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Las notificaciones electrónicas se han convertido en una prioridad para cualquier empresa, sobre todo cuando vienen de determinadas Administraciones Públicas y pueden derivar en importantes sanciones económicas.
Es clave entender la importancia de las notificaciones electrónicas, por qué las empresas deben estar al tanto de ellas, y también qué tipo de sanciones se pueden recibir por no atenderlas de forma correcta.
Realmente, es muy fácil tener en un solo lugar todas las notificaciones electrónicas de Administraciones Públicas como Hacienda para no despistarse con ninguna. Grupo Signaturit ofrece con su servicio IvNeos esta posibilidad. Pero para entender por qué es tan importante contar con un servicio de estas características, también es importante entender a fondo qué son las notificaciones electrónicas y las consecuencias de desatenderlas.
¿Qué es una notificación electrónica y para qué sirve?
Una notificación electrónica es un documento que se envía a través de internet para comunicar alguna información oficial relevante. Estas notificaciones son emitidas por la Agencia Tributaria a los contribuyentes en relación a sus obligaciones fiscales, pero también por muchas otras entidades de la Administración Pública, como podría ser la Seguridad Social, la DGT, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, y un largo etcétera.
Estas notificaciones tienen diferentes fines, pero en lo que se refiere a Hacienda, su función suele ser informar al contribuyente sobre sus obligaciones fiscales, informar sobre los resultados de las verificaciones tributarias y notificar la liquidación de deudas contraídas con Hacienda. Además, pueden contener otros tipos de información, como avisos generales acerca de cambios legislativos o errores en documentos emitidos por Hacienda.
Es importante recordar que estas notificaciones no son meramente informativas: si se pasan por alto, la Agencia Tributaria tiene el derecho a imponer sanciones a aquellos contribuyentes que no consulten sus notificaciones electrónicas. Por eso, no es algo que tomar a broma.
Si eres empresa, recibir las notificaciones electrónicas es obligatorio por ley
Recibir las notificaciones electrónicas de Hacienda es obligatorio por ley para todas las empresas. Realmente, no solo de Hacienda, sino de todas las Administraciones Públicas.
Aunque hablamos de empresa, podemos generalizar a cualquier entidad jurídica, aunque podemos precisar más en base a lo dictado en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, donde se habla de cinco grupos principales que están obligados a relacionarse con la Administración por medio de vías electrónicas:
- Personas jurídicas.
- Entidades sin personalidad jurídica.
- Quienes ejercen una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, como es el caso de notarios y registradores de la propiedad y mercantiles, entre otros.
- Aquellos que representen a un interesado que tenga la obligación de relacionarse por vía electrónica con la Administración.
- Los propios empleados de las Administraciones Públicas cuando tengan que realizar actuaciones o trámites con estas debido a su condición de empleado público.
E incluso esta obligación puede extenderse para algunos procedimientos y colectivos de personas físicas que por diferentes circunstancias quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
Qué multa puede recibir tu empresa por desatender las notificaciones electrónicas
No consultar las notificaciones electrónicas de Hacienda puede llevar a serios problemas para tu empresa, ya que la Administración Tributaria puede imponer sanciones económicas. Si bien estas multas varían según el caso y el tiempo transcurrido desde que fue enviado el aviso o notificación, es posible encontrarse con una sanción básica de 150 euros, hasta una sanción de 600.000 euros.
Aunque una sanción puede llegar derivada de un error humano en una presentación de una declaración o de un error administrativo en la gestión de la contabilidad o de la gestión tributaria, lo cierto es que recibir una sanción por desatender una notificación electrónica no tiene sentido ninguno cuando existen los medios para reducir al máximo los errores relacionados con la atención debida de las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas.
Cómo evitar las sanciones recibiendo las notificaciones electrónicas en una única plataforma
Recibir las notificaciones electrónicas de la Administración Pública en una única plataforma es una excelente forma de evitar sanciones. IvNeos de Grupo Signaturit es el servicio ideal para recibir todas tus notificaciones, con los siguientes beneficios:
- Puedes conectar todos los buzones profesionales a un solo lugar. Esto te evita perder el tiempo y la energía revisando todos y cada uno individualmente, reduciendo considerablemente el riesgo de sanciones por no ver alguno de ellos.
- La plataforma te permite programar recordatorios, por lo que no hay excusas para olvidar responder exactamente a la fecha establecida.
- IvNeos te notificará en seguida si hay algún cambio en la documentación entregada, lo que te garantiza no ser sorprendido por ningún imprevisto.
- Además, puedes firmar electrónicamente todos los documentos relacionados con Hacienda ya sea desde tu ordenador o dispositivo móvil sin necesidad de descargar ningún programa o aplicación adicional, estés donde estés.
Organiza las notificaciones electrónicas para no desatender ninguna
Mantener todas tus notificaciones electrónicas organizadas es una de las principales reglas para no incurrir en sanciones. Con IvNeos hay diferentes formas de organizar las notificaciones electrónicas recibidas. Es posible organizarlas por fecha de recepción o por quién es la entidad que la envía.
También es posible categorizarlas por parámetros personalizados que queramos asignar a cada una de las notificaciones para agruparlas según nuestro interés.
Es posible establecer alertas personalizadas para que no olvides ninguna notificación, y poder responder antes del plazo establecido.
Organiza tus notificaciones electrónicas con IvNeos y evita posibles sanciones por desatenderlas.
Redirige y responde a las notificaciones electrónicas de la forma más ágil
Por último, una de las características claves de IvNeos de Grupo Signaturit es que con el servicio puedes incluso redirigir diferentes notificaciones a los departamentos de la empresa correspondiente, para que se encarguen de estas o puedan preparar todo el material requerido para dar respuesta a dicha notificación.
Desde el panel centralizado será posible ver el estado de la notificación electrónica, sabiendo si ha sido gestionada o si todavía requiere de atención.
Y una vez que se ha tomado una decisión sobre cómo dar respuesta a una notificación de Hacienda, será posible enviar la respuesta, o incluso enviar cualquier clase de escrito directamente desde la plataforma IvNeos, firmando de forma electrónica el documento, y teniendo este valor legal para la Agencia Tributaria según su normativa.
Si quieres, puedes solicitar ya una demo de IvNeos para que veas por ti mismo cómo puede ayudar a tu empresa u organización a gestionar de forma correcta las notificaciones electrónicas de Hacienda y de toda la Administración Pública de manera que puedas atender todas ellas de forma efectiva.
