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La firma por orden (P.O.) es una práctica habitual en el ámbito profesional y en el sector público español, que permite a una persona suscribir legalmente un documento en nombre de otra que ha dado su autorización.
Sin imitar la firma original, el firmante estampa su propia rúbrica junto a la mención «P.O.». Aunque su uso está extendido por su sencillez, su validez jurídica es más limitada que la de la firma por poder o la delegación formal. En este artículo analizamos su funcionamiento, su valor legal en el ordenamiento jurídico español y las alternativas digitales disponibles para reemplazarla con plenas garantías.
1. ¿Qué es y qué significa la firma por orden (P.O.)?
La firma por orden, abreviada habitualmente como «P.O.», «P/O» o «p.o.», es una práctica jurídica que permite a una persona suscribir un documento a la place de otra, contando con la autorización de esta. Su origen se remonta a las tradiciones administrativas y mercantiles, y sigue siendo frecuente tanto en empresas privadas como en administraciones públicas españolas.
Es fundamental comprender que la firma por orden no implica en ningún caso imitar la rúbrica de la persona ausente. El firmante estampa su propia firma, precedida de la mención «P.O.» (por orden) o «p. a.» (por ausencia), haciendo recaer la responsabilidad sobre quien dictó la orden. A diferencia de la firma por poder notarial, que exige un mandato formal escrito, la firma por orden no requiere sistemáticamente ese instrumento, lo que explica su menor protección jurídica.
La firma por orden es especialmente frecuente en contextos donde la continuidad operativa es prioritaria y la persona con poder de firma no está disponible. No obstante, para evitar impugnaciones, resulta muy recomendable formalizar una delegación de firma por escrito que recoja el nombre del delegatario, la duración y el alcance de sus facultades.
Contextos habituales de uso:
- Entorno empresarial: un director general delega en su asistente de dirección la firma de determinados documentos administrativos.
- Documentos contables: firma de pedidos o facturas en ausencia del responsable financiero.
- Correspondencia administrativa: gestión de comunicaciones que requieren respuesta inmediata.
Con una plataforma de firma electrónica avanzada es posible integrar esta mención directamente en el flujo de firma digital, conservando su valor jurídico y añadiendo trazabilidad completa.
2. Valor jurídico y alcance de la firma por orden en España
La firma por orden constituye una práctica frecuente en el mundo profesional español, pero presenta importantes especificidades jurídicas que conviene conocer antes de utilizarla.
Desde el punto de vista legal, la firma P.O. se diferencia fundamentalmente de la firma por poder notarial. Aunque ambas permiten firmar en nombre de otro, su valor jurídico difiere de manera considerable. La firma por poder se apoya en un documento notarial que oficializa la delegación; la firma por orden no exige necesariamente ese formalismo, lo que hace que su alcance jurídico sea generalmente menor y más vulnerable a la impugnación.
Para reforzar esta práctica y garantizar la identidad del firmante efectivo, es muy recomendable establecer una delegación de firma formal. Dicho documento debe recoger el nombre y apellidos del delegatario, la duración de la autorización y los actos concretos que abarca la delegación.
La jurisprudencia española ha delimitado el alcance de esta práctica. El Tribunal Supremo ha reconocido la posibilidad de ratificación implícita cuando el mandante no ha rechazado el acto firmado y el tercero no ha impugnado la firma. Sin embargo, esto no exime de adoptar las precauciones oportunas con carácter previo.
Aspectos clave a recordar:
- La firma por orden compromete la responsabilidad de quien dio la orden, no la del firmante efectivo.
- Una delegación escrita, aunque no sea obligatoria, constituye una precaución jurídica esencial.
- Determinados documentos oficiales o sensibles pueden exigir formas de firma más seguras.
- El valor jurídico de una firma P.O. es inferior al de un poder notarial.
3. Firma por orden, por poder o por delegación: ¿cuáles son las diferencias?
Conocer las distintas modalidades de delegación de firma es imprescindible para evitar riesgos jurídicos en tus transacciones profesionales. Cada tipo tiene sus propias características y valor legal.
