Flokk, leader européen dans la conception et la production de mobilier durable, gère chaque année plus de 600 contrats de vente et de location. Avec un portefeuille comprenant des marques renommées comme HÅG, Giroflex et Profim, l’entreprise devait moderniser la gestion de ses contrats afin d’augmenter son efficacité, améliorer l’expérience client et réduire sa dépendance au papier, en cohérence avec sa stratégie de durabilité.
Le défi
Avant la mise en œuvre, les processus de signature de contrats de Flokk présentaient plusieurs limitations:
- Exécution lente des contrats → l’échange de documents physiques, les délais de livraison et le manque de traçabilité ralentissaient la finalisation des accords.
- Manque de visibilité → clients et employés ignoraient souvent l’état exact d’un contrat.
- Dépendance au papier → incompatible avec les objectifs environnementaux de l’entreprise.
- Charge administrative élevée → la révision, le classement et le suivi manuel de contrats de 40 à 50 pages mobilisaient beaucoup de temps et de ressources internes.
La solution
Avec le soutien de son partenaire technologique OPTANIUM, Flokk a intégré le service de signature électronique de Validated ID (désormais partie du Signaturit Group) via la plateforme eurosignatur.de.
Le modèle combinait deux modalités de signature adaptées aux différents besoins :
- Signature par certificat numérique : utilisée en interne par les superviseurs et directeurs pour approuver et ratifier rapidement et en toute sécurité les contrats.
- Signature biométrique à distance : destinée aux clients, garantissant confiance, validité juridique et facilité d’usage depuis n’importe où.
Ce nouveau flux de travail a permis à Flokk de passer d’un processus manuel et inefficace à un système entièrement numérique, avec contrôle et traçabilité complets, de la négociation à la ratification finale.
Les résultats
La mise en œuvre de la signature électronique de Validated ID (Signaturit Group) a représenté une amélioration radicale de l’efficacité contractuelle de Flokk. En moins d’un an, l’entreprise est passée d’un modèle lent et dépendant du papier à un système 100 % numérique et évolutif.
Principaux résultats :
- 97 % des contrats signés électroniquement en moins d’un an
- Réduction drastique du temps de signature, d’approbation et d’archivage
- Traçabilité complète : visibilité en temps réel de l’état de chaque contrat
- Expérience client et équipe commerciale améliorée, avec des processus plus rapides et clairs
- Réduction de l’impact environnemental grâce à l’élimination des processus papier
« L’avantage de cet outil est que je peux voir à tout moment l’état exact de chaque contrat. »
Philipp Dicke, Directeur Général de Flokk en Allemagne et Autriche
Vous êtes un partenaire technologique ?
La collaboration entre Flokk, OPTANIUM et Validated ID (Signaturit Group) a permis à l’entreprise de numériser ses processus contractuels, d’augmenter sa compétitivité et de renforcer son engagement en matière de durabilité.
« Travailler avec OPTANIUM a été extrêmement professionnel. Toutes nos exigences ont été satisfaites, la mise en œuvre s’est faite dans les délais et le budget impartis, et notre équipe commerciale a accueilli avec enthousiasme le nouvel outil. » Philipp Dicke, Directeur Général de Flokk en Allemagne et Autriche
« L’intégration entre OPTANIUM et Validated ID est très simple. La signature numérique est devenue indispensable en moins d’un an et sera étendue à d’autres pays. » Marcel Nebel, CEO d’OPTANIUM
