Comment marche la signature électronique ?

Si vous n’avez encore jamais eu recours à la signature électronique, vous en avez sans aucun doute déjà entendu parler. En effet, cet outil technologique se démocratise petit à petit dans le monde des entreprises, accompagnant leur transformation digitale. Mais savez-vous exactement ce qu’est une signature électronique et comment cela fonctionne ? Dans cet article, nous vous donnons les informations essentielles sur le sujet, pour que vous puissiez, comme de nombreuses entreprises, mettre en place cette solution d’avenir incontournable.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Contrairement aux croyances populaires, il est important de noter qu’une signature électronique ne consiste pas à scanner une signature manuscrite.

La signature électronique est un procédé technique et juridique par lequel un signataire appose son accord à valeur juridique sur un document électronique. Il s’agit d’un outil technologique devant respecter un ensemble de normes fixées par les autorités européennes et françaises.

Comment fonctionne le procédé de signature électronique ?

Comment envoyer un document à signer avec Signaturit ?

Pour envoyer un document à signer électroniquement à un client, à un prestataire, ou encore à un employé, vous devez disposer d’un logiciel de signature électronique. À partir de ce dernier, vous pouvez configurer l’envoi du document :

1. Vous téléchargez le document à signer.
2. Vous configurez le document en positionnant le champ de signature. Vous avez également la possibilité d’ajouter d’autres champs à remplir par le signataire : nom, date, nom de l’entreprise, etc.
3. Vous ajoutez l’adresse e-mail du signataire.
4. Vous personnalisez le message de l’e-mail que recevra le signataire. 
5. Vous envoyez la demande.

Comment signer le document en ligne avec Signaturit ?

Pour signer électroniquement un document, vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel ou encore de télécharger une application. Vous avez juste besoin d’un appareil connecté à Internet : ordinateur, tablette ou smartphone. Voici les étapes à suivre pour signer un document :

1. Le signataire reçoit un e-mail avec un lien vers le processus de signature.
2. Il lit le document et remplit les champs nécessaires (nom, prénom, etc.), le cas échéant.
3. Il signe en dessinant le tracé de sa signature avec une souris, son doigt ou un stylet, selon l’appareil utilisé.
4. Il valide le processus de signature.
5. Il reçoit une copie par e-mail du document signé.

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La signature électronique est-elle légale et sécurisée ?

Oui et oui !

La signature électronique est légale dans l’Union européenne et donc en France. Elle est encadrée par le Règlement eIDAS au niveau européen, et plus spécifiquement en France par les articles 1366 et 1367 du Code civil.

En outre, la signature électronique est sécurisée. Le processus garantit :

• L’identification du signataire, à savoir que le signataire est bien la personne qu’elle prétend être ;
• L’intégrité du document signé, à savoir que les données du document n’ont pas été modifiées depuis le moment où il a été signé.

Chez Signaturit, nous garantissons les deux points précédents de la manière suivante :

• Afin d’identifier le signataire, nous obtenons la géolocalisation au moment de la signature, les adresses IP d’origine et de destination de la demande, la date et l’heure de la signature et les données biométriques du tracé du signataire (pression, vitesse et accélération) ;
• Pour garantir une intégrité absolue, nous chiffrons le document et incluons un horodatage qualifié.

Quels types de documents puis-je signer avec la signature électronique ?

Il est aujourd’hui possible et légal de signer électroniquement tout type de documents et de contrats au sein d’une entreprise, quel que soit le secteur ou le service. 

Voici quelques exemples de documents par service :

Ressources Humaines Promesse unilatérale Contrat de travail Accord de confidentialité Attestation de remise de matériel Avenant Solde de tout compte

Équipes commerciales Contrat de prestation de service Contrat de sous-traitance Contrat de distribution Contrat de partenariat Bon de commande Devis

Services juridiques Contrat de sous-traitance de données personnelles Procès-verbal d’assemblée générale Code d’éthique Rapport d’audit Contrat de cession de droit à l’image

Et quelques exemples de documents par secteur :

Immobilier Compromis de vente Contrat de gestion Bail locatif Bail commercial État des lieux Mandat de vente

Assurance Ouverture de compte Police d’assurance Assurance-vie Report de crédit Mandat SEPA

Éducation Contrat d’inscription Convention de stage Règlement intérieur Feuille d’émargement Procès-verbal de jury d’examen

Vous pouvez donc décider de dématérialiser tous vos processus de signature, ou alors de commencer pas les contrats ayant le plus d’enjeux pour votre entreprise, pour assurer leur signature à temps, de manière simple et efficace.

Comment choisir mon prestataire de signature électronique ?

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de signature électronique sur le marché, et il peut être difficile de choisir celle qui vous convient le mieux. 

Avant de vous lancer dans une analyse détaillée des logiciels, vous devez vous assurer que les prestataires sélectionnés soient certifiés eIDAS, à savoir que leurs services soient conformes au Règlement européen eIDAS.

Pour information, l’Union européenne tient à jour une liste des Prestataires de Services de Confiance Qualifiés, dans laquelle vous pouvez retrouver Signaturit : https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/ES/28 

En outre, il est également important de bien analyser vos besoins en amont. Pour cela nous vous recommandons de rédiger un cahier des charges détaillé, notamment pour définir les processus de travail et les flux de signature de documents que vous souhaitez mettre en place. Dans cet article, nous vous présentons les 3 critères principaux à prendre en compte au moment de la rédaction du cahier des charges et les questions essentielles à vous poser.

Une fois votre projet bien structuré, vous pouvez alors commencer votre analyse des différents logiciels, pour bien comprendre les spécificités de chacun. Voici quelques points importants à prendre en compte :

• La technologie, par exemple : Est-ce un logiciel SaaS ou On-promise ? Est-ce que le prestataire dispose d’une API ?
• Les solutions, par exemple : Quels types de signature électronique offre le prestataire ? Offre-t-il des solutions complémentaires qui pourraient être utiles dans le futur ?
• Les fonctionnalités, par exemple : Le logiciel propose-t-il les fonctionnalités me permettant d’optimiser au maximum mes processus de signature (modèles de document, rappels automatiques, champs personnalisables, envoi groupé, etc.) ?
• L’expérience utilisateur, par exemple : Le logiciel est-il user friendly ? L’expérience de signature est-elle intuitive ?

➡️ Pour en savoir plus, découvrez notre article : Comment choisir son prestataire de signature électronique ?

Conclusion

Vous avez maintenant une meilleure idée du fonctionnement de la signature électronique ! Pour aller plus loin, deux options s’offrent à vous maintenant :

• Téléchargez notre livre blanc d’introduction à la signature électronique pour approfondir vos connaissances (formulaire ci-dessous).
• Testez gratuitement notre plateforme de signature et envoyez votre 1er document à signer en ligne.

À vous de voir si vous êtes plutôt théorique ou pratique !

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