delegados con los que una empresa cuenta sin necesidad de tener que instalar una oficina en cada región.
El personal técnico justo y necesario
La nueva era digital ha llevado a que muchas empresas hayan tenido que crear un departamento dedicado exclusivamente a las operaciones online. Sin embargo, el personal técnico de cualquier negocio debe estar centrado en el negocio principal de la empresa, y no en cuestiones de administración recurrentes como puede ser la documentación.
No tiene sentido invertir en servidores internos donde almacenar la documentación de forma segura, donde cada vez será más necesario una mayor inversión para evitar ciberataques.
Sobre todo cuando es posible contar con un servicio líder en soluciones de confianza online como son los ofrecidos por Signaturit, elegido por más de 245.000 clientes que ya están firmando sus acuerdos utilizando nuestra plataforma.
La solución de firma electrónica de Signaturit puede ser integrada en cualquier plataforma propia de gestión o puede ser utilizada de forma independiente para la gestión de documentos y firmas.
Signaturit utiliza los servicios en la Nube de Amazon Web Services, una referencia internacional en el mundo de la computación online, para asegurar así los máximos estándares de seguridad y ofrecer la total tranquilidad a los clientes de que toda su documentación está en las mejores manos posibles.
La demo gratuita de Signaturit es la mejor forma de probar las soluciones de firma electrónica disponibles, y de informarse sobre cómo nuestra plataforma puede ayudar a cualquier empresa a realizar una gestión documental óptima y segura.
Integración y automatización de envío de contratos
Por último, el contar con una solución de firma electrónica como la que ofrece Signaturit, permite integrar el sistema en cualquier software de gestión que ya esté usando la empresa turística, sin importar si se dedica al alojamiento, a los desplazamientos, o a los servicios turísticos.
No es necesario optar por otro software diferente, pues es posible adaptar la solución de Signaturit al mismo ; sacando el máximo partido al servicio automatizando el envío de contratos para firma, con notificaciones y con supervisión de cuáles están firmados o con alertas de cuáles hay pendientes de firma.
Puedes solicitar una demo gratuita de Signaturit para probar en vivo las funciones que pueden ayudar a cualquier empresa a agilizar todos sus trámites y a obtener las firmas en los contratos y documentos de la manera más rápida, con total seguridad jurídica.