Firma por poder (o poder notarial)
La firma por poder es el instrumento jurídico de mayor solidez para firmar en nombre de otro. El poderdante otorga al apoderado, mediante escritura pública ante notario, el poder legal para suscribir determinados documentos o realizar ciertos actos jurídicos en su nombre. Este mecanismo goza de plena cobertura legal en el ordenamiento jurídico español y de absoluta validez jurídica. El apoderado compromete su propia responsabilidad al firmar con la mención «P.P.» (por poder) o «por poder», lo que ofrece mayor seguridad jurídica que la firma por orden. Se utiliza especialmente para actos jurídicos de importancia que requieren trazabilidad y plenas garantías.
Firma por delegación
La firma por delegación supone una transferencia parcial del poder de firma, habitualmente en un contexto jerárquico dentro de una organización o en la Administración Pública. Se distingue del poder notarial por su carácter esencialmente profesional o administrativo, y porque el delegante conserva su autoridad pudiendo seguir interviniendo en el ámbito delegado. Debe formalizarse en un documento de delegación que precise la duración, los tipos de actos afectados y los límites del poder transferido. El delegatario actúa bajo la supervisión del delegante, pero compromete su responsabilidad personal por los actos que suscriba.
Imitación o falsificación de firma
En este supuesto, el firmante rubrica mediante una imitación de la firma manuscrita de otra persona, sin identificarse como firmante real. Esta práctica, que puede darse en entornos familiares o pequeñas empresas de gran confianza mutua, está totalmente desaconsejada: es ilegal y carece de validez jurídica alguna.
Tabla comparativa de las modalidades de firma:
| Criterio | Firma por orden (P.O.) | Firma por poder (P.P.) | Firma por delegación |
| Documento requerido | Ningún documento obligatorio (se recomienda establecer una delegación) | Escritura pública notarial obligatoria | Documento de delegación de firma |
| Alcance jurídico | Débil – puede impugnarse con facilidad | Sólido – regulado por el Código Civil | Medio – válido en el ámbito profesional |
| Responsabilidad | Principalmente la del mandante (quien da la orden) | Compartida entre mandante y apoderado | El delegatario compromete su responsabilidad personal |
| Formalidades | Mención «P.O.» seguida del nombre y la firma | Mención «P.P.» o «por poder» y firma del apoderado | Mención «por delegación» y firma del delegatario |
4. Usos profesionales de la firma por orden
La firma por orden encuentra aplicación en numerosos contextos profesionales en los que una persona está autorizada a firmar en nombre de otra. Esta práctica, aunque útil, debe ejercerse en un marco preciso para garantizar su validez jurídica.
Contrato de trabajo
En el ámbito laboral, la firma por orden se utiliza con frecuencia para documentos vinculados a la gestión de personal. Un responsable de Recursos Humanos puede estar autorizado a suscribir contratos de trabajo o anexos en lugar del director general.
Buenas prácticas:
- Establecer una delegación de firma formal que precise los tipos de contratos afectados.
- Indicar claramente la mención «P.O.» seguida del nombre y el cargo.
- Conservar constancia escrita de la autorización otorgada por el delegante.
Límites:
- La firma por orden no es recomendable para documentos sensibles como cartas de despido, donde la responsabilidad personal del directivo está en juego.
- Su valor jurídico es inferior al de una firma por poder en caso de litigio.
- No exonera al delegante de su responsabilidad en caso de conflicto con el trabajador.
Ejemplo práctico: para un contrato temporal urgente que debe firmarse con el director de viaje, la secretaria de dirección podría suscribir: «P.O. D. Martín Durán, Director General – D.ª Silvia Dueñas, Secretaria de Dirección».
Decisión administrativa
En la Administración Pública española, la delegación de firma está estrictamente regulada. La Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece el marco aplicable para que un cargo público autorice a un subordinado a suscribir determinadas resoluciones en su nombre.
Buenas prácticas:
- Verificar que la delegación está amparada por la normativa aplicable.
- Publicar oficialmente el acto de delegación para que sea oponible a terceros.
- Delimitar con claridad el ámbito de los actos afectados (por ejemplo, una resolución municipal).
Límites:
- El delegatario no puede subdelegar su firma sin autorización expresa.
- La delegación queda sin efecto cuando cambia el delegante.
- Los actos firmados siguen siendo responsabilidad del delegante y comprometen a la Administración.
Ejemplo: en un ayuntamiento, un teniente de alcalde puede firmar «P.O. el Alcalde» determinadas resoluciones municipales, siempre que se haya establecido y publicado previamente una delegación formal.
