Tabla de contenidos
La conversión de las oficinas a modelos paperless es algo que se está convirtiendo en cada vez más habitual. No solo contribuye al medio ambiente al reducir la cantidad de papel utilizado de forma innecesaria, sino que además el modelo de oficina sin papel también supone un importante ahorro económico para la empresa, así como un ahorro en tiempo, en personal, y en la necesidad de tener un lugar donde mantener almacenada y organizada toda la documentación.
Ya hablamos en profundidad sobre qué es una oficina paperless y las ventajas que ofrece. Sin embargo, tan importante como conocer la teoría es saber cómo llevarla a la práctica. Precisamente por ello vamos a darte algunas claves que pueden establecer el plan a seguir para convertir tu oficina en un lugar de trabajo sin papel.
Evalúa tus necesidades
Antes de empezar a tomar medidas sin ton ni son, es bueno analizar cuáles son las necesidades precisas de la empresa y todas las gestiones que requieren del uso del papel. Rápidamente localizaremos muchas gestiones en las que podemos prescindir absolutamente del papel sin que eso afecte a nuestra forma de trabajar ni a nuestra dinámica.
Pero también encontraremos algunas tareas clave donde parezca más complicado prescindir del papel. Es en estas en las que tenemos que focalizarnos para encontrar alternativas válidas donde no sea necesario el uso de papel.
Digitaliza la documentación existente
Una vez que tengas claras las necesidades de la empresa respecto a los procesos en papel, habrá que centrarse en la digitalización de todos los documentos con los que se cuentan en la actualidad. Muchos de estos documentos no pueden ser triturados y olvidados, pues se pueden necesitar incluso años después.
Aunque es posible comenzar a trabajar en paralelo con papel y con medios digitales hasta que estemos preparados para dar el salto definitivo, lo ideal es que en algún momento se haga un trabajo específico de digitalización de la documentación existente. Para esto, lo ideal es contar con un sistema de gestión documental donde podamos tener acceso a la documentación y poder realizar búsquedas en este.
Claro está, tiene que ser uno que cumpla con las normativas de protección de datos y que aporte la confianza necesaria para la empresa.
Implementa la firma electrónica
Una de las grandes dificultades a las que se enfrenta una empresa cuando quiere convertir su oficina a un modelo paperless tiene que ver con los procesos de firma. El valor de la firma manuscrita está muy por encima del escaneo de un documento firmado. Debido a ello, contar con una solución de firma electrónica es clave para poder pasar a una oficina paperless.
Debe tratarse de una solución de firma electrónica con reconocimiento de la Unión Europea según el Reglamento eIDAS de confianza en transacciones electrónicas. Y en función de la importancia que tengan los documentos a firmar será necesario contar con un tipo de firma electrónica que ofrezca mayor validez jurídica o no. Por todo ello, es importante que el servicio de firma electrónica ofrezca diferentes posibilidades para cada caso.
Utilizar una solución de firma electrónica no solo ofrece beneficios respecto a la validez jurídica de la firma de los documentos, ni tampoco solo desde un punto de vista medioambiental al prescindir del papel. El uso de una solución de firma electrónica supone un ahorro de costes. Tú mismo puedes estimarlo con nuestra calculadora ROI sobre el uso de firma electrónica.
Comunicación electrónica, incluso con tus clientes
A la hora de realizar comunicaciones de cualquier tipo, tanto entre el equipo interno de la empresa, como con el exterior, es habitual el uso de papel. No obstante, hay muchas formas de comunicarse y trabajar en equipo sin necesidad de imprimir y pasarse papeles.
La comunicación electrónica es una vía rápida e instantánea para el envío y recepción de mensajes, pero también para el envío de documentación. Es importante ofrecer los medios a empleados y clientes para que puedan relacionarse con nosotros y entre ellos por vía electrónica.
Además de encontrar una plataforma de comunicación digital que sea segura y óptima para nuestra empresa, también es vital que cualquier documento que enviemos al exterior esté adecuadamente protegido para que solo pueda acceder el verdadero destinatario y para que no pueda ser modificado sin autorización. En algunos casos, es posible que hasta queramos enviar un documento con certificación de envío.
Con una solución de firma digital para documentos podemos añadir un sello de tiempo a los archivos para que estos no puedan ser modificados sin que quede un registro de ello. Y hasta es posible establecer que únicamente pueda ser abierto si el destinatario se identifica de forma fiable con un certificado electrónico.
No solo ahorramos papel al enviar propuestas comerciales, contratos o cualquier otro documento necesario por vía online, sino que también esto nos da posibilidades que no tenemos al mandar un documento físico.
Saca el máximo partido a la Nube
Para poder convertir el lugar de trabajo en una oficina paperless es importantísimo aprovechar al máximo las opciones que nos da la red. No solo podemos utilizar almacenamiento en la Nube para tener archivos digitalizados, sino que también podemos utilizar cualquiera de las infinitas herramientas online que hay disponibles para trabajar en línea.
Estas herramientas son de muchos tipos. Podemos encontrar aplicaciones para escribir documentos online, para crear hojas de cálculo, para controlar la facturación o los recursos humanos, o incluso para tareas más específicas como creación de elementos promocionales y publicitarios, o el diseño de planes de trabajo.
Como son herramientas online, muchas de ellas ofrecen la posibilidad de trabajar en modo colaborativo. De esta forma, todos los empleados pueden trabajar de forma sincronizada con sus compañeros, sin necesidad de tener que pasar papeles entre ellos. Hasta es posible que trabajen sin necesidad de estar localizados en la oficina.
Reduce la impresión y forma a tus empleados en el paperless
Para obtener los resultados esperados no solo vale con tomar algunas medidas estructurales. Es necesario que todos los empleados se conciencien sobre la necesidad de reducir la impresión.
Se pueden establecer pautas sobre qué documentos deben imprimirse y cuáles nunca deben imprimirse. Se puede reducir el número de impresoras disponibles o incluso el número de impresiones para cada impresora si tenemos algún servicio de pago por uso.
Pero por supuesto, será necesario formar a los empleados para que ellos mismos vean de primera mano cómo sacar partido a las herramientas que se les provee para reducir las impresiones.
Prescindir de los documentos en papel permitirá ser más amigable con el medio ambiente. De hecho, Signaturit cuenta con la certificación de Medio Ambiente ISO 1400, por lo que puede ser un buen paso para reducir las cifras de emisiones y acercarte a la meta de cero carbono.
