En el competitivo sector de la automoción y las finanzas, Clidrive se ha destacado por su capacidad de adaptación y eficiencia operativa al ser la única plataforma que gestiona la obtención de préstamos con el vehículo como aval.
Con una plantilla de 44 empleados y la necesidad constante de formalizar contratos y documentos, Clidrive se enfrentaba al desafío de gestionar procesos físicos que consumían tiempo y recursos.
En octubre de 2022, la empresa decidió implementar la firma electrónica de Signaturit, revolucionando su forma de operar y logrando significativos beneficios en términos de ahorro de tiempo, optimización de recursos y satisfacción del cliente.
El reto
Antes de implementar la firma electrónica, Clidrive, una empresa con 44 empleados que opera en los sectores de automoción y finanzas, se enfrentaba a varios desafíos.
El proceso de formalización de contratos y documentos dependía exclusivamente de métodos físicos, lo cual implicaba imprimir documentos, organizar citas presenciales para la firma, y posteriormente, archivar tanto físicamente como digitalmente.
Este sistema no solo consumía mucho tiempo y recursos, sino que también presentaba desafíos logísticos significativos, especialmente para clientes ubicados fuera de Madrid.
Además, la necesidad de mantener registros físicos y digitales complicaba la gestión documental y ralentizaba las operaciones. La empresa se dio cuenta de la ineficiencia de este enfoque y la necesidad de una solución más ágil y eficiente para optimizar sus procesos comerciales.
«Antes de implementar la firma electrónica, la gestión de documentos en Clidrive era un proceso tedioso y costoso en términos de tiempo y recursos. La necesidad de concretar citas presenciales y archivar físicamente cada documento representaba un gran desafío logístico y operativo.»
Jorge Rivero Ríos, Rent Manager de Clidrive
Solución
En octubre de 2022, Clidrive decidió adoptar la firma electrónica de Signaturit como parte integral de sus operaciones. Desde el principio, reconocieron la importancia de contar con un proveedor de firma electrónica que pudiera optimizar los procesos y mejorar la experiencia del cliente.
La implementación de la firma electrónica con Signaturit permitió a Clidrive superar las barreras geográficas y eliminar la dependencia de firmas físicas.
«Con Signaturit, hemos podido superar las barreras geográficas, permitiendo a nuestros clientes firmar documentos desde cualquier lugar del mundo.»
Jorge Rivero Ríos, Rent Manager de Clidrive
El flujo del nuevo proceso de firma electrónica es el siguiente:
- Generación automática del documento: Clidrive genera automáticamente el documento necesario para la transacción comercial, que puede ser un contrato, acuerdo, autorización u otro tipo de documento legal.
- Envío del documento a los firmantes: El documento se envía automáticamente a los firmantes correspondientes a través de la plataforma de Signaturit, permitiendo incluso firmas secuenciales.
- Recepción del documento firmado: Una vez que todos los firmantes completan sus firmas, Signaturit notifica a Clidrive y a todos los involucrados, quienes reciben una copia del documento totalmente firmado.
- Archivo en la nube: El documento firmado se archiva automáticamente en el sistema de almacenamiento en la nube de Clidrive, garantizando su seguridad y accesibilidad para futuras consultas o auditorías.
«La plataforma de Signaturit es intuitiva y fácil de usar, lo que ha facilitado una rápida adopción por parte de nuestros empleados y clientes.»
Jorge Rivero Ríos, Rent Manager de Clidrive
Los principales tipos de documentos que Clidrive firma con Signaturit incluyen:
- Contratos de alquiler de vehículos: Permiten a los clientes firmar contratos de alquiler de vehículos de manera remota, eliminando la necesidad de desplazamientos y reuniones presenciales.
- Contratos con proveedores: Facilitan la firma de acuerdos y contratos con proveedores externos, asegurando la rapidez y eficiencia en la formalización de relaciones comerciales.
- Autorizaciones y consentimientos: Gestionan la firma de autorizaciones y consentimientos necesarios para diversas operaciones internas y externas, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y regulatorios.
- Documentos de recursos humanos: Incluyen contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, y otros documentos relacionados con la gestión de personal, mejorando la eficiencia en la administración de recursos humanos.
- Acuerdos financieros: Formalizan acuerdos financieros y transacciones, asegurando la validez y seguridad de las firmas electrónicas conforme a las normativas legales vigentes.
Estos documentos son cruciales para el funcionamiento diario de Clidrive, y la implementación de Signaturit ha permitido una gestión más ágil, segura y eficiente de todos estos procesos.
Resultados
La implementación de la firma electrónica en Clidrive ha generado múltiples beneficios significativos tanto internos como externos:
Beneficios Internos:
- Ampliación del alcance geográfico: La firma electrónica ha permitido a Clidrive expandir su alcance comercial más allá de Madrid, eliminando las limitaciones geográficas y permitiendo la realización de firmas de documentos legales de manera remota.
- Ahorro de tiempo y recursos: La automatización de los procesos de firma y gestión documental ha generado un ahorro considerable de tiempo y recursos, permitiendo a los empleados enfocarse en tareas estratégicas.
- Facilidad de uso: La interfaz intuitiva de Signaturit ha facilitado la adopción rápida y efectiva de la firma electrónica, mejorando la eficiencia operativa de Clidrive. La versatilidad de la firma electrónica permite su aplicación en múltiples áreas de la empresa, optimizando la eficiencia y la seguridad en la gestión documental en toda la organización.
Beneficios Externos:
- Mejora en la experiencia del cliente: Los clientes de Clidrive ahora pueden firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, disfrutando de un proceso más rápido y sin complicaciones. Esto ha fortalecido la relación con los clientes al proporcionarles una experiencia moderna y satisfactoria.
- Seguridad jurídica: La implementación de la firma electrónica ha asegurado que todas las firmas cumplan con los requisitos legales, brindando seguridad jurídica en las transacciones comerciales.
«La seguridad jurídica que ofrece Signaturit nos brinda la confianza de que todas nuestras transacciones cumplen con las regulaciones legales.»
Jorge Rivero Ríos, Rent Manager de Clidrive
Impacto y Recomendaciones
El impacto de la firma electrónica en Clidrive ha sido significativo, no solo en términos de ahorro de tiempo y recursos, sino también en la mejora de la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Clidrive recomienda ampliamente la implementación de la firma electrónica a otras empresas que deseen trabajar de manera más eficiente en entornos digitales o que tengan planes de expansión.
La firma electrónica no solo agiliza los procesos de firma de documentos, sino que también elimina las barreras geográficas y ofrece una mayor flexibilidad para trabajar con clientes y socios comerciales en cualquier parte del mundo.
Además, al adoptar la firma electrónica, las empresas pueden mejorar la seguridad de sus documentos y reducir los costos asociados con la gestión de papel y la logística de las firmas presenciales. La facilidad de uso y la excelente atención al cliente proporcionada por Signaturit han sido clave en la experiencia positiva de Clidrive con la plataforma.
«Recomendaría la firma electrónica de Signaturit a cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y mejorar la experiencia del cliente. Además, al adoptar la firma electrónica, las empresas pueden
Jorge Rivero Ríos, Rent Manager de Clidrive
mejorar la seguridad de sus documentos y reducir los costos asociados con la gestión de papel y la logística de las firmas presenciales.»