Comment automatiser le processus de gestion des contrats ?

Les processus de gestion de contrats sont au cœur du bon fonctionnement d’une entreprise. Pour accélérer les cycles de vente notamment, il est important de mettre en place une solution de gestion des contrats, telle que la signature électronique, pour automatiser les tâches. Dans cet article, nous vous expliquons l’importance d’avoir une gestion des contrats efficaces, et comment automatiser une part importante du cycle de vie des contrats grâce à la signature électronique.

Qu’est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats est un processus qui consiste à gérer de manière efficace et systématique l’ensemble du cycle de vie d’un contrat : la rédaction du contrat, sa validation et sa signature, son exécution, le suivi des échéances et des indicateurs, son administration, etc.

Pourquoi est-il important qu’avoir une gestion des contrats efficace ?

Les processus commerciaux inefficaces ont un coût pour l’entreprise, et cela inclut la gestion des contrats. En effet, des processus lents et laborieux freineront la croissance globale de l’entreprise. De manière générale, une gestion inefficace des contrats suppose de nombreux inconvénients pour les entreprises : ralentissement du cycle de vente, non-respect du délai de contractualisation, non-conformité, hausse des coûts, etc.

Une gestion efficace des contrats passe aujourd’hui par la numérisation et l’automatisation du processus, permettant d’optimiser le rendement opérationnel et le rendement financier, tout en réduisant les risques inhérents.

Automatiser le processus de gestion des contrats avec la signature électronique

La signature électronique, aujourd’hui, tout le monde en parle. Cet outil technologique permet de faire signer des contrats à distance, en toute simplicité, de manière légale et sécurisée. Cependant, les avantages des logiciels de signature électronique, tel que celui de Signaturit, vont bien au-delà. Ils permettent d’automatiser une part importante du cycle de vie des contrats. Notamment lorsque ces derniers sont intégrés via API avec les applications métiers des entreprises (ERP, CRM, etc.).

Voici les différentes étapes pouvant être automatisées grâce à l’utilisation de notre logiciel de signature électronique :

La rédaction du contrat

Mieux gérer la rédaction des contrats passe notamment par la création de modèles de contrats. En effet, pour des contrats types (exemple : accord de confidentialité, devis, etc.), il est recommandé de créer des modèles de contrats où seuls les champs propres aux signataires devront être remplis (nom, prénom, signature, etc.).

Avec Signaturit, vous avez la possibilité de sauvegarder ces modèles de contrats avec tous les champs à remplir déjà configurés. Cette fonctionnalité très pratique permet aux équipes en charge de gagner en temps et en efficacité pour la signature des contrats récurrents. En effet, elles pourront envoyer en 1 clic le contrat choisi au destinataire. Ce dernier le recevra, pourra remplir les champs demandés et apposer sa signature. Les équipes n’auront donc pas besoin de reconfigurer les champs d’informations à chaque nouvel envoi.

L’envoi du contrat

De nombreux contrats demandent la signature de plusieurs parties prenantes, mais également la validation en amont de certaines personnes clés dans l’entreprise (PDG, Directeur juridique, etc.). Lorsque cette gestion se fait manuellement à distance, cela implique un suivi important. En effet, la personne en charge du processus devra d’abord envoyer le contrat à la personne devant le valider. Une fois la validation reçue, elle devra le renvoyer au premier signataire. Une fois signé par le premier, elle devra l’envoyer au deuxième signataire, et ainsi de suite…

Avec notre logiciel de signature électronique, vous pouvez créer des circuits de validation et de signature avec les différentes parties prenantes. Pour cela il vous suffit de sélectionner les validateurs/signataires et de définir l’ordre d’envoi. Suite à cela, le contrat sera envoyé à la première personne. Une fois validé ou signé, le contrat sera envoyé de manière automatique à la personne suivante. Sans aucune action humaine nécessaire, permettant d’éviter les retards inutiles.

En outre, via une intégration API ou des automatismes créés avec Zapier, il vous est possible d’automatiser l’envoi d’un contrat à signer. Vous pouvez par exemple déclencher l’envoi d’un contrat à signer, dès qu’une personne remplit un formulaire en ligne.

Le suivi de la signature du contrat

Une fois le contrat envoyé, vient alors la question du suivi. Certains signataires peuvent prendre plus de temps que prévu pour signer un contrat, parce qu’ils n’ont pas eu le temps ou encore tout simplement, car ils ont oublié… Et cela peut retarder des processus importants pour l’entreprise. La personne en charge doit donc faire le suivi manuellement et de manière individuelle avec les signataires retardataires, par e-mail ou par téléphone, ce  qui lui demande un certains temps de gestion.

Avec Signaturit, vous pouvez suivre le statut de la demande pour chaque signataire : A-t-il bien reçu la demande ? Quand l’a-t-il ouvert ? etc. Dans un processus avec plusieurs signataires, cela vous permet de détecter les points bloquants pour permettre à la signature du contrat de suivre son cours.

En outre, il est possible de configurer des rappels automatiques en cas de non-signature. Par exemple, vous pouvez définir que si la personne n’a pas encore signé le contrat après X jours, un rappel automatique lui sera envoyé par e-mail. 

L’archivage du contrat signé

L’archivage d’un contrat signé sur papier demande une certaine gestion, que ce dernier soit archivé au format papier ou format digital : le ranger dans le dossier correspondant, le numériser, etc.

Avec le logiciel de signature électronique de Signaturit, le contrat signé est archivé automatiquement au format digital sur notre plateforme. Il est alors accessible à tout moment, pour les personnes ayant droit. Via une intégration API ou un automatisme créé avez Zapier, vous avez également la possibilité d’automatiser l’archivage des documents signés, pour que ces derniers soient sauvegardés directement dans votre propre système : dans un ERP, dans un dossier Google Drive, etc.

La suite du cycle de vie des contrats ⏩

Le cycle de vie du contrat ne s’arrête pas une fois ce dernier signé. En effet, sa signature implique le déclenchement des actions conclues dans l’accord, telles que la vente d’un bien ou la prestation d’un service par exemple. Ainsi grâce à une intégration API dans le logiciel de gestion de l’entreprise, il est possible de déclencher de manière automatique les actions en découlant : transmission des informations dans le système, génération de la facture, préparation de la commande, etc.

➡️ Pour aller plus loin : Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?

Conclusion

Vous l’aurez compris, la signature électronique est aujourd’hui un outil indispensable permettant de rationaliser la gestion des contrats. Si vous gérez encore vos contrats sur papier, et que vous souhaitez sauter le pas du numérique, n’hésitez pas à tester gratuitement notre plateforme de signature électronique.

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