Dans un secteur agricole confronté aux défis du changement climatique, de la transition écologique et du renouvellement générationnel, la formation est un levier clé pour assurer la pérennité des exploitations. VIVEA, le fonds d’assurance formation des chefs d’exploitation agricole en France, joue un rôle essentiel en finançant la formation de milliers de professionnels : rien qu’en 2022, il a accompagné 150 000 agriculteurs au travers de 32 000 demandes de financement.
Avec de tels volumes, la gestion des conventions et attestations était devenue un processus complexe et coûteux. Pour répondre aux attentes de rapidité et de traçabilité de ses organismes de formation, tout en respectant les exigences de la commande publique, VIVEA a fait le choix stratégique de digitaliser ses processus de gestion.
Le défi
La gestion des demandes de financement et de formation représentait une lourde charge administrative et opérationnelle. VIVEA devait traiter chaque année un très grand nombre de conventions-cadres, conventions de financement et attestations de formation, ce qui entraînait :
- Des processus lents et basés sur le papier, dépendants des services postaux.
- Un manque de traçabilité et des difficultés à garantir la conformité réglementaire.
- De fortes attentes des organismes de formation en matière d’agilité et de simplicité.
- La nécessité de s’adapter aux exigences des marchés publics.
La solution
Avec le soutien de Ricoh France, partenaire technologique spécialisé dans la transformation digitale, VIVEA a intégré DocuWare, une plateforme de gestion documentaire dans le cloud, à la solution de signature électronique de Validated ID (désormais membre du Groupe Signaturit).
- Signature électronique intégrée directement à l’extranet VIVEA pour les organismes de formation.
- Gestion documentaire centralisée et automatisée grâce à DocuWare.
- Processus de signature optimisé, accessible en seulement trois clics depuis n’importe où.
Les résultats
La digitalisation de l’ensemble du flux de travail a permis à VIVEA de gagner immédiatement en efficacité:
- 3.200 conventions-cadres et 32.750 conventions de financement signées électroniquement chaque année.
- Réduction des délais et des coûts pour VIVEA et ses partenaires.
- Simplification des tâches administratives quotidiennes et élimination des tâches répétitives.
- Baisse de l’utilisation du papier et réduction de l’empreinte environnementale.
« L’intégration des signatures électroniques avec DocuWare a été simple et a généré un retour et une satisfaction élevés. En moins d’un an, la signature électronique est devenue un élément central de notre activité. » William Laksimi, Responsable des systèmes d’information, VIVEA
Un modèle de gestion plus agile, sécurisé et durable
Le cas de VIVEA illustre comment la combinaison d’un besoin clair, d’une collaboration avec un partenaire technologique comme Ricoh France, et de l’intégration de solutions de référence telles que DocuWare et la signature électronique du Groupe Signaturit peut transformer un processus critique.
Cette alliance a permis à VIVEA d’offrir plus d’agilité à ses partenaires, d’améliorer l’expérience utilisateur et de réduire les coûts, tout en avançant vers ses objectifs de durabilité.
Les partenariats stratégiques ne se contentent pas d’accélérer l’adoption technologique : ils en multiplient l’impact. En travaillant ensemble, VIVEA, Ricoh et Validated ID désormais Groupe Signaturit ont construit un modèle de gestion plus agile, plus sécurisé et prêt pour l’avenir.
L’expérience de VIVEA montre comment la transformation digitale, soutenue par de solides alliances, peut transformer un défi administratif en avantage compétitif et durable.
