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Necesitas firmar un contrato o una factura para enviar a un cliente, un proveedor o un empleado, y has generado o has recibido dicho archivo PDF por correo electrónico en formato digital.
Una opción demasiado habitual es la de escanear la firma y añadir dicha imagen al PDF. Otra opción muy utilizada es la de imprimir el documento, firmarlo y escanearlo de nuevo en PDF.
Ambas dos opciones son notablemente peligrosas, y no deberían ser utilizadas nunca por una empresa o autónomo que quiera protegerse de posibles fraudes, estafas o problemas legales.
¿Qué es una imagen de firma escaneada?
Una imagen de firma escaneada es una imagen que hemos captado por medio de una cámara o un escáner donde aparece una copia de nuestra firma manuscrita sobre un fondo blanco. En otros casos incluso podemos tener la firma en un fondo transparente, para que sea más fácil añadirla a cualquier documento. Por lo general, estas firmas solemos tenerlas en archivos JPG, PNG o PDF, y basta con tener algún editor de archivos PDF para introducirlas en los archivos, de forma que parezca que hemos firmado manuscritamente el archivo de forma adecuada.
Sin embargo, lo cierto es que esta no es forma de firmar un documento electrónico de manera adecuada ya que no se deben mezclar los formalismos requeridos para la firma de documentos impresos con firmar documentos electrónicos.
Si tienes una empresa o eres autónomo, sin importar el volumen de nuestros negocios, es importante utilizar firmas electrónicas válidas para firmar documentos electrónicos (tipo PDF) que no supongan un peligro o problema legal.
¿Es posible firmar un PDF con una imagen de firma escaneada?
No lo prohíbe en la norma. Pero la validez y utilidad de dicha firma es casi nula y es arriesgada. Si tu cliente, proveedor o empleado actúa de buena fe, en principio va a reconocer el contenido del acuerdo o del documento, y los actos de ejecución posterior podrán consolidar la validez del documento. Pero el objetivo de firmar un documento es evitar equívocos en la voluntad de las partes, evidenciando la conformidad con el contenido del mismo. Y por lo general, la necesidad de utilizar esta conformidad viene cuando existe un desacuerdo entre las dos partes.
Para estas situaciones, uno ya no puede contar con que la otra parte vaya a actuar de buena fe. Y es que si la otra parte pretende dar a entender que el contenido del acuerdo o de dicho documento era otro, con una firma escaneada tendrá muy fácil tratar de lograr su objetivo.
Los peligros de una firma escaneada
Una firma escaneada es un cheque en blanco volando por la red. Estamos dando copia de nuestra firma a cualquiera que pretenda utilizarlo con malas intenciones.
Ya hemos hablado de que el objetivo de tener un documento firmado es poder demostrar que existe un acuerdo entre dos partes respecto al contenido de un determinado documento PDF.
Si utilizamos nuestra firma escaneada, no podemos asegurar que el remitente utilizará también está firma escaneada para otros documentos diferentes, y si ésta es la forma habitual que tenemos de firmar, tendríamos que demostrar que en esta ocasión dicha firma ha sido usurpada.
Aunque existen mecanismos legales de protección, nos podríamos ver involucrados en estafas surgidas a raíz de la utilización de nuestros datos personales y firma escaneada metidos en un acuerdo con otra persona.
Cuando el posible tercero afectado reclame judicialmente, tendríamos que acudir a un procedimiento para demostrar que ese documento no fue firmado por nosotros, lo que implica pérdida de tiempo y dinero inútilmente.
Por ejemplo, un cliente o proveedor malintencionado podría generar facturas adicionales con nuestros datos y nuestra firma en su beneficio, quizás para justificar compras o gastos determinados con facturas ficticias y firmadas por nosotros.
Esto podría complicarnos la vida incluso con la Agencia Tributaria, con inspecciones inesperadas que, si bien podrían finalizar sin problemas, nos llevarán tiempo y podrían hacer que Hacienda encontrará otros errores involuntarios en nuestra actividad.
Los peligros de una firma escaneada pueden aumentar aún más si se envía a la persona equivocada. En estos casos, sería relativamente fácil para un individuo malintencionado distorsionar el documento e insertar en él su propio contenido utilizando nuestra firma. Sin siquiera saber nosotros quién ha podido ser el responsable del mal uso de nuestros datos y nuestra firma.
