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En este artículo analizaremos en detalle qué es el certificado de empresa y por qué es un elemento clave para empresa y trabajador en los supuestos de cese de la actividad laboral.
Además, veremos cuál es el contenido mínimo que, según la normativa vigente, deben tener este tipo de certificados y cómo deben comunicarse al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).
¿Qué es el certificado de empresa?
El certificado de empresa es aquel documento que elabora el empresario para dejar constancia del cese de la relación laboral y las causas que la motivaron, de cara a acreditar la situación de desempleo del trabajador.
Como veremos en los siguientes apartados, este documento desempeña un papel esencial en el ámbito de las prestaciones públicas por desempleo.
¿Para qué sirve el certificado de empresa?
Efectivamente, el certificado de empresa tiene como principales finalidades las siguientes:
- Documentar el cese de la relación laboral entre empresario y trabajador en una fecha determinada.
- Acreditar la causa o motivo por el que se produjo dicho cese.
- Por tanto, el objetivo fundamental de este documento será servir de base para determinar si el trabajador tiene o no derecho a percibir la prestación por desempleo.
De este modo, si el trabajador cesa por voluntad propia, no va a tener derecho a cobrar dicha prestación. Por el contrario, en principio, sí lo tendrá en los siguientes supuestos:
- Despido.
- Finalización de la relación de trabajo por fallecimiento, jubilación o incapacidad de la empresaria o empresario.
- Finalización del contrato temporal por expiración del tiempo convenido o realización de la obra o servicio objeto del contrato.
- Cese por no superar el periodo de prueba.
- Finalización del periodo de actividad productiva.
- Finalización de la relación administrativa temporal de personal funcionario de empleo y personal contratado administrativo.
- Cese como socia o socio trabajador de una cooperativa en periodo de prueba, expulsión improcedente, o cese temporal o definitivo en la actividad de la cooperativa por causas económicas, tecnológicas, organizativas, de producción o por fuerza mayor, finalización del vínculo societario de duración determinada.
- Finalización o suspensión de la relación de trabajo por ser víctima de violencia de género.
- Decisión de la persona trabajadora de finalizar la relación laboral por alguna de las causas siguientes:
- Modificación de las condiciones de trabajo (horario, jornada…).
- Falta de pago o retraso continuado del pago del salario.
- Traslado del centro de trabajo.
¿Qué debe figurar en el certificado de empresa?
De acuerdo con el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, y la demás normativa aplicable, el certificado de empresa debe contener, entre otras cuestiones, los siguientes datos:
- Nombre y cargo de la persona que firma el certificado.
- Datos identificativos de la empresa.
- Datos identificativos del trabajador.
- Tipo y duración del contrato.
- Profesión y categoría del trabajador.
- Causa y fecha de extinción o suspensión de la relación laboral. Entre otras causas, estarían los distintos tipos de despido, un ERTE, baja voluntaria, excedencia, etc.
- Bases de cotización de los últimos 180 días precedentes a la fecha de la suspensión o extinción de la relación laboral.
- Lugar de emisión del certificado, fecha y firma.
En cualquier caso, si quieres ver un modelo completo de certificado de empresa del SEPE, puedes consultarlo en este enlace.
¿Quién tiene que enviar el certificado de empresa?
La obligación de emitir y enviar el certificado de empresa corresponde al empresario, de acuerdo con el Texto Refundido de la Ley de Seguridad Social y su normativa de desarrollo.
En este sentido, la Orden TIN/790/2010, de 24 de marzo, por la que se regula el envío de los datos del certificado de empresa al Servicio Público de Empleo Estatal por medios electrónicos, establece que las empresas y demás sujetos obligados a dicho envío deberán hacerlo en el mismo día en que se produzca el cese, suspensión o reducción de la jornada laboral o, en todo caso, al día siguiente en que el trabajador lo solicite al empresario.
Como luego veremos, el sistema de envío de certificados de empresa por medios electrónicos se llama Certific@2, y es accesible a través de esta sección de la sede electrónica del SEPE.
Por tanto, lo más habitual es que la empresa remita directamente el certificado a esta institución, en vez de entregarlo en mano al trabajador. No obstante, este tiene derecho a obtener una copia por parte del propio SEPE, si así lo solicita.
¿Qué sucede si el empresario incumple su obligación?
Si el empresario no cumple, en tiempo y forma, con su obligación de entregar y (en su caso) enviar el certificado de empresa como exige la ley, incurrirá en una infracción expresamente tipificada por la ley.
Así, el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, considera como infracción grave la siguiente:
«No entregar al trabajador en tiempo y forma, cuantos documentos sean precisos para la solicitud y tramitación de cualesquiera prestaciones, incluido el certificado de empresa, o la no transmisión de dicho certificado, en el caso de sujetos obligados o acogidos a la utilización de sistemas de presentación por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, conforme al procedimiento establecido».
Así, este tipo de infracciones llevan aparejadas multas económicas que oscilarán entre los siguientes importes:
- En su grado mínimo, de 751 a 1.500 euros.
- En su grado medio, de 1.501 a 3.750 euros.
- Finalmente, en su grado máximo, de 3.751 a 7.500 euros.
Gestiona tus certificados de empresa
Como veíamos, el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) ha habilitado una aplicación informática para enviar y consultar certificados de empresa por medios telemáticos: Certific@2.
Para realizar la comunicación de los datos del certificado de empresa, la aplicación ofrece dos opciones:
- Comunicarlo mediante un fichero XML.
- Incorporar los datos de forma manual en un formulario web disponible en la web del SEPE.
En cualquier caso, para poder acceder a esta modalidad de gestión telemática de certificados de empresa, es imprescindible contar con la correspondiente autorización. Esta puede solicitarse tanto de forma presencial como a través de internet, siempre que se cuente con certificado digital, DNI electrónico o usuario/contraseña en la plataforma Cl@ve.
Así, esta tramitación electrónica agiliza y facilita la tramitación del certificado de empresa, permitiendo prescindir del formato papel. Por tanto, al igual que es fundamental saber cómo mejorar el proceso de reclutamiento, también lo será el poder gestionar de forma más eficiente la salida de los trabajadores.
En ambos casos, la posibilidad de firmar electrónicamente los documentos, a través de un certificado digital reconocido, facilita en gran medida este tipo de trámites.
Ahora bien, en una organización que maneja distintos certificados, con múltiples usuarios y diferentes niveles de autorización, es esencial llevar un control adecuado de su uso. Para ello, se hace muy recomendable contar con un gestor de certificados digitales como IvSign, que te permite almacenar y gestionar todos tus certificados en la nube, para utilizarlos desde cualquier dispositivo y sin perder nunca el control de su uso.
