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Vous devez faire signer un contrat à distance, valider un devis ou formaliser un accord commercial sans imprimer un seul papier ?
Bonne nouvelle : créer une signature électronique est plus simple, plus rapide et plus fiable qu’on ne le pense. Encore faut-il savoir quelle solution de signature électronique choisir, quel niveau de signature utiliser, et comment garantir la valeur juridique de vos documents signés.
Dans cet article, vous trouverez un guide clair et complet pour :
- Comprendre les différences entre les types de signatures électroniques (simple, avancée, qualifiée),
- apprendre à envoyer un document à signer pas à pas,
- savoir comment signer un document soi-même, sans logiciel ni compétences techniques,
- et surtout, éviter les pièges juridiques en restant conforme au règlement européen eIDAS.
Que vous soyez une PME, un professionnel indépendant, ou une grande entreprise : ce guide vous aidera à gagner du temps, sécuriser vos échanges, et digitaliser vos processus en toute confiance.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique est un mécanisme juridique et technique qui permet d’exprimer un accord sur un document numérique, à valeur légale. Contrairement à une image scannée d’une signature manuscrite, elle repose sur des procédés cryptographiques garantissant l’identité du signataire, l’intégrité du document et la non-répudiation.
Elle est légalement reconnue dans toute l’Union Européenne grâce au règlement eIDAS, et en France, à l’article 1366 du Code civil.
👉 Qu’est-ce que la signature électronique ?
👉 Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique ?
Pourquoi utiliser une signature électronique ?
- Gain de temps : signez ou faites signer des documents en quelques clics, sans impression ni déplacement.
- Sécurité juridique : conforme à la réglementation eIDAS et équivalente à une signature manuscrite dans certains cas.
- Réduction des coûts : élimination des frais de papier, d’impression, d’envoi postal et d’archivage.
- Accessibilité totale : signature possible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, même à distance.
- Expérience utilisateur fluide : idéale pour les processus RH, commerciaux, juridiques, etc.
Quels sont les types de signature électronique ? (Conformément au règlement eIDAS)
| Type de signature | Niveau de sécurité | Usage recommandé |
|---|---|---|
| Simple | Basique | Documents internes, devis, bons de commande |
| Avancée | Élevé | Contrats commerciaux, accords de confidentialité |
| Avancée avec certificat qualifié | Très élevé | Contrats réglementés, bancaires |
| Qualifiée | Maximum | Actes notariés, documents juridiques sensibles |
Chaque niveau de signature répond à des besoins différents.
👉 Vous ne savez pas quel niveau de signature choisir ? Découvrez comment adapter le bon niveau à vos documents.
💡Bon à savoir : Une signature électronique qualifiée est équivalente légalement à une signature manuscrite dans l’UE.
Comment créer une signature électronique ?
1. Choisir une solution de signature électronique certifiée eIDAS
Utilisez une solution reconnue, offrant un haut niveau de sécurité et conforme aux exigences réglementaires européennes. Veillez à ce qu’elle soit proposée par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo).
2. Créer un compte utilisateur
Pour commencer :
- Créez un compte en ligne sur la plateforme choisie
- Renseignez vos informations : nom, prénom, email, société…
- Certaines solutions proposent une période d’essai gratuite pour tester l’interface sans engagement
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Comment envoyer un document à signer ?
Exemple de procédure avec une plateforme de signature :
- Connexion à votre compte utilisateur
- Import du document à signer (depuis votre PC ou un service cloud)
- Ajout des champs nécessaires (signature, date, nom…) sur le fichier
- Configuration de l’envoi : saisie de l’email du signataire, message personnalisé, rappels éventuels
- Validation de l’envoi sécurisé au destinataire
Vous pouvez aussi intégrer la signature électronique via API à votre CRM ou ERP pour automatiser encore plus vos processus.
🎥 Tutoriel vidéo
Comment signer un document en ligne ?
Étapes pour le signataire :
- Réception du lien de signature par e-mail ou SMS
- Ouverture du document via le navigateur
- Acceptation de la politique de confidentialité
- Remplissage des champs (nom, date, etc.)
- Signature manuscrite numérique avec le doigt, la souris ou un stylet
- Validation et envoi du document signé
Le signataire n’a pas besoin de créer de compte.
🎥 Démo vidéo
La sécurité et la traçabilité des signatures électroniques
Les plateformes sérieuses offrent :
- Hachage cryptographique pour garantir l’intégrité du document
- Horodatage certifié pour prouver la date exacte de la signature
- Journal de preuve avec suivi des étapes et notifications automatiques
- Authentification multifacteur pour éviter toute fraude
👉 Comparatif des solutions de signature électronique
Quels documents peut-on signer électroniquement ?
Presque tous les documents peuvent être signés en ligne :
- Contrats (travail, vente, partenariat…)
- Bons de commande, devis, factures
- Avenants, conditions générales de vente (CGV)
- NDA, accords confidentiels
- Documents RH (notes de frais, bulletins, etc.)
- Actes juridiques complexes (avec signature qualifiée)
Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
En Europe, la signature électronique est juridiquement valide grâce au règlement eIDAS. L’article 25.1 précise :
En France, le Code civil renforce cette validité si la méthode utilisée garantit l’identification du signataire et l’intégrité de l’acte.
👉 En savoir plus sur la légalité de la signature électronique
En résumé : comment faire une signature électronique ?
| Étapes clés | Actions à réaliser |
|---|---|
| Choisir une solution | Certifiée eIDAS, PSCo |
| Créer un compte | Nom, email, mot de passe, entreprise |
| Envoyer un document | Téléchargement, ajout de champs, configuration |
| Signer le document | Lien email/SMS, remplissage, signature graphique |
| Garantir la conformité | Authentification, journal de preuve, horodatage |
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Questions fréquentes sur la signature électronique et la signature en ligne
Vous vous posez encore quelques questions avant de vous lancer ? Voici les réponses claires et rapides aux interrogations les plus fréquentes sur la signature de documents en ligne.
Est-il possible de signer un fichier PDF à partir d’un smartphone ?
Oui. Un document PDF peut être signé depuis un smartphone, sans application à installer. Il suffit d’utiliser un navigateur mobile, parfois avec un QR code pour plus de confort.
Quels types de documents peuvent être signés électroniquement ?
Contrats, devis, factures, bons de commande, NDA… La plupart des documents professionnels ou juridiques peuvent être signés à distance, tant que le niveau de sécurité est adapté.
La signature électronique est-elle juridiquement valable en France ?
Oui. En vertu du Code civil et du règlement eIDAS, une signature électronique fiable a la même valeur qu’une signature manuscrite, sous certaines conditions.
Peut-on tester une solution de signature électronique avant de s’engager ?
Oui. Des prestataires comme Signaturit proposent des essais gratuits, sans carte bancaire, pour envoyer, signer et tester la plateforme en conditions réelles.