5. Cómo firmar por orden: guía paso a paso
Para realizar correctamente la firma por orden y evitar cualquier impugnación posterior, sigue estos pasos en el lugar destinado a la firma del documento:
- Identifica claramente al mandante: en el espacio reservado a la firma, indica primero el nombre y el cargo de la persona en cuyo nombre firmas (por ejemplo: «D. Martín Durán, Director General»).
- Incorpora la mención P.O.: escribe de forma legible «P.O.» (por orden) o «P.A.» (por ausencia) bajo el nombre del mandante. Esta indicación es esencial para señalar que actúas por orden de otra persona.
- Indica tu identidad: escribe tu nombre completo y tu cargo (por ejemplo: «D.ª Silvia Dueñas, Secretaria de Dirección») para clarificar quién suscribe realmente el documento.
- Estampa tu firma personal: firma con tu propia rúbrica, sin intentar en ningún caso imitar la del mandante, lo que constituiría falsificación documental.
- Verifica la delegación formal: asegúrate de que dispones de la autorización necesaria para suscribir ese documento concreto, preferiblemente por escrito.
Si existe una delegación de firma formal, comprueba su fecha de vencimiento antes de firmar. Para reforzar el valor jurídico de tu firma por orden, es recomendable contar con una delegación escrita que precise los actos afectados y el período de vigencia.
6. Modelos y fórmulas de firma por orden
La firma por orden, aunque práctica habitual, requiere una formalización precisa para garantizar su validez. A continuación encontrarás modelos listos para usar y adaptables a tu contexto profesional.
Ejemplo simple de firma por orden
Modelo listo para usar:
[Nombre y cargo del mandante] P.O. [Nombre, apellidos y cargo del firmante delegatario] [Firma manuscrita del delegatario] [Fecha]
Por ejemplo:
D. Martín Durán, Director General P.O. D.ª Silvia Dueñas, Secretaria de Dirección [Firma de Silvia Dueñas] Madrid, 12 de diciembre de 2025
Cláusula de delegación de firma
Para reforzar la validez jurídica de la firma por orden, es recomendable establecer una cláusula formal de delegación:
El/La que suscribe, [Nombre y apellidos del mandante], [Cargo], autoriza a [Nombre y apellidos del delegatario], [Cargo], para firmar por orden todos los documentos relativos a [precisar el ámbito] desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin]. Esta delegación no implica transferencia de responsabilidad, que sigue asumida íntegramente por el mandante. Hecho en [Lugar], a [Fecha] [Firma del mandante]
Tabla de elementos obligatorios y recomendados:
| Elemento | Descripción | Obligatorio |
| Mención «P.O.» | Indica explícitamente la firma por orden | Sí |
| Nombre y cargo del mandante | Persona que ostenta el poder inicial de firma | Sí |
| Nombre y cargo del delegatario | Persona que suscribe efectivamente el documento | Sí |
| Firma del delegatario | Rúbrica manuscrita o electrónica auténtica | Sí |
| Fecha | Fecha de aposición de la firma | Sí |
| Ámbito de la delegación | Tipos de documentos afectados | Recomendado |
| Duración de vigencia | Período durante el cual la delegación es válida | Recomendado |
7. Precauciones, riesgos e impugnaciones posibles
La firma por orden, aunque práctica habitual, no está exenta de riesgos jurídicos. Para utilizarla correctamente y evitar impugnaciones, es necesario adoptar ciertas precauciones.
Precauciones que debes adoptar
La precaución esencial consiste en formalizar la delegación de firma, aunque no sea legalmente obligatoria para la firma P.O. Un documento escrito que precise el alcance del mandato constituye una práctica que refuerza la seguridad jurídica. Dicho documento debería recoger idealmente:
- El nombre y apellidos del firmante efectivo.
- La naturaleza exacta de los actos para los que se concede la delegación.
- La duración de vigencia de la delegación.
- Los límites del mandato formal.
Omitir la mención «P.O.» o «P/O» antes de la firma es un error frecuente que puede generar confusión sobre la identidad del firmante real. El firmante debe estampar siempre su propia rúbrica —nunca imitar la del mandante— e indicar claramente su nombre y cargo tras la mención P.O.
Riesgo de impugnación
En ausencia de prueba de habilitación, un acto firmado por orden puede ser impugnado y potencialmente anulado. La jurisprudencia española ha identificado varias situaciones que pueden debilitar una firma por orden:
- La ausencia de mandato formal o informal demostrable (correo electrónico, escrito interno).
