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L’accélération de la transformation numérique est un enjeu crucial pour les entreprises contemporaines, et chez Signaturit Group, nous sommes constamment à la recherche de meilleurs outils pour accompagner nos clients.
Dans cet esprit, notre dernière innovation est l’introduction d’une nouvelle fonctionnalité : la signature groupée (« bulk signing »). Cette avancée permet aux utilisateurs de signer plusieurs documents en une seule opération, simplifiant ainsi la gestion des transactions et faisant gagner un temps précieux aux équipes.
1. Qu’est-ce que la signature groupée (« bulk signing ») ?
La signature groupée, ou « bulk signing », est une fonctionnalité qui permet de signer plusieurs transactions ou documents en une seule opération, avec une seule authentification. Concrètement, l’utilisateur n’a plus besoin de répéter le processus de signature pour chaque document : il sélectionne un groupe de transactions et les valide en un seul flux.
Le terme « bulk signing » peut être traduit en français par signature groupée, signature en lot ou signature multiple. Cette fonctionnalité se distingue de la signature classique, qui impose de traiter chaque transaction individuellement, ce qui peut vite devenir fastidieux pour les entreprises gérant des volumes importants de documents à signer.
La signature groupée répond donc à un besoin réel : accélérer et sécuriser la validation de multiples documents, tout en réduisant les risques d’erreur et la charge administrative.
2. Comment fonctionne la signature groupée sur Signaturit Universign ?
Activation et accès
La fonctionnalité de signature groupée s’active depuis le page d’administration de la solution Signaturit Universign. Ici, l’administrateur peut configurer l’espace de travail (« workspace ») dans lequel il souhaite activer la signature groupée. Une fois activée, elle est disponible uniquement pour les membres du workspace concerné.
Création et gestion des groupes de transactions
Les groupes de transactions sont créés automatiquement par Signaturit Universign, selon des critères identiques :
- Langue des transactions (il s’agit de la langue définie pour le parcours de l’utilisateur et non de la langue du contenu du document).
- Contraintes similaires, telles que les exigences sur le nom complet ou le numéro de téléphone.
- Type d’action (signature, consultation, relecture, co-édition).
- Niveau de signature (simple, avancé, etc.).
À noter : la fonctionnalité n’est pas rétroactive. Seuls les lots créés après l’activation peuvent être groupés.
3. Tutoriel rapide : comment utiliser la signature groupée ?
- Sélection du groupe : l’utilisateur accède à son Espace Personnel et sélectionne un groupe de transactions à signer.
- Acceptation de la politique de protection des données (PPDP) : une seule acceptation est demandée pour l’ensemble du groupe, ce qui simplifie la gestion des consentements.
- Lecture et validation des documents : l’utilisateur parcourt chaque document du groupe et valide individuellement leur contenu.
- Authentification unique : une fois tous les documents validés, l’utilisateur procède à une seule authentification forte (ex : code OTP reçu par SMS) pour signer l’ensemble du lot.
- Retour à l’Espace Personnel : après la signature, l’utilisateur retrouve ses transactions à jour dans son espace personnel.
Des options permettent également de refuser ou de sauter une transaction. Dans ce cas, la transaction concernée sera exclue du groupe et traitée individuellement.
4. Les avantages de la signature groupée
Gain de temps et d’efficacité
- Un seul processus d’authentification pour plusieurs transactions, ce qui réduit considérablement le nombre d’actions répétitives.
- Possibilité de traiter de gros volumes de documents sans perte de temps.
Expérience utilisateur améliorée
- Interface claire et intuitive pour la gestion des groupes.
- Suivi simplifié des tâches à accomplir.
- Centralisation de la gestion des consentements et de la politique de confidentialité.
Sécurité et conformité
- Respect des exigences du règlement eIDAS, avec gestion du niveau de signature et authentification forte.
- Traçabilité renforcée et centralisation des consentements, pour une conformité accrue.
5. Cas d’usage concrets
- Campagnes de recrutement : signature en masse de contrats de travail pour de nouveaux collaborateurs.
- Gestion RH : validation simultanée d’avenants, attestations, ou autres documents administratifs.
- Offres commerciales : signature groupée de propositions ou de contrats pour plusieurs clients.
Conclusion
La signature groupée sur Signaturit Universign représente une avancée majeure pour toutes les organisations qui doivent gérer de nombreux documents à signer. Elle offre un gain de temps significatif, améliore l’expérience utilisateur, et renforce la sécurité et la conformité des processus de signature.
Simple à activer et à utiliser, cette fonctionnalité s’impose comme un atout incontournable pour digitaliser efficacement vos flux documentaires.
N’hésitez pas à contacter notre équipe pour une démonstration personnalisée ou une formation express !
