Le Parc Sanitari Sant Joan de Déu, établissement de référence en santé et santé mentale comptant plus de 2 300 professionnels, a franchi une étape décisive dans sa transformation numérique en intégrant la solution de signature électronique de Signaturit Group à son système de gestion RH Integrho, avec le soutien de son partenaire technologique Peakway.
Grâce à cette mise en œuvre, l’organisation a numérisé la signature de ses contrats de travail et documents internes, éliminant les processus manuels et réduisant considérablement les délais de traitement. Résultat : plus d’efficacité, de durabilité et de satisfaction pour les employés et les équipes RH.
Le défi
Fonctionnant 24 h/24 et 7 j/7 tout au long de l’année, le Parc Sanitari Sant Joan de Déu devait gérer un volume important de documents RH : contrats de travail, renouvellements, bulletins de paie, déclarations, etc., nécessitant auparavant une signature en personne.
Le service RH faisait face à deux grands défis :
- L’accumulation de documents en attente de signature, ralentissant l’intégration et les renouvellements.
- L’expansion de l’archivage papier, consommant de l’espace et compliquant la traçabilité.
De plus, la dispersion géographique des centres et la présence d’équipes de nuit ou de week-end rendaient les déplacements au siège pour signer les documents difficiles.
« Nous voulions optimiser nos ressources et avancer dans notre transformation pour mieux prendre soin de nos collaborateurs. » — Xavier Magrans, Directeur des Ressources Humaines, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
La solution
Grâce à l’intégration de la signature électronique de Signaturit Group (VIDsigner) au logiciel RH Integrho, mise en place par Peakway, le Parc Sanitari Sant Joan de Déu a pu numériser l’ensemble de son processus de signature de contrats.
Le projet combine signature biométrique en présentiel et signature électronique à distance, offrant une flexibilité totale :
- Nouvelles embauches : signature biométrique sur tablette lors de l’intégration.
- Renouvellements ou avenants : signature à distance avec double validation par e-mail et code OTP (One-Time Password).
Résultat : un processus rapide, sécurisé et sans papier, adapté à tout horaire et à toute localisation.
Les résultats
La mise en œuvre de la signature électronique a entraîné une amélioration significative de l’efficacité et de la durabilité du service RH :
- 95 % des documents sont désormais signés numériquement en moins de 48 heures.
- 99 % des employés n’ont plus besoin de se rendre au service RH.
- Plus de 800 documents par mois numérisés — soit 72 boîtes de papier par an.
- Des processus de signature agiles, sécurisés et traçables, accessibles depuis n’importe quel appareil.
Outre ces résultats opérationnels, le projet a apporté des bénéfices clés:
- Réduction des délais et des coûts administratifs, optimisant la gestion RH.
- Élimination totale du papier et réduction de l’impact environnemental.
- Sécurité juridique renforcée grâce aux preuves électroniques complètes.
- Meilleure expérience utilisateur pour les employés comme pour les équipes RH.
« Une fois le système mis en place, on se demande comment nous avons pu fonctionner si longtemps sans une solution aussi simple : une signature numérique intégrée à notre programme. »
— Xavier Magrans, Directeur des Ressources Humaines, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
Au-delà des RH
Fort du succès obtenu dans le service RH, le plan de digitalisation du Parc Sanitari Sant Joan de Déu s’étend désormais à d’autres domaines : services administratifs, portail des employés et gestion des dossiers.
La combinaison de signatures biométriques, centralisées et à distance permet de travailler même hors connexion, tout en garantissant sécurité, traçabilité et conformité légale dans l’ensemble des processus documentaires.
Une collaboration au service de la transformation numérique
La coopération entre Signaturit Group et Peakway a été essentielle au succès du projet.
En associant l’expertise de Peakway en intégration de solutions documentaires et la technologie fiable de Signaturit Group, le Parc Sanitari Sant Joan de Déu a déployé une solution de signature numérique sécurisée, intuitive et adaptée au secteur de la santé.
Ce projet illustre comment la collaboration entre fournisseurs technologiques et partenaires spécialisés peut accélérer la transformation numérique dans des secteurs où la sécurité et la traçabilité des documents sont primordiales.
