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En el ámbito laboral, la formalización de los contratos es una parte fundamental para establecer los derechos y obligaciones tanto del empleador como del empleado. Sin embargo, no basta con redactar un contrato cuidadosamente, sino que también es crucial utilizar un proceso de firma adecuado para garantizar la validez y legalidad del documento.
Aunque en ocasiones se habla de aquellas cláusulas en un contrato que pueden no tener validez legal o que incluso pueden llevar a que el contrato con un empleado sea nulo, lo cierto es que a veces una cuestión que debería ser tan sencilla como la firma del documento puede derivar en que el mismo pueda ser anulado.
La importancia de la firma en el contrato
En primer lugar, es importante comprender la importancia de una firma adecuada en un contrato laboral. Es mucho más que un símbolo necesario para un trámite. La firma es una manifestación de consentimiento y aceptación de las condiciones establecidas en el documento.
Es una forma de asegurar que ambas partes involucradas están de acuerdo con los términos y condiciones del contrato. Sin una firma adecuada, el contrato puede ser impugnado y considerado inválido en un tribunal, lo que puede generar una serie de problemas legales y financieros para ambas partes.
La empresa debe proporcionar todos los medios necesarios para que ambas partes puedan mostrar su consentimiento con el contenido del contrato de forma efectiva y clara. Pues de no ser así, sería la responsable de no haber puesto los medios necesarios.
Con un contrato no firmado adecuadamente, un empleado podría estar en su derecho de impugnar dicho contrato. Incluso aunque el contenido del contrato sea claro y válido, la firma podría no tener validez legal suficiente.
La responsabilidad de que el contrato se pueda firmar de forma adecuada recae sobre la empresa, por lo que es muy importante que se pongan todos los medios necesarios. Hoy en día, una de las mejores opciones es optar por una solución de firma electrónica adecuada y completa.
Los riesgos de la firma en papel
Aunque la firma manuscrita tiene gran validez jurídica, hay que tener presente que también implica algunos riesgos. Para empezar, una firma ilegible o no reconocible puede tener como consecuencia la nulidad de un contrato. Tanto la realización de una firma en papel, como el almacenar este de la manera correcta, pueden llevar a una firma ilegible por muchos motivos.
Por otro lado, el papel es susceptible de ser modificado con posterioridad, destruido o extraviado. Todo ello lleva a que no sea la opción ideal cuando el objetivo es tener la máxima seguridad jurídica en la firma de los contratos con los empleados.
Además, la firma en papel se vuelve una opción compleja cuando el contrato se realiza con personas que se encuentran en diferentes ubicaciones geográficas a la de la empresa, pues hay que enviar múltiples copias, con los riesgos que existen respecto a extravíos o modificaciones no autorizadas, así como el tiempo que se pierde.
No todas las firmas electrónica son válidas
Pero el optar por sistemas de firma por vía electrónica no implica que ya nos ahorremos todos los riesgos. Al contrario, algunos sistemas de firma electrónica no son válidos para realizar la firma de un contrato de trabajo si queremos asegurarnos de que esta tenga un completo valor legal y aporte seguridad jurídica.
Si se opta por la firma electrónica del contrato será necesario tener en cuenta lo establecido en el Reglamento de la Unión Europea 910/2014 en referencia a la identificación electrónica y servicios de confianza, así como la Ley 6/2020 reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
Incluso habría que valorar las aclaraciones que ha realizado la Dirección General del Trabajo respecto a la validez de los diferentes tipos de firmas de un contrato de un empleado en base a las consideraciones de los tribunales en diferentes casos.
En base a todo esto, se puede decir que una firma escaneada no es válida bajo ningún concepto. Escanear una firma hecha en papel y añadirla a un documento no tiene valor jurídico, y el contrato podría impugnarse. Lo mismo sucede si la firma se ha realizado dibujando un trazo sobre un documento utilizando cualquier editor de imagen.
Las firmas electrónicas válidas de Signaturit para contratos de trabajo
Para que el contrato de un empleado sea válido, es necesario poder identificar al firmante de forma inequívoca para reconocer su conformidad respecto al contenido del contrato. Los mencionados formatos de firma no permiten identificar al firmante, como es obvio.
No obstante, los servicios de firma electrónica de Signaturit sí. Tanto la firma electrónica avanzada, como la firma electrónica cualificada, tanto con certificado digital de terceros como con el certificado digital de Signaturit, permiten identificar al firmante. De esta forma, cumplen con la normativa y los requerimientos para que el contrato sea válido y aporte la máxima seguridad jurídica para ambas partes.
Además, Signaturit es Prestador cualificadode servicios de confianza según los requerimientos del Reglamento eIDAS, reconocido por los organismos europeos como empresa proveedora de confianza, lo que hace que el uso de sus servicios tenga valor jurídico en cualquier región de la Unión Europea.
Firma electrónica también por SMS
La empresa es responsable de ofrecer los medios necesarios para que los empleados puedan cumplimentar y firmar el contrato de forma efectiva. Cuando se trata de empleados que se encuentran en ubicaciones geográficas diferentes, la firma electrónica es la opción ideal.
Pero lo cierto es que en muchos casos se hace uso del correo electrónico para el proceso. No obstante, no todos los potenciales empleados cuentan con un correo electrónico o quieren utilizar este medio.
No poner a disposición del empleado un medio de firma simplemente por el hecho de no contar con un correo electrónico o no querer utilizarlo no exime a la empresa de la responsabilidad de tener que formalizar adecuadamente el contrato.
Signaturit ofrece la posibilidad de realizar firma electrónica avanzada por SMS. El empleado recibe un SMS con un enlace que ejecutará en el navegador y en el que podrá realizar todo el proceso de firma con identificador del firmante por medio de biometría.
Otras ventajas de la firma electrónica respecto a la firma en papel
Además de la posibilidad de realizar la firma de contratos de trabajo sin que el empleado tenga que acudir a las oficinas de la empresa o tenga que andar recibiendo y enviando copias del contrato en papel, la firma electrónica aporta algunas ventajas que son únicas respecto a la firma en papel.
Y es que cuenta con un sello de tiempo que permite asociar la firma a un momento preciso y a una versión concreta del documento que se ha firmado.
Eso implica que el contenido del documento del contrato no se puede modificar con posterioridad, pues cualquier modificación no se correspondería con el sello de tiempo. Se eliminan las posibles falsificaciones y ambas partes pueden demostrar cuál era el contenido original y real del contrato.
Por otro lado, el sello de tiempo permite determinar de forma inequívoca, y con un certificado generado por un tercero de confianza como es Signaturit en su posición de prestador cualificado de servicios de confianza según el Reglamento eIDAS, el momento exacto en el que se ha producido la firma.
De esta forma, ambas partes podrán hacer uso del documento probatorio generado por Signaturit con todas las pruebas electrónicas del proceso, para demostrar cuándo se inició una relación laboral, algo que será clave para hablar de vigencias, plazos o caducidades.
