Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

L’automatisation des processus métier, ou Business Process Automatisation (BPA) en anglais, consiste à automatiser les processus et les flux de travail grâce à la technologie, permettant aux entreprises de réduire leurs coûts et augmenter leur productivité. Aujourd’hui, l’automatisation des processus métier est un élément essentiel de la transformation numérique. Regardons en détail dans cet article ce qu’est l’automatisation des processus métier et comment elle peut bénéficier à votre entreprise.

Définition d’un processus métier

Les processus métier regroupent l’ensemble des actions dans chaque service d’une entreprise, reliées entre elles, qui lui permettent de parvenir à ses objectifs. Cela peut aller de la gestion de facturation à la relation client, du traitement des commandes à la rédaction des fiches de paie.  

Tous ces aspects répondent à une logique qui concerne aussi bien le fonctionnement interne classique que la protection de l’entreprise d’un point de vue légal. Si bien que des erreurs de saisie ou de transmission d’informations représentent un risque qui peut être limité par des solutions automatisées. 

Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

Le Business Process Automation est un moyen d’automatiser les processus métier en utilisant des logiciels et différentes intégrations d’applications. Il s’agit d’exécuter les tâches et les processus récurrents de manière automatique, et ainsi remplacer les tâches manuelles souvent chronophages. Concrètement, une fois le processus lancé, les étapes se déclenchent automatiquement les unes après les autres dans le cadre d’un workflow.

Le BPA se base sur la connexion des différents outils d’une entreprise ou d’un service pour leur permettre de “communiquer” entre eux. Des plateformes d’intégration en tant que service (iPaaS), telles que Zapier, permettent de connecter simplement de nombreux outils numériques pour rationaliser les flux de travail.

À savoir : le BPA se différencie du BPM (gestion des processus métiers). Ce dernier fait référence à une discipline plus large, concernant la gestion des flux de travail de bout en bout.

Exemples d’automatisation de processus métier

L’automatisation de la relation client 

Aujourd’hui, l’attention portée aux clients est de plus en plus précise et rapide. Les conseillers doivent être là pour répondre à des questions plus complexes et ne pas perdre de temps sur des questions simples, auxquelles il est possible de répondre automatiquement. Dans le cas contraire, chaque minute perdue est aussi une perte d’argent pour l’entreprise et une occasion en moins pour le support client de traiter des cas importants. 

Il est aujourd’hui possible de mettre en place des réponses automatiques, et par conséquent rapides, à des questions simples. Si par exemple, les clients demandent sur un chat ou un réseau social des horaires d’ouverture, un logiciel d’automatisation peut leur envoyer dans la seconde les informations souhaitées. Il est également possible de mettre en place ce système lorsque vous rencontrez un bug sur votre site Internet ou ailleurs. Dans ce cas, les conseillers ne perdent pas de temps à répondre aux clients un par un pour les faire patienter avant la résolution du problème.

L’automatisation des processus RH

Les missions RH sont devenues, avec le temps, de plus en plus administratives. Pour se recentrer sur leur cœur de métier, à savoir l’humain, les RH peuvent aujourd’hui compter sur des solutions digitales, accessibles à tous, leur permettant d’automatiser de nombreux processus RH : sélection des CV pour le recrutement, onboarding des nouveaux collaborateurs, gestion des congés payés, envoi des bulletins de salaires, gestion des notes de frais…

Prenons l’exemple de la demande de congés : une requête simple et régulière. Si ce processus est automatisé, les employés peuvent par exemple accéder à leur plateforme RH, voir le nombre de jours de vacances disponibles et faire leur demande en remplissant un formulaire en ligne. Suite à cela, les managers reçoivent une notification par e-mail pour approuver ou non les jours demandés. Pour cela, ils peuvent à leur tour accéder à la plateforme RH et consulter un calendrier des congés des différents membres de leur équipe. Une fois la demande validée, le nombre de jours et les dates sont transmis automatiquement dans le système, pour être utilisés notamment dans les bulletins de paie. Les RH n’ont plus à s’en occuper !

➡️ Pour aller plus loin : 3 bonnes raisons de dématérialiser vos processus RH

L’automatisation des processus de contractualisation

Il va de soi que l’objectif principal d’un commercial est de vendre, cependant dans de nombreuses entreprises, ces derniers perdent encore trop de temps avec des tâches administratives, tel que la gestion des contrats. Pour remédier à cela, l’intégration d’une solution de signature électronique dans leur CRM permet notamment d’automatiser et d’accélérer les processus de contractualisation.

Par exemple, un commercial n’aura plus à préparer manuellement un bon de commande. Il devra simplement se connecter sur son CRM et pourra générer automatiquement le bon de commande avec les données du client. Il pourra ensuite l’envoyer pour signature à ce dernier en un clic. Le client recevra un e-mail avec le lien vers le contrat à signer en ligne. Une fois signé, le commercial et le client recevront une copie du document signé. Une copie pourra également être envoyée automatiquement au service financier de l’entreprise pour la préparation de la facture client.

En résumé, le commercial a juste à valider l’envoi du bon de commande au client, le reste du processus est automatisé : génération du contrat, relance en cas de non signature, transmission entre les différentes parties, etc.

De manière générale, tous les processus de gestion et de signature de contrats peuvent être automatisés, que ce soit au sein d’un service commercial ou encore un service RH, achat ou juridique.

➡️ Pour aller plus loin : Comment booster vos ventes avec la signature électronique en ligne ?

Quels sont les bénéfices de l’automatisation des processus ?

• Augmenter la productivité : pour être automatisées, les tâches doivent être à la fois simples et répétitives. Ce sont justement celles qui remplissent les journées sans pour autant offrir un retour sur investissement intéressant. Puisque les collaborateurs n’ont plus à les effectuer, ils dédient leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, entraînant par conséquent une hausse de leur productivité.  
• Rendre ses processus métier plus fiables : on dit que l’erreur est humaine, et ce n’est pas pour rien. Dans les entreprises, les erreurs critiques sont en majorité dues à une faute commise par un collaborateur, notamment lorsqu’il s’agit de saisie. Avec l’automatisation, ce problème n’existe plus. 
• Améliorer la satisfaction des employés : les tâches chronophages et peu intéressantes n’ont pas forcément une bonne réputation lorsque l’on souhaite attirer et retenir des talents. Avec l’automatisation des processus métier et l’accent mis sur les tâches à forte valeur ajoutée, vous valorisez le savoir-faire, les connaissances et la montée en compétences de vos collaborateurs. 

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, l’automatisation des processus métier concerne l’ensemble des services et des secteurs, et le champ des possibilités est immense. Pour autant, il n’est pas nécessaire d’être une grande entreprise pour en bénéficier. Toutes les structures ont intérêt à automatiser certains de leur processus, notamment administratifs, comptables et RH, pour s’investir pleinement dans leur cœur de métier.

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