Synergie Espagne, entreprise leader dans le domaine des ressources humaines, présente à l’international et forte de plus de 50 ans d’expérience, propose des services de recrutement, de travail temporaire, de formation, de conseil et d’externalisation afin d’accompagner les organisations et les talents dans leur développement.
Son équipe s’est fixé pour objectif d’accélérer la numérisation de ses processus clés en matière de ressources humaines et de documentation du travail, en réduisant la dépendance au papier et en garantissant la conformité réglementaire en matière de travail et de prévention des risques. Pour ce faire, Synergie a choisi de mettre en œuvre une solution de signature électronique intégrée qui lui permettrait d’évoluer de manière sûre et efficace.
Dans cette réussite, nous vous expliquons comment ils y sont parvenus.
Le défi. Numériser les processus critiques sans compromettre la sécurité ni l’efficacité
Synergie était confrontée à une gestion documentaire complexe et volumineuse : contrats de travail, annexes, consentements, certifications de formation et documentation obligatoire en matière de prévention des risques professionnels. Son modèle opérationnel exigeait une grande agilité pour recruter du personnel et se conformer aux exigences légales avant chaque embauche.
L’objectif était clair : trouver une solution leur permettant de signer des documents de travail à distance et en toute sécurité, de réduire l’utilisation de papier, d’éliminer les déplacements et de garantir la traçabilité légale dans tous les processus.
Défis clés :
« Le défi consistait à numériser les processus critiques sans perdre en rigueur juridique ni en efficacité opérationnelle, tout en offrant à nos employés et à nos clients une expérience plus agile et plus durable. »
– Anna Preto, responsable de la coordination de la sécurité des systèmes d’information
La solution. Signature électronique intégrée pour des flux de travail entièrement traçables
Synergie a mis en place une solution de signature électronique à distance intégrée à ses systèmes de gestion et à sa plateforme de formation, qui est devenue un élément stratégique de ses processus de recrutement et de certification.
La signature électronique permet aux employés de signer des contrats et des documents obligatoires à partir de n’importe quel appareil, garantissant ainsi la validité juridique, la preuve numérique complète et l’automatisation de la gestion documentaire.
De plus, l’équipe peut effectuer des envois manuels et massifs en fonction des besoins de l’entreprise, en étendant son utilisation à différentes équipes et délégations du pays avec des critères uniformes de sécurité et de conformité.
« L’intégration de la signature électronique dans notre ERP et dans les processus de formation a été déterminante : désormais, tout est signé et enregistré automatiquement, avec une traçabilité totale. »
– Anna Preto, responsable de la coordination de la sécurité des systèmes d’information
Les résultats. Des processus plus agiles, plus durables et offrant un meilleur contrôle juridique.
Depuis sa mise en œuvre, la numérisation de la signature a eu un impact direct sur l’efficacité, la durabilité et l’expérience des travailleurs.
« L’impact est clair : des processus plus agiles, moins de papier et un meilleur contrôle des documents. Nos équipes travaillent mieux et les candidats signent plus rapidement et avec moins de friction. »
– Anna Preto, responsable de la coordination de la sécurité des systèmes d’information
Un partenaire pour la numérisation des RH.
La signature électronique s’est imposée comme un levier de transformation au sein de Synergie, contribuant à sa mission d’innovation dans la gestion des talents et garantissant les normes juridiques et opérationnelles les plus élevées.
Grâce à une approche évolutive et sécurisée, la solution permet de continuer à évoluer vers des environnements plus numériques, plus efficaces et plus durables, en phase avec les besoins actuels et futurs du secteur de l’emploi.
« La signature électronique est devenue un allié clé pour offrir une expérience moderne, sûre et efficace aux employés et aux clients, en progressant vers une gestion documentaire 100 % numérique. »
– Anna Preto, responsable de la coordination de la sécurité des systèmes d’information
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La numérisation des signatures permet d’accélérer les embauches, de garantir la conformité légale et d’améliorer l’expérience des employés.
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