Signature électronique de l’entretien annuel : sécurité, conformité et efficacité

Digitaliser l’entretien annuel, c’est bien. Le faire signer électroniquement, c’est mieux. Rapide, sécurisé et conforme au cadre légal, la signature électronique simplifie la gestion RH et évite les problèmes. Découvrez pourquoi elle est incontournable pour moderniser vos campagnes d’entretiens.

Pourquoi digitaliser la signature de vos entretiens annuels ?

L’entretien annuel est un moment-clé dans la relation entre employeur et salarié. Bien qu’il ne soit pas obligatoire selon le Code du travail, la majorité des entreprises le fait. Cet échange permet d’évaluer les performances, fixer de nouveaux objectifs, discuter des compétences et envisager des évolutions de carrière. Mais qu’en est-il de la signature du compte-rendu de cet entretien ? Elle n’est pas légalement obligatoire, sauf si elle est prévue par un accord ou une convention collective. Pourtant, faire signer ce document reste une bonne pratique pour sécuriser les échanges. Et à l’heure de la digitalisation RH, la signature électronique de l’entretien annuel s’impose comme une solution simple, fiable et conforme. ???? Téléchargez notre livre blanc sur la signature électronique pour les RH

Quels sont les avantages de la signature électronique pour l’entretien annuel ?

Limitez les litiges

La signature électronique constitue une preuve formelle et traçable que les échanges ont bien eu lieu et que le contenu a été partagé. En cas de désaccord ou de contestation ultérieure, vous disposez d’un document signé avec un horodatage fiable et opposable.

Simplifiez vos processus RH

Avec la solution proposée par Signaturit Group, vous envoyez, signez et archivez les documents RH en quelques clics. Que le salarié soit en présentiel ou en télétravail, la signature électronique s’adapte à tous les cas de figure, sans impression ni envoi postal.

Fluidifiez vos campagnes d’entretiens

Intégrée à vos outils SIRH, la signature électronique permet une gestion unifiée et automatisée de vos campagnes d’entretiens annuels et professionnels. Vous gagnez en efficacité, en conformité, et vos collaborateurs apprécient la simplicité du processus.

Quelle valeur juridique pour la signature électronique ?

La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite, dès lors qu’elle respecte les critères définis par le règlement européen eIDAS :

• Identification fiable du signataire
• Intégrité du document
• Preuves accessibles en cas de conflit

Signaturit Group est un Prestataire de Services de Confiance qualifié (PSCQ), garantissant une signature électronique juridiquement recevable devant les tribunaux. Chaque signature est accompagnée d’une piste d’audit complète retraçant toutes les étapes de la signature.

Comment mettre en place la signature électronique des entretiens annuels ?

Étapes clés :

1. Préparation du document d’entretien (modèle RH ou formulaire SIRH)
2. Envoi via la plateforme de signature de Signaturit Group
3. Signature par le salarié avec authentification
4. Archivage automatique et transmission aux parties

Vous pouvez également personnaliser le processus avec des consentements, des mentions légales, ou des champs obligatoires à valider avant signature.

Que faire en cas de refus de signature de l’entretien annuel ?

Le salarié peut refuser de signer le compte-rendu de son entretien annuel suite à un désaccord ou une incompréhension. Dans ce cas :

• L’employeur peut consigner le refus par écrit
• Une mention peut être ajoutée par le RH ou un témoin (présence d’un tiers)
• La plateforme de Signaturit permet de tracer le refus ou l’interruption de signature de manière sécurisée

???? Bon à savoir : en l’absence de disposition conventionnelle, la signature reste facultative mais constitue une preuve précieuse en cas de litige.

Intégrez la signature électronique à vos processus RH avec Signaturit Group

Vous souhaitez moderniser vos processus RH et sécuriser vos campagnes d’entretien ? La signature électronique de l’entretien annuel est un levier simple à mettre en œuvre, conforme au RGPD et au règlement eIDAS.

Les bénéfices :

• Zéro papier
• Gain de temps pour les RH
• Valeur juridique assurée
• Expérience employé améliorée

???? Demandez une démo de la solution de signature électronique proposée par Signaturit Group.

FAQ : signature électronique et entretien annuel

La signature de l’entretien annuel est-elle obligatoire ?

Non, sauf si un accord ou une convention collective l’impose. Elle reste fortement recommandée pour sécuriser les échanges.

Peut-on refuser de signer un entretien annuel ?

Oui. L’employeur peut consigner ce refus et le signer lui-même. La signature électronique permet de tracer ce refus.

La signature électronique a-t-elle la même valeur que la signature manuscrite ?

Oui, si elle respecte le règlement eIDAS et est délivrée par un Prestataire de Services de Confiance comme Signaturit Group. La signature électronique facilite la gestion des entretiens annuels en apportant sécurité, conformité et simplicité. En adoptant cette solution, les équipes RH peuvent gagner du temps tout en assurant la traçabilité des échanges avec les collaborateurs. Vous voulez en savoir plus sur la signature électronique et son intégration dans vos processus RH ?Contacter notre équipe sans compromis.