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¿Qué es la transformación digital en recursos humanos?
Si bien la digitalización y el uso de tecnologías ya comenzaba a implantarse en el día a día de muchas grandes corporaciones, el confinamiento ha dado como resultado que la mayoría de las empresas dieran el salto a la digitalización e incurrieran en inversiones que antes no se planteaban. Pero no debemos olvidar que a medida que las organizaciones se enfrentan a la adaptación digital de su negocio, deben llevar a cabo ese mismo proceso a nivel cultural digital dentro de la organización.El momento actual nos ha hecho avanzar hacia organizaciones más ágiles, organigramas más planos y empleados más empoderados, y en este sentido el cambio más extendido ha sido la implantación del teletrabajo: una modalidad que como bien sabemos ha llegado para quedarse.
Cada vez son más las empresas que asumen que esta flexibilidad es ya la nueva forma de trabajar, algo que los lleva a replantearse incluso la organización de los espacios de trabajo y a utilizar medios tecnológicos para establecer métodos efectivos de teletrabajo.
Pero este caminar hacia una realidad laboral flexible está repleto de retos, y el siguiente al que debemos hacer frente atañe especialmente al departamento de Recursos Humanos, que debe responder a una cuestión clave: cómo establecer y mantener la cultura corporativa con una fuerza laboral remota.
Ante esta disyuntiva son de nuevo las compañías que ayudan a la digitalización como Signaturit quienes han adquirido una función estratégica, ayudando a firmar contratos de trabajo digitalmente, implementando así nuevas técnicas de formación y selección de personal en remoto.
5 acciones básicas para planificar la transformación digital desde el departamento de recursos humanos
1. Auditoría
Auditoría interna
La auditoría interna es necesaria para saber en qué punto de un proceso de transformación digital se encuentra una empresa. Y para ello, desde el departamento de recursos humanos se deben realizar encuestas a los empleados, para preguntarles por su opinión, saber qué necesitan y entender qué dificultades encuentran al abordar los cambios que conlleva un proceso de transformación digital. Al fin y al cabo, los empleados son quienes deben cambiar de hábitos, de mentalidad y utilizar nuevas herramientas digitales en su día a día.Auditoría externa
De igual manera, hay que conocer qué están haciendo al respecto otras compañías del sector y sectores afines. Para realizar una auditoría externa, es importante realizar un estudio de benchmarking: investigar qué acciones están emprendiendo los departamentos de recursos humanos de otras compañías frente a la transformación digital. Ello nos permitirá recoger un abanico de buenas prácticas potencialmente aplicables a nuestra empresa.>> Post relacionado: 5 herramientas indispensables en un departamento de RRHH digital
2. Estrategia y hoja de ruta
Una vez hemos realizado una auditoría interna y externa para saber de dónde partimos en un proceso de transformación digital, debemos confeccionar una hoja de ruta o road map para marcarnos el camino y las pautas a seguir, tanto a corto como a largo plazo. Entre otras cosas, deberemos definir a los responsables de implementar las acciones que sean necesarias, en este caso liderados por el departamento de recursos humanos, y determinar el tiempo que se va a necesitar para implementar cada acción. La hoja de ruta nos permitirá controlar de manera más detallada y estructurada los diferentes hitos a conseguir y el tiempo necesario para cada uno de ellos.>> Post relacionado: ¿Cómo mejorar la eficiencia de la empresa desde el departamento de RRHH?
