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La presencia tecnológica en la mayoría de los despachos de abogados es aún anecdótica, aunque la tendencia está cambiando. En España, los bufetes más prestigiosos ya han empezado a adaptarse o están empezando a implementar proyectos tecnológicos para transformar sus tradicionales métodos de gestión.
Es una realidad que nuestra sociedad está ya totalmente inmersa en la digitalización, y los clientes demandan inmediatez y facilidad en cualquier gestión. Por eso, solo los profesionales jurídicos que sean capaces de ofrecer los servicios más eficientes y las mejores herramientas tecnológicas podrán satisfacer las expectativas de estos nuevos clientes y lograrán sobrevivir en el nuevo mundo digital.
En este post hablamos de la transformación digital en el sector legal y de qué pueden hacer los despachos de abogados para adaptar sus servicios a los estándares del siglo XXI.
Como en muchos otros ámbitos, la crisis económica que empezó con la quiebra de Lehman Brothers en 2008 impartió un antes y un después para el sector legal. Y pese a la indiscutible recuperación que se ha producido en los últimos años, la manera de hacer las cosas en los despachos de abogados también ha cambiado radicalmente respecto a la primera mitad de la década de 2000.
¿Cuál es el nuevo contexto en el sector legal?
Los despachos de abogados se enfrentan desde entonces a un nuevo contexto, caracterizado por:
- Nuevas situaciones legales surgidas a raíz de los nuevos modelos de negocio digitales y modelos de negocio de la economía colaborativa.
- Cambios regulatorios en algunos mercados, como el financiero o el asegurador.
- Cambio en las demandas de los clientes, quienes están cada vez más habituados a realizar cualquier trámite u operación de forma online.
- Distinta mentalidad de los nuevos profesionales, quienes ya no están tan predispuestos a desarrollar toda su carrera en una misma compañía.
- Nuevos retos como el de la ciberseguridad.
Todos estos factores, entre muchos otros, han conducido al sector a una situación en la que su manera de hacer las cosas ha quedado rápidamente obsoleta. Los procedimientos y prácticas habituales de los despachos de abogados ya no les permiten responder con la celeridad y precisión que demandan los nuevos clientes.
¿Qué deben hacer los bufetes de abogados para adaptar sus servicios al siglo XXI?
Entre algunas de las teorías que responden a esta pregunta destaca el último estudio sobre despachos de abogados elaborado por PwC. Según este estudio, el 80% de los encuestados considera crítico para el futuro de sus organizaciones contar con una estrategia digital.
Sin embargo, sólo el 23% afirma haber iniciado esa transformación, lo cual vuelve legítimo preguntarse por qué es tan difícil para el sector legal adaptarse a la nueva economía digital.
Los motivos son sin duda diversos, pero cabe apuntar que el modelo de organización tradicional de los despacho de abogados es diametralmente distinto al de las empresas digitales:
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¿Cuáles son las ventajas de la digitalización para los despachos de abogados?
Superar todos esos paradigmas tan firmemente enraizados en la profesión no es fácil, pero los abogados deben tomar consciencia de las ventajas de la digitalización:
- mayor eficiencia operativa
- mayor capacidad de atraer y retener al talento digital
- ahorro en costes
- aprovechar las ventajas del conocimiento compartido
- aumento del valor añadido que ofrecen a sus clientes
- mejor acceso a nuevas oportunidades de negocio
¿Qué soluciones tecnológicas facilitan la digitalización de los despachos de abogados?
Herramientas colaborativas
Servicios de software en la nube que promueven una mayor colaboración y permiten compartir documentos, calendarios y tareas. Evitan el uso intensivo del correo electrónico y permiten ahorrar tiempo.
Ejemplos: Google for Business, Slack, Trello o Dropbox.
Herramientas que facilitan la comunicación
Permiten realizar reuniones a distancia o llamadas a través de internet. Considerando que cada vez más despachos de abogados aspiran a ser globales, no pueden faltar este tipo de soluciones para comunicarse con clientes de otros países.
Ejemplos: Skype, Google Hangouts, GoToMeeting.
Herramientas para digitalizar documentos
El uso intensivo del papel no procede en la era digital. Todos los expedientes, causas y documentos que aún se conserven en archivos físicos deben digitalizarse y almacenarse en la nube.
Aplicaciones móviles que sirven para escanear y digitalizar documentos: App de Google Drive para móviles, CamScanner, Genius Scan para dispositivos Android o iOS, o Scannable by Evernote.
Herramientas de gestión contable y de RRHH
Además de utilizar herramientas digitales para agilizar los procedimientos relacionados con las tareas habituales de un despacho de abogados, también conviene mejorar la gestión de los procesos internos, como la contabilidad o la gestión de recursos humanos.
Algunos softwares que facilitan el trabajo en los departamentos de contabilidad son Billin, Quipu o Holded. Y para los departamentos de RRHH, Meta4, Factorial o GM Integra.
Herramientas para firmar documentos online
¿Qué cantidad de documentos se envían a firmar al día en un despacho de abogados? Probablemente nadie lleve esté llevando la cuenta, pero sin duda una solución que permita firmar contratos y documentos a distancia agilizaría los procesos en los despachos de abogados.
En Signaturit ofrecemos una solución de firma electrónica avanzada que ya utilizan despachos como Rousaud Costas Duran o Rightmart.
Conclusión
En definitiva, la necesidad de transformación digital de los bufetes de abogados es indiscutible, y supone un reto al que tiene que enfrentarse tarde o temprano todo el sector legal.
Por ello, aunque los despachos jurídicos suelan ser bastantes rígidos en su modo de operar, deben cambiar para satisfacer las demandas y necesidades de los nuevos clientes digitales.
El objetivo final es ofrecerles la mejor experiencia posible, lo que es totalmente viable gracias a las herramientas presentes en el mercado actualmente.
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