L’Université de Vic, Université Centrale de Catalogne (UVic-UCC) est une institution publique dotée d’une riche tradition académique qui remonte au Moyen-Âge. Reconnue pour son engagement envers la société, la transparence et l’innovation, sa mission est de former des professionnels, de promouvoir la recherche et de jouer un rôle moteur dans le développement régional avec une vision internationale.
Dans le cadre de cet engagement, l’UVic-UCC gère chaque année des milliers de conventions de stage et d’avenants avec des entreprises et des institutions partenaires — un processus clé pour garantir aux étudiants l’accès à des opportunités de formation précieuses en milieu professionnel. La complexité administrative de cette gestion, ainsi que la nécessité d’assurer la validité juridique et la sécurité des documents, ont conduit l’université à lancer un projet de transformation numérique.
Le défi : gérer plus de 4 000 conventions avec rapidité et sécurité
Chaque année universitaire, l’UVic-UCC génère plus de 4 000 documents liés aux conventions de stage. Jusqu’à récemment, ce processus était manuel et décentralisé, ce qui entraînait :
- Des délais de traitement longs et une forte dépendance aux tâches manuelles.
- Un manque de sécurité et de traçabilité documentaire.
- Des limitations juridiques, de nombreux étudiants et partenaires internationaux ne disposant pas de certificats numériques.
L’université devait donc optimiser et automatiser le processus de signature, tout en garantissant la validité juridique, la sécurité et une efficacité accrue.
La solution : la signature électronique de Validated ID, désormais membre du groupe Signaturit, avec Peakway
Pour relever ce défi, l’UVic-UCC a collaboré avec Peakway, un fournisseur technologique spécialisé dans la numérisation des processus documentaires dans l’enseignement supérieur. Grâce à leur expertise, l’université a mis en œuvre la solution de signature électronique développée par Validated ID, maintenant intégrée au groupe Signaturit, et connectée à la plateforme no-code Gladtolink.
Cette solution a permis de :
- Automatiser les flux de signature reliés aux bases de données internes de l’université.
- Archiver automatiquement les documents signés dans le Système de gestion documentaire consortial (GDC).
- Garantir la validité légale et la conformité, Validated ID étant un Prestataire de services de confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS.
Proposer des options de signature flexibles, permettant aux étudiants et aux représentants légaux d’utiliser soit des certificats numériques, soit des signatures électroniques à distance, assurant ainsi l’accessibilité à la fois au niveau local et international.
« L’Université de Vic est un client très exigeant, avec un haut niveau d’excellence. Pouvoir les accompagner dans ce processus de transformation et répondre à leurs attentes a été pour nous une grande satisfaction. » Xavier Sancliment Casadejus, PDG de Peakway
Résultats : des conventions de stage plus rapides et plus sûres
- Automatisation et centralisation de l’ensemble du processus de signature, réduisant considérablement les délais de traitement.
- Archivage institutionnel sécurisé et automatisé, avec description et classification adéquates des documents.
- Validité juridique sans obligation de certificat numérique, un atout majeur pour les partenaires et étudiants internationaux.
« Nous avons complètement transformé la gestion des conventions de stage, en améliorant l’efficacité et en garantissant le respect des normes juridiques les plus exigeantes. » Albert Aragay Lanchares, Service de gestion documentaire, archives et registre (SGDAiR)
Une alliance qui accélère la transformation numérique de l’enseignement supérieur.
Grâce à sa collaboration avec Peakway et la solution de signature électronique de Validated ID (groupe Signaturit), l’Université de Vic, Université Centrale de Catalogne a optimisé la gestion de ses conventions de stage, en plaçant l’accent sur l’automatisation, la sécurité et la validité juridique.
Cette réussite démontre comment la technologie peut simplifier des processus complexes dans l’enseignement supérieur, libérer des ressources administratives et générer de la valeur aussi bien pour les institutions que pour leurs partenaires.