3. Project Plan
El project plan forma parte de nuestra hoja de ruta, y debe contener los siguientes apartados:-
Comunicación digital interna
Para potenciar la comunicación interna, el departamento de recursos humanos deben impulsar la implementación de herramientas como la intranet, que ofrece a los empleados un espacio en el cual pueden interactuar entre ellos de una manera rápida, intuitiva y directa. La intranet favorece una comunicación constante intra e interdepartamental, además de que facilita que los empleados compartan información de interés entre ellos, lo que a su vez redunda en una mejora de los conocimientos de toda la organización.. -
Herramientas de colaboración
Con la incorporación de herramientas colaborativas digitales en las empresas se ha logrado mejorar la eficiencia del trabajo en equipo, puesto que nos permiten coordinar y trabajar mejor de manera conjunta, independientemente del espacio geográfico e incluso temporal. Existen multitud de herramientas que permiten trabajar en equipo de forma más eficiente, como la G-suite de Google por ejemplo, que permite compartir todo tipo de documentos y que varias personas pueden trabajar en ellos a la vez. En los documentos de Google, el historial de cada cambio queda registrado, y no hay confusiones respecto a cuál es la última versión de un documento. Además, todo se guarda en la nube, con lo cual puede accederse toda la documentación compartida desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
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Digital employer branding
En la actualidad, las personas no sólo buscan un buen salario o un trabajo estable, sino que buscan empresas con un ambiente laboral comunicativo y transparente. En este sentido, las redes sociales se han convertido en una ventana para mostrar cómo es una empresa por dentro, y son un canal fundamental para atraer al talento que mejor se identifica con los valores y la causa de una organización. Una de las estrategias de employer branding que muchos departamentos de recursos humanos ya están poniendo en marcha actualmente es lo que se conoce como “digital employee ambassadors”: son programas en los que los empleados se encargan de difundir contenido acerca de la empresa a través de sus propias redes sociales.
De esta manera, difundiendo contenido relacionado con el ambiente de trabajo por parte de alguien que trabaja en la empresa, se consigue que los potenciales candidatos tengan una visión mucho más personal, creíble y cercana de cómo son las personas que forman parte de ella.
El contenido compartido por los empleados consigue 8 veces más fidelidad y credibilidad que el compartido por la marca. – Incipy
- Espacios de trabajo innovadoresLas herramientas digitales nos permiten no depender de un espacio fijo, y esto impulsa la creación y el uso de espacios de trabajo que favorecen la comunicación y en los que se pueden exponer ideas innovadoras de forma más natural.
Son cada vez más comunes empresas en las cuales no existe una mesa o silla asignada a cada persona, en donde los lugares de trabajo son abiertos, diáfanos e incluso móviles y transportables a cualquier sitio de la oficina. Desde los departamentos de recursos humanos se debe apoyar la habilitación de espacios de recreo y colaboración abiertos, que invitan a la gente a conversar más, generar ideas, establecer nuevas colaboraciones, etc.
«Los espacios ayudan a generar comportamientos.» – Gloria Ausió, Directora de RRHH en Ricoh Spain
4. Plan de adopción y comunicación
Durante todo el proceso de transformación digital, el departamento de recursos humanos debe informar a sus empleados sobre la importancia del uso de las herramientas digitales que se decidan implementar, para que se saque el mayor rendimiento de ellas. Lo ideal es predicar con el ejemplo: si los managers empiezan a utilizarlas, será más fácil que poco a poco el resto de los empleados las empiece a utilizar también. Asimismo, es imprescindible informar bien sobre cómo se usan las herramientas introducidas. Se deben analizar las posibles barreras que existan y se debe ofrecer formación a los empleados que lo necesiten para aprender a usarlas. Al fin y al cabo, la tecnología es un habilitador, pero por sí misma no sirve para nada. Los empleados deben aprender a usar bien toda la tecnología que se ponga a su disposición.>> Post relacionado: 5 herramientas digitales para desarrollar el potencial de tu departamento de ventas
5. Establecer KPIs para poder medir y mejorar
Para conocer de manera cuantitativa el impacto que tiene los cambios introducidos desde el departamento de recursos humanos, se deben establecer indicadores o KPIs. Estos indicadores se deben adaptar al tipo de acciones emprendidas en proceso de transformación digital. Algunos ejemplos serían: nivel de engagement por parte de los colaboradores, repercusión en la productividad, eficiencia en los procesos de selección, número de proyectos colaborativos realizados, repercusión en la comunicación interna, etc.Conclusión
Además de estas 5 acciones, para poner en marcha un proceso de transformación digital desde el departamento de recursos humanos, se deberá tener siempre presente la importancia de crear una cultura enfocada a la innovación. Ello no sólo se consigue incorporando herramientas digitales, sino sobre todo inculcando una mentalidad digital, algo que va más allá de cualquier conjunto de acciones enfocadas al objetivo de transformación digital. Por último, hay que tener en cuenta que para alcanzar cualquier objetivo planteado desde recursos humanos resulta clave contar con el compromiso por parte de la dirección, puesto que ellos son los principales encargados de fomentar la visión que subyace a cualquier proyecto de transformación digital.
