Table des matières
Vous avez décidé de lancer un projet de signature électronique dans votre entreprise, votre cahier des charges est bien défini, et il vous reste maintenant à choisir un prestataire, mais comment faire le bon choix ?
Pour vous accompagner dans votre projet, nous avons décidé de vous donner les clés pour évaluer les différentes solutions de signature électronique existantes et vous aider à choisir la solution qui vous convient le mieux.
Les étapes essentielles d’un projet de signature électronique
La mise en œuvre d’un tel projet peut parfois sembler lourde et compliquée à première vue, cependant elle est plus simple que vous ne le pensez si vous prenez le temps de bien structurer votre projet en suivant ces quelques étapes clés :
- Décision de mettre en place la signature électronique ↓
- Création du cahier des charges ↓
- Choix du type de signature électronique ↓
- Choix du prestataire de signature électronique ↓
- Mise en place du projet au sein de l’entreprise ↓
- Information et formation des employés ↓
- Évaluation des résultats du projet et amélioration continue ↺
Dans l’un de nos derniers articles de blog, nous vous avons présenté la première phase de création du cahier des charges. Aujourd’hui, nous allons expliquer en détail les 2 étapes suivantes : le choix du type de signature électronique et du prestataire de signature électronique.
1. Le choix du type de signature électronique
Plusieurs types de signature électronique existent (simple, avancée et qualifiée), il s’agit donc de choisir le type de signature le plus adapté aux besoins de l’entreprise.
Les types de signatures électroniques :
Le Règlement eIDAS définit 3 types de signature électronique :
Signature électronique simple : « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer. »
Signature électronique avancée : une signature électronique simple qui satisfait aux exigences suivantes :
- « être liée au signataire de manière univoque ;
- permettre d’identifier le signataire ;
- avoir été créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire, tel que son ordinateur ou son téléphone ;
- être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. »
Signature électronique qualifiée : « une signature électronique avancée qui est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié, et qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique. »
Les caractéristiques des signatures électroniques :
Pour choisir le niveau de signature électronique, vous devez évaluer les risques liés à chaque contrat, mais également la facilité de mise en place et d’utilisation de la solution. Par exemple : la signature d’un compromis de vente comporte des enjeux plus élevés que la signature d’une facture.
|
Simple |
Avancée |
Qualifiée | |
|
Identification du signataire |
X La solution ne permet pas d’identifier le signataire de manière univoque. |
✔ |
✔✔ |
|
Facilité de mise en place et d’utilisation |
✔ |
✔ | X Le signataire doit disposer d’un certificat qualifié de signature électronique pour signer. |
Nos solutions de signature électronique :
- SIGNATURE ÉLECTRONIQUE SIMPLE : Le destinataire signe en cochant une case.
Pour renforcer la sécurité du processus, nous offrons l’option d’ajouter un code OTP : un mot de passe à usage unique envoyé par SMS au signataire pour valider sa signature.
- SIGNATURE ÉLECTRONIQUE AVANCÉE BIOMÉTRIQUE : Le destinataire signe en réalisant le tracé de sa signature sur le dispositif de son choix (PC, tablette ou smartphone), avec le doigt, un stylet ou une souris.
Nous utilisons la technologie biométrique pour identifier le signataire de manière univoque, en recueillant les données de son tracé. L’utilisateur signe donc un document en ligne avec la même simplicité qu’une signature sur papier, sans étape supplémentaire d’authentification.
- SIGNATURE ÉLECTRONIQUE AVANCÉE AVEC CERTIFICAT : Le destinataire signe en utilisant un certificat électronique émis par un tiers.
2. Le choix du prestataire de signature électronique
Il existe de nombreux prestataires sur le marché, et il peut parfois être difficile de comprendre les spécificités de chacun et de choisir celui qui vous convient le mieux. Il est donc important d’avoir en tête les critères essentiels.
Checklist pour choisir son prestataire de signature électronique :
LA LÉGALITÉ
✓ Prestataire reconnu comme prestataire de services de confiance. Nous faisons partie de la liste de confiance de l’Union européenne.
✓ Prestataire certifié par des audits externes d’experts indépendants.
✓ Document probant disponible pour chaque document signé (piste d’audit). Ce document recueille toutes les preuves électroniques générées au cours du processus de signature.
LA TECHNOLOGIE
✓ Logiciel SaaS (ou logiciel en tant que service) : cela signifie qu’il n’est pas nécessaire d’installer de logiciel pour utiliser le service.
✓ Hébergement des données en Europe. Nous utilisons les serveurs d’Amazon Web Services (AWS). Nous faisons un double cryptage des informations gérées via la plateforme de Signaturit : au moment de la signature, et lors du stockage des informations sur nos serveurs AWS.
✓ API de signature électronique pour une intégration à un site Internet ou une application métier.
Les bénéfices de notre API :
- Tests dans l’environnement Sandbox illimités et gratuits
- Documentation détaillée pour les développeurs
- Tableau de bord pour les développeurs
- SDK en 7 langues
- Support technique disponible pour vous accompagner lors de l’intégration
« L’API de Signaturit utilise les règles de design REST et est bien documentée. Son intégration a par conséquent été très simple et rapide. »
Edouard Mandon, VP Product d’iBanFirst
LES FONCTIONNALITÉS
Nous offrons de nombreuses fonctionnalités permettant aux entreprises d’optimiser au maximum leurs processus, dont notamment :
✓ Création de modèles de documents pour les envois récurrents
✓ Personnalisation de marque : logo, couleurs, typographie et texte des e-mails
✓ Circuit de validation et de signature des documents
✓ Envoi par e-mail ou SMS des documents à signer
✓ Envoi groupé : envoi d’un document identique à plusieurs personnes à la fois
✓ Visibilité du processus à chaque étape (envoyé, reçu, ouvert, signé, etc.)
✓ Rappels automatiques aux signataires et délai d’expiration des documents envoyés
✓ Possibilité de joindre des fichiers lors du processus de signature
LES SERVICES COMPLÉMENTAIRES
En plus de la signature électronique, nous offrons 2 services complémentaires :
✓ Envoi recommandé électronique :pour certifier l’intégrité, l’envoi et l’ouverture d’un e-mail ou SMS et des pièces jointes. Des preuves électroniques sont générées à chaque étape du processus.
✓ Identification électronique : pour valider l’authenticité des pièces d’identité des signataires en temps réel de manière sécurisée, grâce à notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR).
La combinaison de ces services permet aux clients de Signaturit de dématérialiser au maximum leurs processus de travail, tout en simplifiant leur gestion en passant par un unique prestataire.
Voilà, vous avez maintenant toutes les informations en main pour choisir votre prestataire de signature électronique. Pour en savoir plus sur les différentes étapes pour réussir votre projet de signature électronique, téléchargez notre guide.
Retrouvez notre guide de la signature électronique. Téléchargez-le en quelques secondes pour l’utiliser à votre guise !
