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Sin lugar a dudas, el certificado digital se ha convertido durante los últimos años en una herramienta básica para realizar todo tipo de trámites y gestiones, especialmente en el ámbito público, pero también a nivel privado.
A pesar de ello, su utilización sigue despertando numerosas dudas entre algunas personas, dudas que trataremos de despejar en este artículo de una forma práctica y sencilla.
Por tanto, a continuación veremos qué es el certificado digital y qué ventajas puede aportarnos, cuáles son sus posibles aplicaciones en la práctica y cómo se usa.
¿Qué es un certificado digital para personas jurídicas?
De forma muy sencilla, podemos decir que el certificado digital de persona jurídica es un archivo o documento en formato electrónico que se vincula con una determinada persona y sirve para identificarla como representante de una persona jurídica determinada, a través de una clave pública y de forma fehaciente.
En este sentido, la denominación oficial utilizada es la de «certificado de representante» o «de representación», y no la de «certificado de persona jurídica».
En cualquier caso, estamos hablando de la misma herramienta.
Tipos de certificados de persona jurídica
Básicamente, se emiten tres tipos distintos de certificado de persona jurídica o de representación:
- Certificado de representación de administrador único y/o solidario. Puede obtenerse por parte de las sociedades anónimas y limitadas si el representante de la sociedad es administrador único o solidario inscrito correctamente en el Registro Mercantil.
- Certificado de representación de persona jurídica. Se expide a las personas físicas como representantes (cuando no se trate de administradores únicos o solidarios) de las personas jurídicas. Por ejemplo:
- Sociedades anónimas y limitadas, si el representante de la sociedad es mancomunado, apoderado, socio único, presidente, consejero, consejero delegado solidario, administrador conjunto, liquidador, etc. y tiene poderes específicos de representación que le permitan obtener este tipo de certificado.
- Sociedades colectivas.
- Sociedades comanditarias.
- Sociedades cooperativas.
- Asociaciones
- Etc.
- Certificado de representación de entidad sin personalidad jurídica. Se expide a las personas físicas como representantes de las entidades sin personalidad jurídica. Entre otros casos, aquí se encuadran:
- Comunidades de bienes, herencias yacentes, titularidad compartida de explotaciones agrarias.
- Comunidades de propietarios.
- Juntas vecinales.
- Órganos de la administración central y autonómica, excepto los Gobiernos de las CC.AA.
- Unión temporal de empresas.
- Etc.
En este video nuestra VP de Legal France Vidal nos explica que es un certificado de persona jurídica:
¿Cómo acceder a tu certificado digital de persona jurídica?
El procedimiento para acceder a tu certificado digital de persona jurídica, paso a paso, es el siguiente:
1. Configuración previa
El primer paso es instalar el software de centralización de certificados digitales de IvSign.
A continuación, deberás introducir tus credenciales de acceso. Además, puedes elegir el idioma con el que deseas navegar por la página desde el desplegable superior.
Pulsando sobre el botón de «Iniciar sesión» te aparecerá el formulario donde deberás introducir el ID de la organización, tu usuario o email y tu contraseña. Si esta última no la recuerdas, también puedes recuperarla desde esta misma pantalla.
2. Menú usuario: certificados
Una vez instalado y configurado el software, dirígete a la sección de «certificados».
En este punto, se ofrece acceso a todas las funcionalidades y herramientas de gestión, así como información detallada de los mismos. Se muestran tres pestañas de Certificados:
- Certificados propios: se muestran los certificados importados, así como los certificados centralizados automáticamente.
- Certificados delegados: se muestran los certificados delegados por otros usuarios.
- Papelera de certificados: se muestran los certificados eliminados, con la opción de eliminarlos definitivamente o poder restaurarlos.
3. Importar certificados
Así, desde este menú, ya puedes proceder a centralizar y almacenar tus certificados en el panel haciendo clic en «importar».
De esta forma, si ya has solicitado tu certificado de persona jurídica y dispones de él en tu equipo, puedes importarlo a tu plataforma de centralización de certificados digitales para acceder a él cuando quieras y desde donde quieras con la seguridad de trabajar en la nube.
También es posible remitir el documento mediante correo electrónico, pero, tal y como veíamos en el artículo que dedicamos a cómo enviar un certificado digital por email, debemos recordar que no es el procedimiento más aconsejable dados los riesgos que puede conllevar.
4. Cómo gestionar certificados digitales de persona jurídica
Sin duda, la gestión de certificados digitales en empresas y otras personas jurídicas, suele presentar una problemática muy distinta a la que se da para las personas físicas o usuarios individuales.
Así, es posible que haya distintos trabajadores con autorización para usar el certificado y una gran variedad de procedimientos en curso ante distintas entidades públicas (AEAT, Seguridad Social, DGT, comunidades autónomas, ayuntamientos, etc.).
Por tanto, no es infrecuente que se produzcan conflictos derivados de un deficiente control en el uso de certificados. Por ejemplo, la caducidad del certificado, la no recepción de una notificación tributaria, etc., con las graves consecuencias que puede acarrear (sanciones, recargos, etc.).
De este modo, resulta muy recomendable utilizar algún software Gestor de Certificados Digitales como IvSign, ya que permite:
- Emitir y utilizar todos los certificados digitales en la nube, con un almacenamiento seguro y en una única plataforma.
- Aplicar políticas de usuario personalizadas.
- Trabajar desde cualquier dispositivo, con un control en tiempo real de las gestiones que se realizan con cada certificado.
En definitiva, el certificado digital de persona jurídica no es difícil de obtener ni de utilizar, facilitando enormemente la realización de todo tipo de trámites ante la Administración Pública.
No obstante, es recomendable disponer de alguna herramienta de gestión de certificados que permita hacer un uso más seguro y eficiente de este sistema de identificación electrónica.
