Comment rédiger votre cahier des charges pour bien choisir le prestataire de signature électronique ?

La signature électronique est devenue un levier stratégique pour digitaliser les processus, réduire les délais et garantir la conformité juridique des documents. Mais pour choisir la solution la plus adaptée à vos enjeux, un simple comparatif de prestataires ne suffit pas. C’est là qu’intervient un outil essentiel : le cahier des charges signature électronique. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour rédiger un cahier des charges complet, pertinent et conforme aux exigences réglementaires (eIDAS, RGPD), afin de sélectionner un prestataire fiable, sécurisé et capable de s’intégrer parfaitement à vos outils métiers.

Pourquoi rédiger un cahier des charges signature électronique ?

Un cahier des charges signature électronique permet de formaliser vos besoins, d’anticiper les contraintes légales, techniques et métiers. Il vous aide à comparer objectivement les offres, aligner le projet aux attentes des utilisateurs et assurer la conformité réglementaire (RGPD, eIDAS…) tout au long du cycle de vie du document.

1. Définir les niveaux de signature (eIDAS)

Le règlement eIDAS distingue plusieurs niveaux de signature électronique :

• Signature simple : pour les processus internes, devis, formulaires.
• Signature avancée : identifie l’auteur, protège l’intégrité des données.
• Signature qualifiée : créée avec certificat qualifié, équivalente manuscrite.

Pour choisir le niveau de signature électronique, vous devez évaluer les risques liés à chaque contrat, mais également la facilité de mise en place et d’utilisation de la solution. Par exemple : la signature d’un compromis de vente comporte des enjeux plus élevés que la signature d’une facture.

	Simple	Avancée	Qualifiée
Identification du signataire	X La solution ne permet pas d’identifier le signataire de manière univoque.	✔	✔✔
Facilité de mise en place et d’utilisation	✔	✔	X Le signataire doit disposer d’un certificat qualifié de signature électronique pour signer.

Avantage et contrainte de la signature qualifiée

Elle offre une protection juridique maximale mais nécessite une vérification d’identité (face‑à‑face ou à distance).

2. Critères essentiels pour choisir un prestataire

• Certifications eIDAS / PSCo : gage de conformité européenne.
• Conformité RGPD & localisation des données : hébergement en Europe, Cloud Act, responsabilité des données.
• Conservation LTV & horodatage : maintien de la validité dans le temps (extension LTV) indispensable. Chez Signaturit Group, cet horodate qualifié est apposé tous les 5 ans, ce qui correspond à la fin de validité du certificat utilisé lors de la signature électronique. En général, nos concurrents doivent le renouveler tous les 3 ans car leur certificat ont une durée de validité de 3 ans.
• Portail web & UX : interface intuitive, rappels, gestion de workflow facilement personnalisable.
• Intégration d’une API fluide pour automatiser les flux de travail : documentation claire, sandbox, SDK, support technique dédié.
• Accompagnement & support client : expertise technique et juridique, délais de réponse, interlocuteur dédié.
• Fonctionnalités avancées : OTP (Signaturit permet d’ajouter ce code : un mot de passe à usage unique envoyé par SMS au signataire pour valider sa signature), biométrie, modèles, cachet électronique, audit trail.
• Services complémentaires : identification électronique, envoi recommandé, coffre-fort numérique.

💡 BON À SAVOIR : Nous utilisons la technologie biométrique pour identifier le signataire de manière univoque, en recueillant les données de son tracé. L’utilisateur signe donc un document en ligne avec la même simplicité qu’une signature sur papier, sans étape supplémentaire d’authentification.

3. Structurer votre cahier des charges signature électronique

1. Objectifs, périmètre, volumes
2. Niveau de sécurité requis (eIDAS)
3. Types de documents
4. Fonctionnalités souhaitées (OTP, biométrie, validateurs…)
5. Intégration API et contraintes techniques
6. Conservation & archivage conforme LTV/SAE
7. Support, SLA, hébergement, RGPD
8. Critères juridiques et conformité

4. Étapes de mise en œuvre

• Rédiger le cahier des charges
• Sélectionner 2‑3 prestataires certifiés
• Évaluer via démo, POC, tests API
• Choisir et contractualiser
• Former les équipes, déployer, mesurer
• Améliorer au fil de l’usage

Pourquoi choisir Signaturit ?

LA LÉGALITÉ

✓ Prestataire reconnu comme prestataire de services de confiance. Nous faisons partie de la liste de confiance de l’Union européenne. ✓ Prestataire certifié par des audits externes d’experts indépendants. ✓ Document probant disponible pour chaque document signé (piste d’audit). Ce document recueille toutes les preuves électroniques générées au cours du processus de signature.

LA TECHNOLOGIE

✓ Logiciel SaaS (ou logiciel en tant que service) : cela signifie qu’il n’est pas nécessaire d’installer de logiciel pour utiliser le service. ✓ Hébergement des données en Europe. Nous utilisons les serveurs d’Amazon Web Services (AWS). Nous faisons un double cryptage des informations gérées via la plateforme de Signaturit : au moment de la signature, et lors du stockage des informations sur nos serveurs AWS. ✓ API de signature électronique pour une intégration à un site Internet ou une application métier.

« L’API de Signaturit utilise les règles de design REST et est bien documentée. Son intégration a par conséquent été très simple et rapide. » Edouard Mandon, VP Product d’iBanFirst

LES FONCTIONNALITÉS

Nous offrons de nombreuses fonctionnalités permettant aux entreprises d’optimiser au maximum leurs processus, dont notamment : ✓ Création de modèles de documents pour les envois récurrents ✓ Personnalisation de marque : logo, couleurs, typographie et texte des e-mails ✓ Circuit de validation et de signature des documents ✓ Envoi par e-mail ou SMS des documents à signer ✓  Envoi groupé : envoi d’un document identique à plusieurs personnes à la fois ✓ Visibilité du processus à chaque étape (envoyé, reçu, ouvert, signé, etc.) ✓ Rappels automatiques aux signataires et délai d’expiration des documents envoyés ✓ Possibilité de joindre des fichiers lors du processus de signature

LES SERVICES COMPLÉMENTAIRES

En plus de la signature électronique, nous offrons 2 services complémentaires : ✓  Envoi recommandé électronique :pour certifier l’intégrité, l’envoi et l’ouverture d’un e-mail ou SMS et des pièces jointes. Des preuves électroniques sont générées à chaque étape du processus. ✓  Identification électronique : pour valider l’authenticité des pièces d’identité des signataires en temps réel de manière sécurisée, grâce à notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). La combinaison de ces services permet aux clients de Signaturit de dématérialiser au maximum leurs processus de travail, tout en simplifiant leur gestion en passant par un unique prestataire.

Foire aux questions

Quels niveaux de signature pour quel usage ?

Signature simple pour usages internes, avancée pour confidentialité, qualifiée pour documents sensibles ou valeurs juridiques importantes.

Est-ce difficile d’intégrer l’API ?

Non. Avec une bonne documentation, sandbox, SDK et support technique, l’intégration peut se faire en quelques jours.

Comment garantir la validité dans le temps ?

Seul un horodatage qualifié via extension LTV assure une signature valide après plusieurs années.

Le mot‑clé essentiel est cahier des charges signature électronique : bien défini,il vous guide vers un prestataire adapté, conforme, et techniquement fiable. 👉 Contactez nos experts pour construire votre projet sur-mesure