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Si te has decidido a lanzar tu propia empresa y has fundado por fin una sociedad limitada, has dado un gran paso. Ahora es el momento de comenzar a hacer que tu SL funcione, encontrar clientes y hacer tu trabajo.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que existen consideraciones legales y administrativas a la hora de gestionar una SL que uno no debe olvidar. Hay papeleo y procedimientos que debe seguir para cumplir con Hacienda y para que el inicio se convierta en más complicado de lo que debería por culpa de multas y sanciones.
En este artículo describiremos cinco pasos clave que debes dar para protegerte de estos riesgos.
Prestar mucha atención a los trámites con Hacienda y la Seguridad Social
Cuando se trata de fundar una SL, los requisitos no se detienen en la constitución de la misma, y aquí suele estar el problema de aquellos que comienzan su andadura con una SL, tanto si se gestiona de forma individual como si se cuenta con un gestor que haga el papeleo.
Para asegurarte de que cumples con todas las obligaciones, uno de los primeros pasos que debes dar es prestar mucha atención a los trámites relacionados con Hacienda, que además tiene la capacidad para sancionarte e imponerte las primeras multas.
Hay que tener en cuenta que Hacienda no perdona fechas, por lo que es imperativo que tengamos muy claro todos los trámites que tenemos que llevar a cabo tanto al principio de nuestra actividad como durante todo el año para evitar que se nos pasen las fechas límite.
Aunque si recibes asistencia para formar tu SL es posible que ya te hayan asesorado correctamente sobre los siguientes pasos a dar, también es posible que no haya sido así, por lo que tendrás que analizar a fondo en tu caso todo lo que debes hacer.
Esto implica, por ejemplo, darse de alta en el censo de empresarios, en el impuesto sobre actividades económicas, y dar de alta también a los socios y administradores en los regímenes de la seguridad social.
Todo ello sin olvidarse de los libros registro de actas y de socios, así como de su presentación anual en el registro mercantil provincial.
Y no podemos olvidarnos tampoco de obtener las licencias de actividad en caso de que nuestro negocio exija que contemos con ellas, o que realicemos la inscripción en determinados organismos oficiales o registros.
Familiarizarse con la Propiedad Intelectual e Industrial
A la hora de crear una empresa, es importante comprender el papel de la Ley de Propiedad Intelectual, la Ley de Patentes y la Ley de Marcas para protegerse a uno mismo y a la empresa.
Los aspectos más importantes de la Propiedad Intelectual y la Propiedad Industrial son:
- Patentes: Una patente protege una invención o un proceso de ser utilizado sin el consentimiento del propietario.
- Marcas: Una marca identifica productos o servicios en relación con los prestados por otras empresas, evitando la confusión en el mercado.
- Derechos de autor: Los derechos de autor protegen el trabajo de un individuo que es original y está fijado en una forma tangible, como un libro o la letra de una canción.
- Secretos comerciales: Los secretos comerciales protegen la información comercial confidencial que proporciona una ventaja competitiva a su propietario.
Es importante familiarizarse con la legislación sobre propiedad industrial para asegurarse de que las marcas que vamos a utilizar no son utilizadas por otras empresas ya con anterioridad y las tienen registradas. Y
en caso de que no sea así, debemos registrar los signos distintivos, tanto de la propia empresa en sí como de aquellas marcas que vayamos a utilizar, para asegurarnos de que nadie puede reclamar con posterioridad o de que alguien pueda «copiar» nuestra marca. Por supuesto, eso implicaría también las patentes y registros de innovaciones y productos únicos creados dentro de la empresa.
Y si se va a trabajar con secretos comerciales, es importante suscribir acuerdos de confidencialidad con los empleados o socios relacionados con la propiedad intelectual de la empresa y colaboradores.
Tener presente las obligaciones contables de la SL
Cuando se funda una SL, hay que asegurarse de cumplir todas las obligaciones contables necesarias. Esto incluye la declaración de impuestos, el mantenimiento de registros detallados de todas las transacciones y la presentación periódica de informes sobre los estados financieros. Ya hemos hablado sobre los trámites de alta en diferentes ámbitos, pero adicionalmente a esto es importante llevar una contabilidad controlada.
