Hipotels Hotels & Resorts, cadena hotelera con presencia internacional, tenía un objetivo claro: ofrecer a sus huéspedes una experiencia de llegada más rápida, fluida y totalmente digital. En plena apuesta por la transformación digital, la compañía decidió incorporar la firma electrónica de Signaturit Group para modernizar uno de los procesos más críticos de cualquier hotel: el check-in.
Al sustituir la firma tradicional en papel por una solución digital, Hipotels consiguió agilizar la operativa, reducir colas en recepción y garantizar un proceso más sostenible. Para la marca, esta evolución no solo aporta eficiencia, sino que también refuerza su compromiso con un servicio de máxima calidad para todos los huéspedes.
En este caso de éxito te explicamos cómo lo consiguieron.
El reto. El desafío de agilizar el check-in sin perder seguridad ni eficiencia operativa.
Antes de la digitalización, el check-in de Hipotels dependía del papel: impresión de documentos, recogida manual de firmas, gestión de copias y almacenamiento físico. Este procedimiento ralentizaba el registro, generaba colas en momentos de alta afluencia y consumía recursos internos.
Además, Hipotels necesitaba cumplir con estrictos requisitos de seguridad y normativa europea, y asegurar que la firma digital se integrara perfectamente con Avalón, su PMS hotelero. La solución debía ser intuitiva para huéspedes nacionales e internacionales y, sobre todo, debía reducir la carga administrativa del personal de recepción.
❌ 3 Retos clave:
“Nuestro reto era eliminar las esperas, reducir el papel y garantizar un proceso seguro e integrado con nuestro PMS.”
– Equipo de Operaciones de Hipotels
La solución. Una firma electrónica integrada y fluida que transforma el registro hotelero.
Hipotels implementó la firma electrónica de Signaturit Group, totalmente integrada en su sistema de gestión Avalón. Desde ese momento, los huéspedes pueden firmar la documentación del check-in desde su propio dispositivo (smartphone, tablet u ordenador), antes de llegar al hotel o directamente en recepción.
La integración permite que el personal envíe los documentos a firmar con un solo clic y reciba la firma en tiempo real, sin necesidad de imprimir nada. Esta automatización ha liberado tiempo para que los equipos de recepción se centren en lo más importante: la atención personalizada.
La solución adoptada garantiza cumplimiento con eIDAS, trazabilidad de cada firma, y un proceso accesible incluso para usuarios sin experiencia tecnológica. El resultado es un check-in intuitivo, fluido y significativamente más sostenible.
3 cifras clave de la solución:
- Integración directa con Avalón, el PMS de Hipotels.
- Firma 100 % digital desde cualquier dispositivo.
- Reducción drástica del uso de papel y consumibles asociados.
“El tiempo que antes dedicábamos a tareas repetitivas ahora lo invertimos en ofrecer un mejor servicio al cliente.”
– Equipo de Operaciones de Hipotels
El resultado. Un check-in más rápido, sostenible y orientado a la satisfacción del huésped.
Desde la implantación de la firma electrónica de Signaturit Group, Hipotels ha logrado transformar su proceso de check-in por completo. Los huéspedes disfrutan de una experiencia más rápida y moderna, y el personal de recepción trabaja con mayor agilidad.
Las colas se han reducido significativamente, el proceso es más sostenible y ya no es necesario almacenar miles de documentos físicos. Además, la aceptación interna ha sido muy positiva, destacando especialmente la simplicidad del sistema y el ahorro de tiempo.
3 cifras clave del resultado:
- +40.000 documentos firmados digitalmente.
- Tiempos de firma inferiores a 90 segundos por transacción.
- Eliminación total de desplazamientos y archivos físicos.
“La implantación de la firma electrónica nos ha permitido ofrecer un check-in mucho más rápido, reducir colas y mejorar la satisfacción del huésped desde el primer minuto.”
– Equipo de Operaciones de Hipotels
Un paso firme hacia la excelencia operativa
La digitalización del check-in con la firma electrónica de Signaturit Group ha supuesto un cambio profundo en la operativa de Hipotels. La cadena ha logrado un proceso más ágil, sostenible y seguro, que libera tiempo al personal y ofrece una bienvenida más fluida a los huéspedes.
Con miles de documentos firmados digitalmente y una integración completa con su PMS, Hipotels consolida su apuesta por la innovación y se posiciona como un referente en la modernización del sector hotelero.
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