Aon, una empresa global líder en servicios profesionales que se especializa en soluciones de riesgos, seguros, reaseguros, recursos humanos y consultoría, ha demostrado su compromiso con la innovación y la eficiencia al integrar soluciones digitales en sus operaciones.
En un entorno de trabajo cada vez más digitalizado y con la creciente adopción del teletrabajo, Aon ha encontrado en Signaturit Group un socio estratégico para optimizar sus comunicaciones con la Administracción Pública, la gestión de sus certificados electrónicos y sus procesos documentales de firma electrónica.
Esta colaboración ha permitido a Aon mantener su liderazgo en el mercado, mejorando tanto la seguridad como la agilidad en sus transacciones electrónicas claves, beneficiando tanto a sus empleados como a sus clientes.
En este caso de éxito te contamos los puntos claves de cómo lo ha conseguido.

El reto
Aon se enfrentaba al desafío de mantener la productividad y la seguridad en sus procesos documentales y transacciones electrónicas en un contexto donde el teletrabajo se había convertido en la nueva norma. La necesidad de comunicarse con multidud de sedes de la Administración Pública, firmar contratos y acuerdos y gestionar certificados electrónicos desde diferentes dispositivos de manera eficiente y segura desde cualquier lugar, sin la posibilidad de encuentros físicos o desplazamientos, representaba un reto significativo para la empresa.
Además, requerían una soluciones que no solo fueran fácil de implementar, sino que también cumpliera con las normativas legales vigentes.
«El desafío de mantener la productividad y la seguridad documental en un entorno de teletrabajo exigía a Aon soluciones que fueran tanto eficientes como legalmente sólidas.»
Juan José Salvadores, Director del Departamento Legal de Aon en Iberia y Middle East

Solución
Para superar estos desafíos, Aon confió en Signaturit Group y adoptó 3 productos clave:

- El gestor de notificaciones electrónicas de la Administración Pública: Esta herramienta permite a Aon centralizar y automatizar la gestión de todos los buzones de las Administraciones Públicas en un único lugar, accesible con un solo clic. Además, los empleados pueden descargar y responder a las notificaciones directamente desde la plataforma sin necesidad de salir de ella. Como valor añadido, Aon ha configurado flujos de redirección automática, de modo que cada departamento recibe las notificaciones pertinentes según el organismo emisor, la ubicación geográfica y otras variables.
- El gestor de certificados electrónicos: La plataforma para la emisión y centralización de certificados digitales permite realizar tareas electrónicas de manera segura, manteniendo un control total sobre el uso que los empleados hacen de los certificados. La herramienta lleva un registro completo de auditoría, que permite monitorear cómo se utilizan los certificados. Esto, combinado con el sistema de sellado de tiempo, permite a la empresa conocer cuándo y dónde acceden los usuarios, así como las gestiones que realizan.
- La firma electrónica: La implementación de la firma electrónica ha permitido a Aon gestionar de manera eficiente todo tipo de documentos y contratos. Los empleados pueden enviar documentos para que los destinatarios los firmen y validen de forma digital. La herramienta recopila evidencias de envío y recepción, asegurando la máxima seguridad en los documentos firmados, con una validez que incluso supera la de la firma manuscrita.
«Con la implementación del gestor de notificaciones, de certificados electrónicos en la nube y la firma electrónica, Aon logra automatizar y digitalizar sus procesos documentales y con la Administración Pública, garantizando la integridad y seguridad de cada transacción electrónica.»
Juan José Salvadores, Director del Departamento Legal de Aon en Iberia y Middle East

Resultados
La integración de estas 3 soluciones ha tenido un impacto significativo en la eficiencia y seguridad de Aon:
- Los procesos que antes requerían días o semanas ahora se completan en cuestión de horas permitiendo a Aon responder más rápidamente a las necesidades de sus clientes.
- Ha reducido drásticamente el riesgo de errores y el uso de papel alineándose con los objetivos de sostenibilidad de la empresa.
- Mejora en la eficiencia operativa: En última instancia, Aon ha logrado mantener la continuidad de su negocio en un entorno de teletrabajo, mientras mejora la satisfacción de sus empleados y clientes.
La multinacional ha contado con el apoyo de Signaturit Group para impulsar la digitalización de sus procesos internos. Como Prestador de servicios electrónicos de confianza cualificado, Signaturit Group cumple con los más altos estándares de seguridad establecidos por la normativa europea eIDAS 910/2014.
«La integración de soluciones múltiples bajo un único proveedor ha permitido a Aon optimizar sus operaciones, reduciendo tiempos y costos, y mejorando la respuesta a las necesidades de nuestros clientes.»
Juan José Salvadores, Director del Departamento Legal de Aon en Iberia y Middle East

La digitalización como clave para la eficiencia y resiliencia empresarial en Aon
La colaboración entre Aon y Signaturit Group es un claro ejemplo de cómo la digitalización puede transformar y optimizar los procesos empresariales. Al implementar soluciones como el gestor de nortificaciones de la Administración Pública, el gestor de certificados electrónicos y la firma electrónica, Aon no solo ha superado los desafíos del teletrabajo, sino que también ha mejorado significativamente la eficiencia, seguridad y sostenibilidad de sus operaciones.
Este caso de éxito demuestra que, con las herramientas adecuadas, las empresas pueden adaptarse rápidamente a nuevos entornos de trabajo y continuar ofreciendo un servicio excepcional a sus clientes.
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