No solo es que esto pueda ser relevante de cara a la estabilidad de la empresa, sino que además Hacienda nos lo pide y es imprescindible contar con ello.
Es necesario contar con un Libro Diario y con un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. En estos deben registrarse todas las transacciones diarias que realicemos. De hecho, Hacienda puede pedirnos en cualquier momento estos libros de contabilidad, con las consecuencias sanciones en caso de no contar con ellos debidamente cumplimentados. Al tratarse de algo que hay que llevar al día, debe ser algo que preparemos desde el inicio de la actividad de la sociedad.
Preocuparse por las gestiones de los empleados
Una vez que hemos finalizado los trámites de inscripción de nuestra empresa y las gestiones iniciales con Hacienda y la Seguridad Social, es el momento de centrarse en todo lo relacionado con los empleados, que en función del tamaño de la SL puede ser un verdadero dolor de cabeza.
Para empezar, hay que realizar una inscripción de la empresa específica en la Seguridad Social al ir a contratar trabajadores. Habrá que realizar las altas de cada uno de los trabajadores así como de los contratos de trabajo específicos de cada uno de ellos. Se debe informar de la apertura del centro de trabajo si es que se va a contar con uno, así como habilitarlo para que cuente con las condiciones de seguridad y salud laboral adecuadas, e incluso preparar un calendario laboral bien establecido desde el inicio.
Obtener el certificado electrónico, una firma electrónica y un lugar para gestionar las notificaciones de la administración
El certificado electrónico, la firma electrónica y el servicio de notificaciones administrativas son tres elementos clave para el buen funcionamiento de cualquier SL.
El certificado electrónico permite identificar a la empresa de forma legal y segura a la hora de realizar las gestiones y trámites necesarios para con la administración o con cualquier tercero que requiera de una identificación fehaciente.
La firma electrónica permite firmar contratos y realizar otras operaciones de forma totalmente digital, y también de forma segura. No hay que caer en el error de pensar que haciendo un dibujo en un archivo PDF ya hemos firmado un contrato o una factura.
Para evitar problemas legales a la larga, estafas, o fraudes, contar con una firma electrónica que nos permita demostrar la hora de firma, el firmante, y el contenido verificado del documento es un paso imprescindible para cualquier empresa.
En Signaturit disponemos del servicio líder en Europa de firma digital. No importa si necesitas un servicio de firma electrónica básico para ofrecer servicios a tus clientes o si necesitas firma electrónica con certificado oficial para grandes acuerdos, con la plataforma de Signaturit lo tienes todo en un mismo sitio.
Todo ello sin olvidarnos del servicio de notificaciones electrónicas de la administración. En Signaturit disponemos del servicio IvNeos, que recoge en un único buzón todas las notificaciones electrónicas de los organismos a los que estás suscrito, contando con más de 9.000 organismos públicos, incluyendo como es lógico a la Agencia Tributaria, a la Seguridad Social, la Administración General del Estado, o la DGT.
De esta forma, nunca perderás una notificación electrónica de la administración y llegarás siempre a tiempo para realizar cualquier reclamación o trámite.
Con IvNeos puedes derivar a diferentes departamentos de tu empresa la gestión de cada una de las notificaciones, e incluso puedes presentar escritos o realizar presentaciones en las diferentes administraciones.
En resumen, fundar una SL puede ser un proceso apasionante pero complejo. Es importante tener claras las bases y hacer un esfuerzo inicial por establecer una forma de trabajar organizada que nos ahorre problemas a la larga.
En ocasiones, realizar alguna inversión en contar con una buena gestión de la empresa nos supondrá un ahorro cuando lleguen imprevistos y una tranquilidad mental importante que nos permita centrarnos en las tareas realmente trascendentales de la empresa, que son las que generarán los ingresos de la actividad y permitirán que la sociedad continúe siendo próspera con el paso del tiempo.