Las ventajas de utilizar una firma electrónica para firmar PDF con Signaturit
Utilizar un sistema de firma electrónica para firmar PDFs es la opción más segura que existe en el entorno digital. Utilizando la plataforma Signaturit, podemos protegernos de los riesgos que presenta el uso de una firma escaneada utilizando las herramientas electrónicas idóneas y legalmente reconocidas.
Signaturit utiliza algoritmos de firma avanzados que permiten proteger de forma única el documento electrónico y su firma electrónica (o firmas). Además, se asocia la firma del documento con un sello electrónico de manera que ésta no pueda ser modificada a posteriori sin que se detecte.
Por otro lado, al utilizar un sistema de firma en el cual cada firma está embebida en un proceso único, es imposible que se haga un mal uso de nuestra firma duplicando los contratos y haciendo cambios o usando la firma escaneada para generar facturas ficticias o acuerdos que nosotros nunca hemos firmado en realidad.
Añadiendo a lo anterior, el uso de una firma electrónica es una forma de transmitir a clientes y proveedores una imagen sólida de nuestro negocio. Tanto si somos empresas como si somos autónomos, la firma electrónica es la mejor forma de empezar la relación contractual, sobre todo si las partes no pueden encontrarse fisicamente, y demuestra dinamismo en el trabajo a la vez que ofrece seguridad jurídica en la formalización de los documentos contractuales. De hecho, contar con una manera segura de trabajar será el único método que tendremos de llegar a acuerdos con empresas importantes y de no generar rechazo en empresas a la hora de firmar acuerdos de cantidades importantes.
Firmando desde cualquier dispositivo con Signaturit
Incluso utilizar un sistema de firma electrónico como Signaturit puede ser una forma de agilizar el proceso de firma.
Muchos de los que todavía siguen firmando acuerdos o documentos con su firma escaneada tienen su archivo disponible solo en determinados dispositivos, de tal manera que cuando están fuera de la oficina, o cuando no cuentan con ese dispositivo preciso, no pueden realizar la firma digital.
Sin embargo, con Signaturit es posible firmar un documento estando en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, incluso sin necesidad de descargar ninguna aplicación.
Con la plataforma de Signaturit solo tienes que iniciar sesión en tu cuenta, subir el documento que quieres firmar, añadir la firma que quieres añadir, y hacer llegar el documento a tu destinatario para que lo firme a su vez desde cualquier dispositivo.
Efectivamente, no solo es útil para firmar tus propios documentos y enviarlos, sino que también puedes utilizar la plataforma para obtener la firma de tus destinatarios. Y es que ellos pueden recibir en su correo electrónico la solicitud para firmar dicho documento.
Lo podrán realizar con la misma facilidad con la que tú lo has firmado, acudiendo a la plataforma de Signaturit desde su correo electrónico, y realizando la firma electrónica.
De esta forma, ambos estaréis seguros de que se ha firmado un documento concreto, con un contenido preciso, en una fecha y hora específicas.
No importa si estás fuera del trabajo y te has dejado la tableta en la oficina. No dependes tampoco del ordenador de la oficina para poder firmar un documento.
Simplemente llevando el móvil, puedes acceder a tu cuenta de Signaturit y completar la firma del documento de forma segura.
Consiguiendo más rápidamente la firma de tu destinatario
Por último, cabe destacar que el uso de Signaturit para obtener la firma de tu destinatario también es una buena forma de conseguir la firma más rápidamente. Esto es ideal para cerrar acuerdos, pues elimina las trabas.
Cuando un documento necesita ser firmado y el destinatario necesita imprimir el documento, firmarlo y escanearlo, o necesita estar sí o sí en la oficina para realizar la firma, es más fácil que se retrase el proceso de firma, y que en ese tiempo se desista de llegar a un acuerdo. Al enviarlo directamente a través de Signaturit y poder realizar la firma desde cualquier lugar, facilitamos la firma en el mismo momento.
Un 76% de los documentos enviados con Signaturit son firmados en el mismo día, lo que demuestra que facilitar el trabajo es una buena forma de formalizar una venta.
Además, Signaturit ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento del proceso de firma en tiempo real. De esta forma, podrás saber cuándo y si el documento ha sido leído y firmado, o si simplemente se ha leído pero no se ha firmado, y de esta forma poder realizar recordatorios para acelerar los procesos.
Si en algún momento necesitas recurrir a la verificación de las firmas, contarás siempre con un registro de que dicha firma se ha realizado de forma segura, que está asociada a un documento en concreto y no a otro que se haya modificado con posterioridad, de manera que tendrás todos los recursos legales en caso de reclamaciones con clientes o proveedores.
