Hipotels Hotels & Resorts, chaîne hôtelière d’envergure internationale, avait un objectif clair : offrir à ses clients une expérience d’arrivée plus rapide, plus fluide et entièrement numérique. Pleinement engagée dans la transformation numérique, l’entreprise a décidé d’adopter la signature électronique de Signaturit Group afin de moderniser l’un des processus les plus critiques de tout hôtel : l’enregistrement.
En remplaçant la signature traditionnelle sur papier par une solution numérique, Hipotels a réussi à rationaliser ses opérations, à réduire les files d’attente à la réception et à garantir un processus plus durable. Pour la marque, cette évolution apporte non seulement plus d’efficacité, mais renforce également son engagement à offrir un service de la plus haute qualité à tous ses clients.
Dans cette réussite, nous vous expliquons comment ils y sont parvenus.
Le défi. Le défi consistant à accélérer l’enregistrement sans compromettre la sécurité ni l’efficacité opérationnelle.
Avant la numérisation, l’enregistrement chez Hipotels reposait sur le papier : impression de documents, collecte manuelle des signatures, gestion des copies et stockage physique. Cette procédure ralentissait l’enregistrement, générait des files d’attente aux heures de pointe et mobilisait des ressources internes.
De plus, Hipotels devait se conformer à des exigences strictes en matière de sécurité et à la réglementation européenne, et s’assurer que la signature numérique s’intègre parfaitement à Avalon, son PMS hôtelier. La solution devait être intuitive pour les clients nationaux et internationaux et, surtout, elle devait réduire la charge administrative du personnel de réception.
❌ 3 défis clés :
- Réduire les files d’attente et les temps d’attente à l’enregistrement, en supprimant la signature manuelle et la gestion papier.
- Intégrer une solution de signature électronique sécurisée, conforme à l’eIDAS et entièrement compatible avec le PMS Avalon.
- Optimiser les ressources internes.
« Notre défi consistait à éliminer les temps d’attente, à réduire la consommation de papier et à garantir un processus sécurisé et intégré à notre PMS. »
– Équipe des opérations d’Hipotels
La solution. Une signature électronique intégrée et fluide qui transforme l’enregistrement à l’hôtel.
Hipotels a mis en place la signature électronique de Signaturit Group, entièrement intégrée à son système de gestion Avalón. Depuis lors, les clients peuvent signer les documents d’enregistrement depuis leur propre appareil (smartphone, tablette ou ordinateur), avant d’arriver à l’hôtel ou directement à la réception.
Cette intégration permet au personnel d’envoyer les documents à signer en un seul clic et de recevoir la signature en temps réel, sans avoir à imprimer quoi que ce soit. Cette automatisation a permis aux équipes de la réception de gagner du temps pour se concentrer sur l’essentiel : l’attention personnalisée.
La solution adoptée garantit la conformité avec l’eIDAS, la traçabilité de chaque signature et un processus accessible même aux utilisateurs sans expérience technologique. Le résultat est un enregistrement intuitif, fluide et nettement plus durable.
3 chiffres clés de la solution :
- Réduction drastique de l’utilisation de papier et des consommables associés.
- Intégration directe avec Avalon, le PMS de Hipotels.
- Signature 100 % numérique depuis n’importe quel appareil.
« Le temps que nous consacrions auparavant à des tâches répétitives est désormais investi dans l’amélioration du service client. »
– Équipe des opérations d’Hipotels
Le résultat. Un enregistrement plus rapide, plus durable et axé sur la satisfaction du client.
Depuis la mise en place de la signature électronique de Signaturit Group, Hipotels a complètement transformé son processus d’enregistrement. Les clients bénéficient d’une expérience plus rapide et plus moderne, et le personnel de la réception travaille avec plus de souplesse.
Les files d’attente ont été considérablement réduites, le processus est plus durable et il n’est plus nécessaire de stocker des milliers de documents physiques. De plus, l’acceptation en interne a été très positive, soulignant notamment la simplicité du système et le gain de temps.
3 chiffres clés du résultat :
- +40 000 documents signés numériquement.
- Temps de signature inférieur à 90 secondes par transaction.
- Élimination totale des déplacements et des archives physiques.
« La mise en place de la signature électronique nous a permis d’accélérer considérablement l’enregistrement, de réduire les files d’attente et d’améliorer la satisfaction des clients dès leur arrivée. »
– Équipe des opérations d’Hipotels
Un pas décisif vers l’excellence opérationnelle
La numérisation de l’enregistrement avec la signature électronique de Signaturit Group a profondément bouleversé le fonctionnement d’Hipotels. La chaîne hôtelière a mis en place un processus plus agile, durable et sécurisé, qui libère du temps pour le personnel et offre un accueil plus fluide aux clients.
Avec des milliers de documents signés numériquement et une intégration complète avec son PMS, Hipotels consolide son engagement en faveur de l’innovation et se positionne comme une référence dans la modernisation du secteur hôtelier.
Vous souhaitez transformer vos processus documentaires ?
La numérisation des signatures permet d’accélérer les réservations, de garantir la conformité légale et d’améliorer l’expérience des clients.
Découvrez comment vous pouvez le faire dans votre hôtel. Contactez-nous dès aujourd’hui !