- La extralimitación respecto al marco de autorización inicialmente previsto.
- La interpretación errónea de la voluntad de la persona representada.
- El abuso de confianza del firmante efectivo.
El Tribunal Supremo ha reconocido, no obstante, la validez de una firma por orden cuando el mandante no ha rechazado el acto suscrito y el tercero no ha impugnado la firma. Esta «ratificación» implícita puede reforzar a posteriori una firma por orden, pero no exime de adoptar las precauciones necesarias de antemano.
Para minimizar estos riesgos, la firma electrónica es una alternativa moderna que garantiza la integridad del documento y la identidad del firmante, reduciendo considerablemente las posibilidades de impugnación.
8. La firma electrónica: la alternativa moderna y segura
Sin lugar a dudas, la firma electrónica permite eliminar todos los inconvenientes que conlleva la costumbre de firmar por orden de otra persona. Simplifica los procesos de contratación y, al mismo tiempo, los dota de mayor seguridad jurídica.
Firmar a distancia con la firma electrónica
Cuando el firmante no está físicamente presente en el lugar de firma, obtener su rúbrica manuscrita puede requerir un desplazamiento o el envío de la documentación por correo postal. En ambos casos, esto genera retrasos, costes adicionales e incomodidad para quien debe firmar. En ciertos casos, incluso puede suponer la pérdida de oportunidades de negocio.
Como hemos visto, existe la posibilidad de firmar por orden, pero esta solución tiene limitaciones y exige tramites previos. Con la firma electrónica, el firmante puede suscribir a distancia sin restricciones. El proceso es sencillo y ágil: el firmante recibe un correo electrónico o un SMS con un enlace al documento, lo abre, lo revisa y firma en línea. También es posible un proceso híbrido con el firmante en presencia física que recibe el enlace a través de una tableta.
Proteger tus contratos con la firma electrónica
La firma electrónica permite suscribir documentos de forma totalmente segura y legal. El Reglamento europeo eIDAS establece un marco jurídico claro y armonizado para el uso y la admisibilidad de las firmas electrónicas en la UE. En España, la validez legal de la firma electrónica se fundamenta además en la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
De este modo, nuestra solución de firma electrónica certificada eIDAS permite:
- Identificar de manera feháciente a las personas firmantes, previniendo conflictos por abuso de confianza o malentendidos.
- Garantizar la integridad del documento firmado, evitando cualquier modificación posterior a la firma.
Más allá de estas ventajas principales, la firma electrónica aporta otros beneficios a las organizaciones: mejor gestión de los contratos, mayor productividad de los equipos, reducción de costes y menor huella ambiental.
9. Preguntas frecuentes sobre la firma por orden
La mención P.O. (por orden) o P/O indica que una persona suscribe un documento en nombre y por cuenta de otra. Esta anotación precisa que la firma ha sido estampada por orden y no por iniciativa propia. Es una práctica habitual en el ámbito profesional, especialmente cuando un directivo delega su poder de firma en un colaborador para determinados usos específicos.
La firma por orden (P.O.) y la firma por delegación tienen distintos valores jurídicos. La firma por delegación se apoya en un documento escrito formal que precisa el alcance de los poderes conferidos. La firma P.O., más flexible en su uso, no exige obligatoriamente procuración escrita, pero su valor jurídico es generalmente menor y puede ser impugnada con mayor facilidad.
Un modelo eficaz de firma por orden debe incluir: el nombre de la persona inicialmente designada para firmar, la mención «P.O.» claramente visible, a continuación el nombre y la firma del firmante mandatado, así como su cargo. Para reforzar su validez, es recomendable establecer previamente una delegación escrita que precise la duración y el alcance de la autorización.
Sí, la firma por orden posee un valor jurídico reconocido, pero más limitado que el de un poder notarial. Compromete principalmente la responsabilidad de la persona que dio la orden. Para evitar impugnaciones, es muy recomendable formalizar esa autorización por escrito, especificando los documentos afectados y el período de vigencia de la delegación.
Técnicamente, puede firmarse por orden sin autorización escrita previa, pero esta práctica conlleva riesgos jurídicos significativos. Sin un documento que formalice la delegación, la legitimidad para firmar podría ser impugnada. Para garantizar el uso de la firma por orden, una autorización explícita del mandante sigue siendo muy recomendable, especialmente para documentos de elevado valor jurídico.
