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En 2025, la dématérialisation des notes de frais est la norme. Les salariés utilisent leur mobile pour envoyer leurs justificatifs, et les comptables les traitent via des plateformes automatisées. La nouveauté majeure : l’archivage à valeur probante, qui permet de jeter les justificatifs papier en toute légalité, grâce à des processus numériques sécurisés et conformes.
La dématérialisation des notes de frais : une réalité bien installée
Soumettre une note de frais via une application mobile, l’accompagner d’une photo de ticket, et la faire valider sans imprimer quoi que ce soit : ce n’est plus de la théorie, mais le quotidien de milliers d’entreprises.
Les bénéfices sont évidents :
- Gain de temps pour les salariés
- Réduction des erreurs grâce à l’OCR et l’automatisation
- Processus fluides et traçables pour la comptabilité
- Contrôles facilités grâce à la centralisation des justificatifs numériques
Mais jusqu’à peu, le ticket papier devait toujours être conservé pour être juridiquement opposable.
L’archivage à valeur probante : une avancée décisive
Depuis la consolidation des règles en vigueur (notamment l’arrêté du 23 mai 2019), les justificatifs papier ne sont plus nécessaires, à condition que les documents numériques respectent certains critères stricts :
- Reproduction fidèle : format non modifiable, lisible, complet (PDF/A par ex.)
- Traçabilité : preuve d’intégrité via horodatage et piste d’audit
- Conservation sécurisée dans un système conforme à la norme NF Z42-013
- Durée de conservation respectée (6 ans à minima en cas de contrôle URSSAF ou fiscal)
Résultat : l’original papier peut être détruit, sans impact légal, dès que la version numérique a été enregistrée dans un système d’archivage à valeur probante.
La signature électronique : indispensable à la validité d’une note de frais dématérialisée
Si le scan du ticket est suffisant pour initier la dématérialisation, la signature électronique est ce qui valide et sécurise l’ensemble du processus.
Elle garantit :
- L’authenticité du déclarant et de la personne qui valide la dépense
- L’intégrité du justificatif (aucune modification possible après validation)
- Une date certaine grâce à l’horodatage
- Une chaîne de preuve complète, nécessaire pour l’URSSAF et l’administration fiscale
💡 En cas de contrôle, une note de frais numérique non signée peut être rejetée.
Signaturit fournit des signatures électroniques conformes au règlement eIDAS, adaptées à la gestion RH et comptable. Cela permet de signer chaque étape du processus, tout en automatisant les validations.
Les avantages d’un processus conforme et 100 % digital
En combinant dématérialisation, signature électronique et archivage à valeur probante, vous obtenez :
- Une conformité totale vis-à-vis du droit fiscal, URSSAF et RGPD
- Un gain de temps considérable pour tous les acteurs (salarié, manager, comptable)
- Une meilleure sécurité documentaire, sans dépendre du papier
- Une traçabilité complète de chaque justificatif et validation
Signaturit : votre partenaire de confiance pour une gestion fluide et conforme
Signaturit vous accompagne dans cette transition numérique avec :
- Signature électronique avancée ou qualifiée
- Horodatage certifié
- Archivage sécurisé à valeur probante
- Intégrations simples avec vos outils de gestion de frais et RH
La gestion des justificatifs de notes de frais en 2025 ne tolère plus le papier. Grâce à la signature électronique et l’archivage à valeur probante, vous sécurisez vos processus tout en gagnant en agilité.
FAQ – Justificatif note de frais
Est-il légal de jeter un justificatif papier après numérisation ?
Oui, si le justificatif numérisé est archivé à valeur probante : document fidèle, horodaté, signé et stocké dans un système certifié (NF Z42-013).
Combien de temps faut-il conserver une note de frais ?
6 ans minimum. C’est la durée légale de conservation en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.
Faut-il signer une note de frais dématérialisée ?
Oui. La signature électronique valide l’authenticité du déclarant et garantit l’intégrité de la note.
Un scan suffit-il pour numériser un justificatif ?
Non. Il faut une copie fidèle, non modifiable, signée, horodatée et archivée dans un système sécurisé conforme.
Quels outils permettent un archivage à valeur probante ?
Des solutions comme Signaturit assurent la signature, l’horodatage et l’archivage certifié, en conformité avec les normes légales.
