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En este artículo veremos cómo usar la firma electrónica de forma sencilla y con plena validez legal.
Para ello, partiremos del concepto de certificado digital y de los distintos formatos en los que se puede implementar. Posteriormente, te explicaremos, paso a paso, cómo puedes obtener este tipo de certificados en España y cuál es el procedimiento que debes seguir para firmar electrónicamente cualquier documento.
Sin duda, se trata de una herramienta de gran utilidad, que te permitirá ahorrar tiempo, dinero y desplazamientos a la hora de realizar todo tipo de trámites de forma electrónica.
¿Qué encontrarás en este post?
El certificado digital y la firma electrónica
Por tanto, antes de entrar de lleno en la cuestión de cómo usar la firma electrónica, es necesario aclarar algunos conceptos previos. El primero de ellos es, precisamente, el de certificado digital.
Así, de forma muy sencilla, podemos decir que el certificado digital es un documento en formato electrónico que contiene una serie de datos que permiten identificar a una persona a través de Internet.
En nuestro país, las principales vías para obtener este tipo de certificados son la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) y el Ministerio del Interior a través del DNI electrónico.
Veamos ambos casos por separado:
1. Certificado digital de la FNMT
Para obtener el certificado digital de la FNMT, a través de su servicio certificador CERES, el procedimiento sería el siguiente:
- En primer lugar, debes realizar el proceso de configuración previa en tu dispositivo. Para ello, tendrás que instalar el software que habilita la FNMT en su página web.
- A continuación, puedes proceder a la solicitud online de tu certificado digital. Con ello obtendrás un código de solicitud que necesitarás posteriormente para identificarte y descargar el certificado. Recibirás este código en el correo electrónico que hayas indicado durante este proceso.
- Acreditación de la identidad en una Oficina de Acreditación de Identidad. De hecho, este es el único paso que requiere que te desplaces físicamente, para que puedas identificarte ante la administración pública. En el buscador de oficinas puedes localizar la más cercana a tu domicilio. Como verás, hay un gran número de opciones, como delegaciones ministeriales, organismos de la Seguridad Social, oficinas de la AEAT, etc.
- Finalmente, aproximadamente una hora después del paso anterior, se habilitará la opción de descarga de tu certificado digital. La FNMT recomienda que hagas una copia de seguridad en cuanto lo recibas.
No obstante, si ya dispones de DNI electrónico, puedes solicitar el certificado de la FNMT sin necesidad de desplazarte presencialmente a ninguna Oficina de Registro para acreditar tu identidad. Este procedimiento alternativo se describe paso a paso en este enlace.
2. DNIe: un certificado digital en tu bolsillo
Si has renovado tu DNI en los últimos años, probablemente ya tengas un certificado digital. Así, el nuevo formato de DNI electrónico 3.0 puede funcionar como tarjeta criptográfica, incorporando un certificado válido para la identificación y firma por parte de su titular.
No obstante, ten en cuenta que para utilizar esta funcionalidad debes contar con un lector de tarjetas criptográficas e instalar el driver correspondiente.
Además, es importante que verifiques la vigencia del certificado, ya que es independiente de la del propio DNI físico. Así, estos certificados suelen tener una validez máxima de 5 años, mientras que la del DNI suele ser de 10 años en la mayoría de casos.
Qué es la firma electrónica
La firma electrónica es una serie de datos electrónicos que se vinculan con determinada información asociada al firmante.
Así, de forma más precisa, según la definición del Reglamento eIDAS de la Unión Europea (Reglamento UE Nº 910/2014), la firma electrónica sería:
Un conjunto de «datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».
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Aunque hay distintos tipos de firma electrónica, las más interesantes son las dos siguientes:
- La firma electrónica avanzada, que es aquella que permite identificar al autor de la firma fehacientemente, además de verificar la integridad del contenido firmado.
- La firma electrónica cualificada, que es la que tiene mayores garantías de seguridad y goza de presunción de validez jurídica. Suele utilizarse solo en trámites con la administración pública. Tiene el inconveniente de exigir un certificado cualificado de firma electrónica (DNIe), así como un dispositivo seguro de creación de firma cualificado, que cumpla los requisitos que se establecen en el Reglamento (UE) Nº 210/2014.
Cómo usar la firma electrónica
El proceso de cómo usar la firma electrónica no suele presentar ninguna dificultad. En este sentido, lo más habitual es utilizar alguna de estas dos opciones:
- Firmar electrónicamente online, utilizando cualquier servicio de verificación y generación de firmas electrónicas.
Por ejemplo, la solución de firma electrónica de Signaturit te ofrece una herramienta realmente fácil de usar. Si quieres saber cómo firmar electrónicamente con Signaturit, no dudes en consultar el enlace anterior.
- Firmar a través de aplicaciones de firma, ya sean autónomas o incorporadas a otro tipo de software.
Por ejemplo, algunos programas como Adobe Acrobat o Microsoft Word incluyen la opción de incorporar la firma electrónica.
No obstante, esta alternativa tiene el inconveniente de requerir que tanto el emisor como el receptor utilicen software compatible. Otra opción sería usar la aplicación de AutoFirma que ofrece la administración del Estado.
De este modo, las soluciones todo en uno y en la nube, como la que ofrece Signaturit, facilitan enormemente el proceso de firma, sin perder seguridad ni validez jurídica. De hecho, no requiere la instalación de ningún software ni la utilización de un hardware específico.
Por tanto, puedes firmar desde cualquier dispositivo, simplemente dibujando tu firma sobre la pantalla.
Ahora que ya sabes cómo usar la firma electrónica en sus distintas variantes, seguro que tienes más claro cuáles son las distintas opciones disponibles y cuál encaja mejor con tus necesidades.
En cualquier caso, si necesitas aclarar cualquier duda o quieres probar nuestra herramienta de firma, no dudes en ponerte en contacto con nosotros sin ningún compromiso. Será un placer asesorarte durante todo el proceso.
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